La gestión de las facturas es generalmente un proceso largo que requiere de tiempo y concentración, y que suele ser lento. Un procedimiento que se agrava en empresas de cierto tamaño y cuyo volumen de facturas resulta saturador.
Generalmente el objetivo común de todos los departamentos de contabilidad/facturación es la búsqueda de la eficiencia. Desarrollar una metodología que reduzca los tiempos de gestión y permita reducir el volúmen de papel que se acumula en las carpetas, archivadores y mesas.
Desde 2007 la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) establece un mecanismo por el que las empresas pueden realizar una digitalización certificada que les permite destruir las facturas en papel conservando su validez legal.
Cuánto tiempo se deben conservar las facturas
Según la Ley General Tributaria existe la obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.
Tenemos que tener en cuenta que las facturas pueden servir como prueba en un juicio, así que el tiempo que se deben conservar las facturas dependerá del criterio que tengamos en cuenta.
Así el criterio tributario establece un periodo de 4 años desde que se presenta la declaración de impuestos. El criterio mercantil indica que se deben conservar durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros. Y el criterio penal recomienda que se conserven durante 10 años.
Cuándo se pueden destruir las facturas
El momento en el que es seguro legalmente eliminar las facturas en papel dependerá del criterio que queramos seguir. No obstante, el artículo 7 de la Orden EHA 962/2007 para la homologación de software de digitalización de facturas, establece unos requisitos técnicos que permiten a las empresas eliminar las factura en formato papel conservando su validez legal.
Qué es la digitalización certificada de facturas
La digitalización certificada de facturas en un procedimiento por el cual, mediante la aplicación de tecnología fotoeléctrica o de escáner, se puede convertir la imagen de un documento en papel en una imagen digital admitida por la Agencia Tributaria (AEAT).
Lo que significa que los archivos generado tras una digitalización certificada tienen validez legal ante un requerimiento de la AEAT o de cualquier organismo oficial. En el caso de la digitalización no certificada es necesario conservar el justificante original en papel durante un mínimo de 5 años.
Requisitos técnicos de la digitalización de facturas certificada
Para que la digitalización sea certificada y sea posible destruir las facturas en papel es necesario que el software cumpla ciertos requisitos que impidan la manipulación de la imagen y aseguren su calidad.
La normativa de la Agencia Tributaria indica que el software de digitalización de documentos debe ser capaz de realizar la optimización, inserción de metadatos y firma electrónica, de forma automática, impidiendo cualquier tipo de manipulación manual.
Cada factura o documento y base de datos deben de contener obligatoriamente una firma digital.
La resolución mínima de la imagen debe ser de 200 píxeles y es necesario utilizar un formato homologado para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos definido por la ISO 19005 como: PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.
En GEDSA contamos con un servicio de Digitalización certificada de facturas personalizado con el objetivo de reducir al máximo tus costes.
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