“La tecnología impulsa la atención sanitaria más que cualquier otra fuerza.” – Harold Thimbleby
Los profesionales del sector sanitario, tanto los que ofrecen atención directa al paciente como los que se encargan de áreas administrativas, gerenciales o técnicas de un centro de salud, se enfrentan a diario a una enorme cantidad de documentos: historiales médicos, resultados de análisis, informes, diagnósticos, registros financieros y logísticos, facturas, etc.
Estos documentos, que son el activo de las instituciones médicas, deben presentar un alto nivel de seguridad. Además, deben ser de fácil búsqueda, recuperación y acceso, no sólo en caso de emergencias, también para agilizar múltiples tareas diarias.
En este post nos adentramos en la importancia que tiene un software de gestión documental en el sector sanitario, para la organización, administración y protección de los archivos médicos, explorando los principales beneficios de este sistema para los hospitales y clínicas.
¿Qué hace un software de gestión de documentos?
Un gestor documental, o Document Management System DMS, es un sistema informático que permite crear, organizar, almacenar, recuperar, editar y controlar de forma fácil y segura los registros electrónicos de una organización.
Un software de gestión documental es una herramienta que presenta las siguientes funcionalidades:
- Recepción automatizada de documentos. Este sistema puede capturar los documentos digitales que reciben las clínicas y hospitales y convertirlos en archivos en formato de texto. Por ejemplo, un médico que ha visitado al paciente en su domicilio puede escanear con su dispositivo móvil una receta médica y enviarla al DMS para que la clasifique y almacene.
- Almacenamiento de documentos. Proporciona una base de datos centralizada y segura, pudiendo acceder los usuarios autorizados, desde cualquier lugar y dispositivo. Por ejemplo, un enfermero puede consultar el historial clínico del paciente hospitalizado desde su tablet, mientras lo atiende en la habitación.
- Indexación de documentos. El gestor documental permite al usuario asignar etiquetas y palabras clave relevantes, para facilitar la clasificación y búsqueda de los archivos. También es posible el etiquetado automático. Por ejemplo, el personal del departamento de administración de la clínica puede etiquetar las facturas de compras, según la fecha, el proveedor y el tipo de insumo.
- Búsqueda avanzada de archivos. Facilita la localización rápida de documentos, gracias a que permite el uso de filtros, palabras clave y otros parámetros personalizados. Por ejemplo, un médico puede buscar cualquier documento relacionado con la atención del paciente, sólo debe filtrar la búsqueda con el tipo de documento (receta médica, análisis clínico, etc.) y el número de identificación.
- Distribución de documentos. Un DMS permite compartir documentos con otros usuarios, a través de diversos canales. Por ejemplo, un médico, desde cualquier unidad de la clínica, puede enviar una receta médica al área de farmacia.
- Seguridad. Este software restringe el acceso o las acciones a usuarios no autorizados. Por ejemplo, el software de gestión documental puede cifrar los historiales médicos, para que sólo puedan ser visibilizados y editados por los médicos tratantes.
- Control de versiones. Con un DMS es posible registrar los cambios que han sido realizados en cada documento, guardar las nuevas versiones, verificar quién ha realizado la edición y cuándo lo ha hecho.
- Seguimiento de documentos. También es posible monitorear la ubicación y estado de un documento y saber quién lo ha compartido y aprobado. Por ejemplo, los puestos directivos o gerenciales pueden comprobar si se ha llevado a cabo el protocolo para la elaboración, revisión y firma de un documento de consentimiento informado.
- La automatización de flujos de trabajo, para optimizar procesos asociados a la creación, verificación, envío y aprobación de documentos. Por ejemplo, puede automatizarse el proceso de facturación.
Cómo beneficia un software de gestión de documentos a clínicas y hospitales
Contando con toda estas funcionalidades, pasemos a desglosar las principales ventajas que un sistema de gestión documental aporta a los distintos centros e instituciones de atención médica.
1 Ahorro de tiempo y recursos
El software de gestión documental reduce el uso del papel y de equipos que generan costes y desperdicios, como las impresoras y fotocopiadoras. Además, disminuye el tiempo y esfuerzo que los empleados consumen durante la búsqueda de documentos, envío y aprobación de los mismos.
- Por ejemplo, el propio médico puede enviar las recetas al correo electrónico del paciente, en lugar de imprimirlas. Además, la administración del centro médico puede enviar mediante e-mail diversos documentos a pacientes, afiliados y trabajadores, como confirmaciones de citas, formularios o información sobre la salud.
2 Mejora de la calidad de los servicios
Un gestor documental permite a los médicos y demás profesionales del sector de la salud acceder rápidamente a la información actualizada del paciente, para ofrecer el tratamiento adecuado o evaluar su condición de salud.
Además, es un sistema que permite la gestión de documentos de manera segura y coherente, gracias a sus funcionalidades, como el control de versiones y el control de accesos. De esta forma, se evitan duplicidades, retrasos, inconsistencias y errores en los documentos e información, elevando la eficacia y calidad de los servicios prestados.
3 Aumento de la productividad
Es usual que los médicos atiendan diariamente un alto volumen de pacientes, por lo que deben buscar o solicitar expedientes y revisarlos, y consumir en ello una importante cantidad de tiempo. Pero con un DMS los procesos clínicos se agilizan.
Gracias a este sistema, los especialistas tienen un rápido y oportuno acceso a análisis, historiales médicos y formularios de pacientes. Además, pueden digitalizar los informes y órdenes manuscritas, almacenarlos y enviarlos si es necesario.
Por otro lado, gracias al diseño y automatización de flujos de trabajo, un DMS permite acelerar los procesos administrativos. Por ejemplo, es posible automatizar la generación de facturas y su envío a la empresa aseguradora.
Toda esta automatización y estandarización de las distintas tareas, incrementa la proactividad y flexibilidad de las instituciones del sector sanitario. Lo que, a su vez, aumenta la satisfacción de pacientes y empleados.
4 Cumplimiento de la protección de datos
El uso de un software de gestión de documentos garantiza la seguridad y confidencialidad de la información de los diversos documentos médicos. Esto se logra a través de la encriptación de archivos, la autenticación de usuarios y el control de accesos de acuerdo al rol de los trabajadores.
Sin duda, esto permite que clínicas y hospitales puedan cumplir con las normativas legales en materia de protección de los datos personales y sensibles de los pacientes.
5 Integración
Un software de gestión documental se integra con los diversos sistemas de administración e información que se encuentran implantados en las diversas unidades de los centros médicos. Por ejemplo, siempre que exista compatibilidad, un DMS puede integrarse a los sistemas de facturación o a los sistemas de los laboratorios, etc.
Esta capacidad ayuda a los hospitales y clínicas a intercambiar datos entre departamentos y entre profesionales de la salud y a optimizar la coordinación y fluidez en la atención al paciente. Por ejemplo, ayuda al médico a recibir rápidamente los resultados de los análisis ordenados.
6 Incremento del prestigio en el sector sanitario
La implantación y uso de un software de gestión de documentos ayuda a las clínicas y hospitales a incrementar la credibilidad de su gestión y servicios.
Es una tecnología que permite la excelencia en sus servicios y garantiza la seguridad y protección de la información. Por lo tanto, las entidades de atención médica demuestran su compromiso con los pacientes y con la innovación en materia de salud.
Esto no sólo ayuda a incrementar el prestigio en el sector sanitario, también es razón para la obtención de acreditaciones y certificaciones de calidad.
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