Los datos son poderosos, pero sólo si son legibles, actualizados, veraces y precisos. Lo que implica llevar a cabo buenas prácticas al gestionar los archivos, sean éstos digitales o en papel.
Entre los primeros pasos para organizar los archivos de una empresa se encuentra implementar un sistema de gestión documental. Así se puede garantizar el acceso oportuno a los documentos y a la seguridad de la información.
Sin embargo, para obtener todos los beneficios de un gestor de archivos y lograr un buen retorno de la inversión es imprescindible tomar en cuenta las mejores prácticas de la gestión de documentos que te presentamos a continuación.
12 mejores prácticas en la gestión de documentos
Los documentos constituyen la parte vital de todo negocio. En consecuencia, el desarrollo y crecimiento de toda organización depende principalmente de las estrategias aplicadas para gestionar dichos documentos.
Primero es preciso entender el ciclo de vida de los documentos, cómo se crean, cuándo se crean y quién los crea. Después, es necesario establecer las estrategias específicas para cada una de estas fases, definiendo cómo deben organizarse, almacenarse, aprobarse, distribuirse, destruirse… los archivos. En este proceso se deben tener presentes las siguientes prácticas de gestión documental:
1 Tener una fuente única de la verdad
Esto significa que dentro de la organización, en cada departamento y en cada equipo, se debe trabajar con los mismos documentos y datos, sin inconsistencias, sin errores y sin duplicados.
Por lo tanto, es necesario establecer un repositorio centralizado en el que se almacenen todos los documentos digitales de importancia para la empresa. Esto incluye, por ejemplo, migrar la información de discos duros, memorias USB, carpetas de ordenadores y correos electrónicos a la nube.
2 Asignar responsabilidades
Dentro del proceso de aprobación o de revisión de documentos es importante que se establezcan claramente las responsabilidades de cada trabajador. Esto no solo garantiza que cada usuario o miembro del equipo conozca exactamente qué tarea debe realizar, también ayuda a evitar malentendidos y mejorar la eficiencia de las operaciones.
3 Estar al día con la normativa legal
Es importante conocer qué tipos de documentos (físicos y digitales) deben mantenerse almacenados en la empresa y por cuánto tiempo deben preservarse.
Por ejemplo, según la Ley General Tributaria los empresarios deben conservar las facturas durante un plazo de 4 años, de manera ordenada y sin alterar su contenido original. Esto incluye las facturas recibidas, las matrices o copias de toda factura expedida y los justificantes contables.
Si tomamos en cuenta el criterio mercantil, es necesario conservar las facturas durante 6 años. Mientras que en materia penal se recomienda resguardar las facturas durante 10 años.
4 Indexar de forma clara y coherente
Indexar cada archivo, carpeta o documento nuevo con precisión es indispensable para facilitar el acceso rápido a la información. Para lograrlo se recomienda establecer estructuras claras de carpetas y generar un listado de categorías para organizar cada documento.
5 Implantar el gestor documental adecuado
El sistema documental adecuado será aquel que se adapte a las necesidades de la empresa. Debe ser un software que facilite el rastreo, el control y el almacenamiento de los documentos digitales de la organización. Además, es importante que:
- Permita la colaboración entre equipos.
- Facilite el envío de información.
- Cuente con funcionalidades que optimicen la gestión documental, como la automatización de flujos de trabajo.
- Posea una seguridad robusta.
- Sea fácil de usar.
6 Utilizar la nube
Al comenzar a utilizar documentos digitales e implementar un sistema de gestión documental, se pueden almacenar los archivos de manera local (servidor dentro de la empresa) o en la nube (en servidores de proveedores tecnológicos).
Por supuesto, cada opción de almacenamiento tiene sus ventajas e inconvenientes. Pero el almacenamiento en la nube es una tendencia en crecimiento, debido a que otorga a los documentos una capa adicional de seguridad. Además trabajar en la nube facilita la colaboración de usuarios o equipos de manera remota.
7 Realizar auditorías
Es importante llevar a cabo auditorías periódicas de la gestión de documentos digitales y en papel. De esta manera se disminuyen las fallas y se corrigen los errores del proceso implementado.
Las auditorías internas pueden realizarse cada 6 meses, mientras que las externas es común realizarlas cada año.
8 Definir el control de acceso
No todos los trabajadores de la empresa necesitan tener acceso a todos los archivos dentro del gestor de documentos o repositorio de datos. En consecuencia, es necesario estudiar e identificar qué usuarios y departamentos necesitan realmente acceder a ciertos documentos específicos, quién necesita editarlos o quién necesita compartirlos.
Por ejemplo, existen documentos confidenciales (convenios, contratos, proyectos…) que deben permanecer resguardados. Por lo tanto, el permiso de acceso a estos tipos de archivos sólo se debe otorgar a ciertos usuarios.
9 Implementar la automatización
La automatización de tareas o de flujos de trabajo en la gestión documental facilita el proceso comercial y ayuda a garantizar la coherencia de la información. Por ejemplo, al utilizar un sistema de gestión documental se puede:
- Automatizar la creación de formularios web para recopilar información y generar documentos.
- Automatizar la gestión de correos electrónicos. Lo que permite capturar el correo y almacenarlo en carpetas organizadas, en base a reglas previamente establecidas.
- Automatizar las notificaciones que alerten sobre la creación o edición de documentos.
- Automatizar facturación electrónica.
10 Contar con el control de versiones
El control de versiones de los documentos almacenados significa que los usuarios pueden acceder a versiones anteriores y restaurarlas de ser necesario. Además, este control también permite restringir o limitar la capacidad de los usuarios para visualizar, modificar o comentar documentos.
11 Integrar el gestor documental con los sistemas existentes
En el caso de que se implante un sistema de gestión documental es importante integrarlo con los demás softwares existentes en la empresa, como el sistema de recursos humanos, el de contabilidad o el ERP. De este modo se garantiza la coherencia de la información y se facilita el trabajo dentro de la organización.
12 Utilizar la firma digital
Implementar la firma digital es una gran alternativa que agiliza la aprobación de documentos. Además, es legalmente vinculante, es fácil de usar y brinda los siguientes beneficios:
- Seguridad. La firma digital cuenta con tecnología de cifrado para garantizar la autenticidad del documento digital y de las firmas.
- Comodidad y movilidad. Los documentos pueden firmarse de manera digital desde cualquier sitio geográfico y utilizando cualquier dispositivo.
- Colaboración. Un documento puede ser firmado simultáneamente por varias partes.
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