La seguridad de los documentos es vital para las empresas de cualquier tamaño, para proteger la información crítica de la organización, resguardar los datos personales o sensibles de clientes y empleados y garantizar la continuidad de las operaciones.
Cada documento digitalizado, creado o recibido en una empresa contiene algún tipo de dato confidencial que debe ponerse a salvo de accesos no autorizados y de agentes maliciosos (internos o externos) que buscan cualquier debilidad de la organización para robar información y alterar los datos.
Por esto, además de necesitar clasificar y almacenar los archivos digitales, compartirlos rápidamente y trabajar en ellos desde cualquier lugar, las organizaciones también requieren operar con la certeza de que sus documentos están protegidos. Todo esto es posible mediante un gestor documental.
Aunque un software de gestión de documentos, o Document Management System DMS, suele asociarse más a la alta eficiencia y productividad, es un sistema que protege y garantiza la integridad de los archivos y datos. Y en este post te explicamos, exactamente, cómo lo hace.
7 formas en que las un sistema de gestión de documentos protege la información
A continuación, te explicamos cada una de las principales medidas de seguridad que puede ofrecer un software de gestión de documentos a las empresas. Todas pueden aplicarse en conjunto, porque protegen a la información desde flancos distintos.
1 Cifrado
Un gestor de documentos utiliza métodos de cifrado para codificar los archivos y los datos en reposo y en tránsito, con el fin de almacenarlos y/o enviarlos de forma segura. Así, se evita que la información sensible, contenida en facturas, nóminas o contratos, pueda ser visualizada o leída por personas distintas a las autorizadas o a los destinatarios.
El cifrado de documentos de un DMS puede llevarse a cabo de distintas formas, depende de los algoritmos con los que trabaje el sistema. Por ejemplo,
- Un archivo puede ser codificado para que sólo pueda ser visualizado por la persona que posea la clave para descifrarlo. Por lo que si se desea compartir el documento, será necesario transmitir también la clave.
- Un documento se puede cifrar y descifrar automáticamente, dependiendo de que el usuario que acceda esté o no autorizado.
2 Autenticación
Es un proceso en el que el software de gestión de documentos verifica la identidad del usuario que desee acceder a la información, solicitándole dos o más pruebas.
- Es usual que la plataforma exija la introducción del usuario válido y la contraseña. Para mayor seguridad, el sistema suele encriptar estas contraseñas.
- Otros DMS utilizan factores de autenticación adicionales, como códigos de un sólo uso o escaneo biométrico de la huella dactilar.
La autenticación es una forma de mantener fuera del sistema de gestión y de la base de datos a las personas sin autorización o ajenas a la organización. Lo que incrementa la integridad de los datos.
3 Control de permisos
Este es un método de seguridad en el que el gestor documental limita el acceso y los privilegios que tienen los usuarios sobre los archivos, dependiendo de su rol en la empresa o de otros criterios. Así, es posible autorizar a cada empleado sólo a las acciones justas que necesita para que pueda llevar a cabo sus tareas.
Por ejemplo,
- Según el puesto del empleado, el tipo de proyecto o el estado del documento, es posible autorizar o restringir acciones como visualizar, descargar, editar, compartir, eliminar o comentar un archivo.
- Los líderes de un proyecto pueden tener control total sobre los documentos, pudiendo crear, modificar, descargar y eliminar los archivos relacionados. Mientras que los miembros del equipo sólo pueden editarlos o visualizarlos cuando el nivel de acceso que se les ha asignado se los permita.
Además de mejorar la eficiencia de la empresa, el control de permisos evita que cualquier usuario del sistema pueda manipular documentos o información que no corresponden a sus responsabilidades.
4 Pistas de auditoría
Un software de gestión documental también registra las acciones que son ejecutadas sobre un archivo, con el fin de crear un historial del documento que puede ser consultado en cualquier momento.
En este historial o pista de auditoría es posible visualizar el tipo de acción llevada a cabo sobre el documento, la fecha y hora en la que se realizó y el usuario que ejecutó la acción, entre otros datos. En el ámbito de la seguridad de la información, estos rastros son especialmente útiles para:
- Detectar posibles culpables de la pérdida de datos, alteraciones de archivos o robo de información.
- Identificar pasos o acciones erróneas o innecesarias sobre los documentos y planificar las acciones correctivas.
5 Control de versiones
Otra forma en la que un DMS protege los documentos es el registro de las distintas versiones que han sido creadas para un archivo. Esta funcionalidad permite a los usuarios disponer de la información actualizada y precisa en todo momento, porque el sistema siempre les entrega la última versión almacenada.
Además, el DMS otorga la posibilidad de acceder a las versiones anteriores, en caso de necesitarlo. Lo que es útil para recuperar información, en caso de que se haya borrado por equivocación algún dato de un documento o sea necesario contrastar datos históricos.
Por ejemplo,
- Una empresa de traducción puede almacenar las distintas versiones de los documentos traducidos. De esta forma, puede revertir los errores detectados o resolver cualquier incidente con los clientes.
- Una compañía de construcción puede mantener almacenados los distintos cambios realizados a los planos durante la ejecución de un proyecto. De esta forma, es posible recuperar versiones anteriores para comparar diseños o para cumplir con las normativas.
6 Copias de seguridad
Un software de gestión documental puede crear automáticamente copias de seguridad de todos los documentos que almacena. Esta función la lleva a cabo en segundo plano y sin interferir con las operaciones diarias.
Las copias de seguridad son resguardadas de forma segura en otra base de datos o en la nube. En consecuencia, pueden emplearse para restaurar rápidamente la información crítica en los peores escenarios que ocasionen pérdida de documentos o corrupción de los datos. Por ejemplo, ante:
- Violaciones a la seguridad y sabotaje de sistemas.
- Fallas de hardware
7 Automatización de borrado de datos
Un DMS puede gestionar la retención de documentos y programar la purga automática, según las políticas internas de la empresa y el cumplimiento normativo.
Esto permite conservar y proteger los archivos que son relevantes o críticos para la empresa. Pero también ayuda eliminar automáticamente aquellos documentos que ya no son necesarios o a los que su período de retención caducó.
- Por ejemplo, una empresa de diseño gráfico puede configurar el DMS para que elimine los archivos de propuestas de folletos o carteles que son marcados por el usuario como “rechazados por el cliente”. Así se evitan confusiones.
Esta funcionalidad también permite eliminar datos personales o confidenciales dentro de los documentos que conserva una empresa. Esto ayuda a las organizaciones a disminuir los riesgos de incumplir con las normativas de privacidad.
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En GEDSA tenemos más de 25 años de experiencia en el sector de la digitalización y gestión documental. Evaluamos las necesidades de tu empresa y te ayudamos a implantar el gestor de documentos que más se adapte a tus requerimientos.
Contamos con la certificación ENS, Esquema Nacional de Seguridad, que acredita la rigurosidad de nuestras políticas para proteger la privacidad e integridad de la información durante la prestación de nuestro servicio, a empresas del sector público o privado.
En GEDSA conocemos la importancia de proteger los datos. Contáctanos, si deseas una solución segura para administrar tus documentos.
