Atrás quedó el almacenamiento de papel. El desarrollo tecnológico ha permitido el uso de sistemas de gestión documental que no solo organizan y almacenan automática y eficazmente los datos y contenidos digitales, también permiten que las organizaciones incrementen la productividad en cada una de sus operaciones.
Para esto, los sistemas de gestión documental agilizan los flujos de trabajo, permiten la integración con otras aplicaciones e impulsan la colaboración entre equipos. Incluso, elevan la seguridad de la información almacenada por la empresa.
Pero ¿cómo elegir el mejor sistema para la gestión documental? Es preciso asegurarnos de que el software posee las características y funcionalidades que nos permitan alcanzar los objetivos deseados. Además es importante tener en cuenta ciertos factores claves.
Factores clave para elegir el software de gestión documental más adecuado
A la hora de elegir el mejor gestor de documentos es clave considerar los siguientes factores:
El tamaño de la empresa
Cada empresa posee objetivos y requerimientos diferentes. Mientras una empresa pequeña aprecia y necesita sistemas que digitalicen procesos manuales, una empresa grande puede estar necesitando sistemas con tecnologías más sofisticadas que permitan mayor capacidad de procesamiento de documentos.
Es un error elegir un software con todas las funcionalidades posibles en el mercado. Debe elegirse una solución que realmente cubra las necesidades de la organización. Al tener excesos de funcionalidades, también se incrementa la complejidad de un software, por lo que su implementación puede fracasar.
No obstante, tanto las pymes como las grandes empresas siempre deben tomar en cuenta sus proyecciones de desarrollo a la hora de elegir el gestor de documentos.
La experiencia del proveedor
Todas las organizaciones generan, almacenan, manejan y comparten documentos diariamente. Pero no todas lo hacen de la misma forma.
Por lo tanto, es necesario elegir un proveedor de software documental que comprenda las operaciones, los objetivos y los desafíos a los que se enfrenta la organización, es decir, un proveedor que tenga experiencia en la implantación de estos sistemas
Capacidad de soporte técnico
Es importante que los proveedores tengan la capacidad de resolver a corto plazo problemas técnicos en el gestor de documentos, así como de responder cualquier solicitud o duda sobre la implementación o uso del software de gestión documental. Un óptimo soporte técnico te ayuda a evitar paralizaciones en el sistema y los costes asociados.
Todos los servicios acordados con el proveedor deben estar garantizados formalmente en el contrato.
El coste asociado
El coste asociado a la implantación del sistema dependerá de cada proveedor, de los servicios que ofrece, de si adquieres o no la licencia, de si el gestor se instala en la infraestructura local o en entornos cloud, etc.
Para evaluar si la inversión es razonable, es necesario determinar el coste de adquisición e implantación del software, calcular el retorno de la inversión y considerar cada uno de los costes ocultos, como el coste de las actualizaciones y de mantenimiento en el futuro.
Las características imprescindibles en los sistemas de gestión documental
Para que la empresa logre incrementar su productividad y su capacidad competitiva dentro del mercado, es imprescindible que el sistema de gestión documental elegido cuente como mínimo con las siguientes funcionalidades:
La escalabilidad del software
Un software de gestión documental debe ser escalable, tener la capacidad de crecer a medida que la empresa crece. Lo que significa que su capacidad de almacenamiento y de procesamiento, así como las funcionalidades pueden incrementarse de acuerdo a las necesidades cambiantes de la organización.
La capacidad de integración del sistema
Siempre es preciso elegir un sistema de gestión de documentos con la capacidad de integrarse al ecosistema digital de la empresa, tanto a las aplicaciones actuales como a las futuras. Por ejemplo, integrarse a plataformas de gestión empresarial, como el ERP, a softwares específicos de contabilidad o gestión comercial o a soluciones ofimáticas.
Trazabilidad de los documentos
Un software de gestión de documentos debe permitir la visualización del historial de edición y creación de documentos. Así es posible conocer para cada documento: qué usuario lo ha editado, qué usuario lo ha revisado y exactamente qué cambio se realizó.
También debe garantizar la trazabilidad del documento, ofrecer información sobre su procedencia, su ubicación y su destino. Así como permitir el acceso a las versiones anteriores.
La colaboración
En toda empresa la comunicación y el trabajo en equipo es fundamental para conseguir los objetivos planteados. En consecuencia, es necesario elegir un software de gestión documental que permita a los empleados acceder a los documentos y archivos centralizados, en remoto y empleando dispositivos móviles.
Además, es importante que el gestor de documentos permita que los equipos de trabajo puedan colaborar en tiempo real en la creación y edición de documentos.
La facilidad de uso
La facilidad de uso de este tipo de gestor es importante porque de eso depende la velocidad de adaptación de los empleados a la automatización de la gestión documental. De lo contrario puede incrementarse la tasa de errores y afectar negativamente a la productividad del trabajador.
La seguridad
La seguridad es un factor primordial en los sistemas de gestión de documentos. Para esto debe contar con funcionalidades que permitan el cifrado de claves, el permiso de acceso basado en roles, doble factor de autenticación, etc. Además, constata que el proveedor esté certificado en materia de seguridad para el manejo de la información.
Tecnología avanzada
Un sistema de gestión documental que cuente con tecnología basada en la Inteligencia Artificial permitirá, no solamente la automatización de los procesos en el ámbito documental también ofrecerá capacidades avanzadas en cuanto a la clasificación, la indexación, la seguridad, la generación de informes, la extracción de información, la captura de documentos, etc.
Carga masiva y categorización de la información
Un buen software de gestión de documentación debe tener la capacidad de cargar masivamente los documentos, de procesar documentos en múltiples formatos, captar documentos y archivos en diversas fuentes y permitir su edición. Además, debe poder categorizar la información.
Siempre el mejor software de gestión documental será el que cuente con las funcionalidades y la flexibilidad necesarias para adaptarse al requerimiento de la empresa, permitiendo y acompañando el crecimiento de la organización.
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