Cuando una empresa aún gestiona documentos importantes en papel o cuando trabaja con documentos electrónicos, pero sin rastrear y controlar las distintas modificaciones que realizan los empleados en cada archivo, la probabilidad de cometer errores y de generar malentendidos se incrementa. Lo que produce grandes costes de tiempo, dinero y esfuerzo, además de insatisfacción en el equipo.
Por esto, el control de versiones es uno de los aspectos más críticos en la administración de documentos digitales. Es la manera de garantizar que los archivos se encuentren actualizados, que los colaboradores trabajen en la versión más reciente de los documentos y que en la organización sólo se utilice información precisa.
¿Qué método utiliza actualmente tu equipo para detectar las versiones más recientes de un archivo? ¿Puedes conocer qué miembro de tu equipo ha editado un documento? En este post describimos cómo funciona el control de versiones en un sistema de gestión documental y porqué es tan importante para la eficiencia y seguridad de la empresa.
¿En qué consiste el control de versiones?
El control de versiones es un método empleado para el seguimiento y la gestión de cualquier modificación realizada a los documentos electrónicos, a lo largo del tiempo.
Permite rastrear de manera sistemática cualquier edición, cambio o actualización en los archivos, saber qué empleado realizó los cambios, conocer las variaciones ejecutadas, comparar las modificaciones entre versiones y, si es necesario, revertir las alteraciones o recuperar una versión anterior específica del documento.
- El control de versiones es una de las funcionalidades vitales de un software de gestión documental, o Document Management System DMS.
La función primordial de un DMS es la de poner a disposición del usuario autorizado el documento o la información de una manera pertinente y correcta, en el momento oportuno. Para lograrlo, el sistema de gestión documental hace el seguimiento y registro sistemático de las modificaciones que realicen los usuarios en cada uno de los documentos, es decir, aplica el control de versiones.
¿A qué documentos se le pueden controlar la versiones? A todos. Las empresas pueden aplicar el control de versiones a contratos, licitaciones, facturas, folletos, manuales, informes, balances, presentaciones, etc.
¿Cómo funciona el control de versiones?
Al implantar un sistema de gestión documental, sólo es necesario activar el control de versiones para que todo el seguimiento, gestión y registro de la modificaciones se realice de manera automática.
Básicamente, en el momento en el que un usuario autorizado busca y abre un archivo para editarlo, dicho documento sólo permitirá la lectura para los demás usuarios. Al producirse las modificaciones, el documento vuelve a registrarse bajo una nueva versión, que se identifica según el sistema de nomenclatura definido.
De esta forma, cada vez que un empleado busque un determinado documento, el sistema le mostrará la versión más reciente. En caso de ser necesario, el sistema permite retroceder versiones, para realizar comparaciones o para corregir algún error.
¿Qué herramientas ofrece el control de versiones de documentos?
El control de versiones de un gestor documental ofrece a los usuarios la posibilidad de:
- Creación de un esquema de nomenclatura para los documentos. El control de versiones permite a las organizaciones definir las reglas para nombrar los archivos de manera estandarizada y coherente con la naturaleza de la empresa y la información.
- La nomenclatura debe incluir, como mínimo: el nombre del archivo, la fecha de creación, el autor y el número de versión.
- Seguimiento de cambios en los documentos. Los usuarios pueden ver quién realiza los cambios y cuándo los realiza. Además, el responsable del documento puede aceptar o rechazar los cambios que proponen los demás usuarios.
- Acceso limitado a la edición de documentos. El control de versiones de un sistema de gestión de documentos restringe el permiso de modificar archivos a determinados usuarios, dependiendo de su puesto o nivel de responsabilidad. Esto protege a los documentos de cambios inapropiados y garantiza la integridad de la información.
- Por ejemplo, un departamento de contabilidad puede utilizar el acceso limitado a la edición de documentos para garantizar que solo los usuarios con autorización puedan modificar facturas o presupuestos.
- Historial de versiones. Gracias al almacenamiento y registro de todas las versiones, a lo largo del tiempo, es posible que los usuarios consulten o recuperen cualquier versión anterior de un archivo y visualicen la evolución del documento.
- Por ejemplo, el historial de versiones permite a los departamentos de calidad verificar y demostrar los procedimientos o instrucciones que se han ejecutado.
- Diseño de proceso de revisión y aprobación. Es posible establecer flujos de trabajo automatizados para la revisión y aprobación de documentos, definiendo cada una de las etapas y los responsables que intervienen.
- Por ejemplo, en un proceso de revisión y aprobación de facturas puede definirse que sólo el contable tenga acceso a la edición de facturas y sólo el gerente general puede aprobarlas.
- Almacenamiento de versiones anteriores. Muy útil en el caso de que deban conservarse y consultarse las versiones anteriores para fines legales, de auditoría, de calidad, para resolver algún problema, etc.
¿Por qué es importante el control de versiones de un gestor documental?
El control de versiones asegura la gestión eficaz y segura de los documentos que se generan y se editan dentro de una organización. Entre las grandes beneficios que aporta a las empresas se encuentran:
Control de la seguridad
El control de versiones ayuda a las organizaciones a proteger la confidencialidad e integridad de los documentos. Esto, gracias a que restringe el acceso a los usuarios y limita la capacidad de edición de los mismos. Por ejemplo, los hospitales pueden emplear el control de versiones para proteger la privacidad de historias clínicas y resultados de análisis.
Además, en el ámbito de auditorías, el control de versiones permite verificar las modificaciones realizadas a los documentos, con el fin de detectar errores o fraudes.
Eficiencia en las operaciones
El control de versiones de un gestor documental ayuda a agilizar y optimizar las operaciones que implican el uso de documentos digitales. Esto sucede porque facilita la colaboración coordinada y ordenada entre los distintos usuarios con acceso a los archivos.
Por otro lado, la eficiencia en cada proceso de trabajo se incrementa porque el control de versiones evita la inconsistencia, el desorden y el duplicado de documentos.
Cumplimiento normativo
Es posible utilizar el control de versiones para que la empresa cumpla con los requisitos legales que pueden afectar a los documentos. En primer lugar, permite la verificación de archivos en auditorías. En segundo lugar, permite definir, según las normas, las distintas etapas de creación, validación y aprobación de los documentos.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar el control de versiones para cumplir con sus obligaciones fiscales. El sistema puede automatizar la validación y aprobación de facturas y mostrar los cambios realizados para garantizar que están siendo registradas y reportadas según las leyes aplicables.
Calidad de los datos
Con el control de versiones mejora la calidad de los datos contenidos en los documentos, porque garantiza la precisión e integridad de los archivos. Además, también ayuda a generar información a partir de los datos, porque permite la comparación, la extracción y el análisis de información de las distintas versiones de los archivos.
Por ejemplo, un centro de investigación puede emplear el sistema de control de versiones de un gestor documental para optimizar la calidad de los datos asociados a sus proyectos. El sistema permitirá a los científicos analizar y comparar datos de diferentes versiones de archivos, analizar dichos cambios y facilitar la interpretación y el descubrimiento.
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