Organización de Documentos
¿Quieres organizar tus documentos de forma eficiente?
Cataloga y organiza tus documentos
En GEDSA transformamos el caos documental de tu empresa en un sistema organizado y eficiente. Nuestro equipo de archivistas se desplaza a tus instalaciones para realizar una auditoría completa de tu documentación actual, crear un inventario documental detallado, diseñar una taxonomía personalizada y ejecutar todo el proceso de organización sin interrumpir tu actividad.
Ofrecemos el servicio a pequeños archivos corporativos hasta grandes fondos documentales, adaptamos nuestra metodología a las necesidades específicas de cada cliente. Nuestras soluciones incluyen tanto la organización física de documentos en papel como la digitalización y estructuración de archivos electrónicos.
El servicio que ofrece GEDSA abarca desde la clasificación inicial hasta la implementación de sistemas de gestión documental avanzados, proporcionando formación a tu equipo y soporte técnico continuo. Con más de 30 años de experiencia y certificaciones de calidad, garantizamos resultados profesionales que perduran en el tiempo y evolucionan con el crecimiento de tu organización.
Un archivo bien organizado es la clave para optimizar los procesos empresariales y preservar la memoria corporativa. Nuestros servicios de organización documental están diseñados para empresas que buscan:
¿Por qué es fundamental organizar tus documentos?
Cuando implementas un sistema coherente de organización, tu empresa experimenta beneficios inmediatos que transforman su operativa diaria. El ahorro de tiempo en la localización de documentos se convierte en una ventaja competitiva, permitiendo que los empleados dediquen sus esfuerzos a tareas de mayor valor añadido en lugar de perder horas buscando información crítica.
Simultáneamente, se genera una mayor seguridad jurídica en procesos legales, ya que la documentación estructurada facilita la presentación de evidencias y el cumplimiento de requisitos normativos. Esta organización sistemática también produce una notable mejora en la productividad del equipo, pues los procesos de toma de decisiones se agilizan al tener acceso inmediato a la información necesaria.
Finalmente, la optimización del espacio físico y digital reduce costes operativos y mejora la eficiencia del almacenamiento, creando un entorno de trabajo más funcional y económicamente sostenible.
¿Por qué elegir GEDSA para organizar tus documentos?
Con más de 30 años de experiencia y certificaciones ISO 9001, ISO 27001 y ISO 14001 GEDSA puede ser tu proveedor para la transformación documental.
Trabajamos con empresas de todos los sectores, desde Archivos Públicos y Bibliotecas, Universidades hasta organizaciones Privadas, diseñando soluciones flexibles que evolucionan con el crecimiento de tu archivo.
Aplicamos diferentes metodologías según las características de tu documentación:
Captura Digital
Digitalización de alta resolución. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e Indexación de contenidos. Conversión a formatos estándar.
Catalogación con Metadatos
Aplicamos estándares internacionales para describir cada documento con información detallada: Titulo, Autor, Fechas, Formatos, Palabras claves, etc.
Búsquedas Inteligentes
Filtros por múltiples criterios. Búsqueda por contenido. Localización instantánea de documentos. Trazabilidad completa de movimientos
Seguridad y Cumplimiento
Trazabilidad completa de documentos. Cumplimiento de normativas de conservación. Protección contra pérdidas
+100
Clientes del sector publico y privado satisfechos
Clasificación y archivo de documentos
La clasificación y archivo de documentos es el proceso que dota de estructura lógica a tu fondo documental.
Partiendo del análisis de funciones y estructuras organizativas, creamos sistemas que se adaptan a las necesidades específicas de tu empresa.
Organizamos tu archivo en niveles jerárquicos claros:
Metodología Gedsa para un proceso integral de la gestión:
La implementación de nuestros sistemas de organización documental aporta ventajas tangibles, como la Eficiencia Operativa, la reducción de hasta un 70% en tiempo de búsqueda de documentos, la optimización de procesos administrativos y la mejora en la toma de decisiones. Nuestro enfoque profesional se desarrolla en cinco fases estructuradas:
Beneficios comprobados
La implementación de nuestros sistemas de organización documental aporta ventajas tangibles:
