La documentación con la que se trabaja en una organización debe estar sometida a un tratamiento concreto, la gestión documental, como ya has podido leer en nuestro blog anteriormente. Esto debe realizarse a través de un sistema automatizado para evitar errores y seguir un orden establecido, así que hoy vamos a hablarte sobre uno de los aspectos más importantes de este proceso: la trazabilidad. Su papel es muy importante a la hora de cumplir con las exigencias de la RGPD.
Qué es la trazabilidad de un documento
El concepto de trazabilidad se define como el conocimiento de la ubicación de un archivo, su procedencia y su posible destino; además de la capacidad de acceder a cualquiera de las versiones anteriores de dicho documento. Los beneficios de implementar esta trazabilidad en nuestra biblioteca digital son muy variados, como leerás más adelante, pero los más importantes son la mayor eficiencia del trabajo (al ahorrarte horas de búsqueda) y la oportunidad de conseguir el menor número de documentos en papel en una oficina.
Cómo llevar el control de la trazabilidad
Lo más habitual es encontrar dos formas diferenciadas, pero que pueden coexistir para un mejor funcionamiento global:
- Notificaciones al responsable: Se envían alertas al personal encargado de cada documento, anunciando fechas de entrega cercanas, próximas tareas o modificaciones en el mismo. Así se conoce la situación exacta de cada uno.
- Acceso a versiones anteriores: Si cualquiera de los departamentos por los que pasa un documento concreto comete un fallo o existe algún error, es posible volver al punto anterior a la equivocación para solventarla.
Relación entre trazabilidad de documentos y gestión documental
Ya conoces qué es la trazabilidad y, en múltiples ocasiones, hemos hablado en este blog de la gestión digitalizada de documentos. Con estos dos elementos, conseguirás que se procesen de manera adecuada los archivos más importantes, aportando una capa de eficiencia, accesibilidad y seguridad a toda la cadena.
A través de estos dos sistemas de trabajo, se podrá tener constancia de los principales datos de un documento, para no perder el foco a la hora de recabar esa información. Estos son los aspectos más importantes que trazar:
- Origen: Se debe conocer de dónde procede el archivo, por si es necesario pedir información complementaria o devolverlo por diferentes motivos.
- Plazos: Son importantes tanto los plazos de entrega a otros departamentos como el plazo final para el cometido de ese archivo.
- Modificaciones: Saber por qué manos ha pasado y qué cambios se han realizado es imprescindible para tener el control de todas sus versiones.
- Ubicación: Debemos conocer la localización del documento tanto en la biblioteca digital de la compañía como en el departamento en el que se está trabajando en ese momento.
Como puedes imaginar, realizar un registro de estos puntos en cada documento de una organización sería imposible sin un sistema informatizado y estandarizado como gestor documental. Su función será la de analizar los archivos existentes en la empresa para extraer los datos clave, mostrando la información de un simple vistazo y mejorando el control sobre ellos.
Ventajas de unir trazabilidad y gestión documental
Aunar el trabajo de estas dos herramientas es la clave para conseguir una compañía más eficiente, tanto en reducción de tiempos como en gastos innecesarios. En los siguientes puntos podrás leer algunos de los beneficios de ponerlos a funcionar de manera conjunta.
- Evitar la pérdida de archivos: Llevas leyéndolo todo el artículo, pero se trata de una cuestión fundamental. No extraviar documentación importante, que pueda contener datos y acuerdos trascendentes será lo primero que debes buscar con estos sistemas.
- Mejorar la seguridad: Conocer el estado de cada archivo, por dónde ha pasado o cuáles han sido sus modificaciones (y acceder a ellas) ofrece una red de seguridad que nos permitirá revertir casi cualquier problema que surja.
- Aportar calidad y fiabilidad: Tus clientes y proveedores estarán más tranquilos si saben que tienes en marcha un sistema de gestión digital, dejando el mínimo espacio para errores que comprometan datos confidenciales o comerciales.
- Agilizar procesos: Saber los próximos pasos que deben llevarse a cabo, los tiempos de espera necesarios o las tareas pendientes te ayudarán a tomar decisiones más fácilmente. Con un sencillo repaso sabrás la situación actual de cualquier documento.
- Gestionar los recursos disponibles: Tanto los costes asociados a la documentación en papel (no solo por el gasto material o el espacio físico, sino por el riesgo a que se pierda o destruya esa información) como el tiempo de tus empleados; los recursos son limitados en todas las empresas y hay que conservarlos.
- Cumplir con la legalidad: No debes olvidarte de que la Ley de Protección de Datos tiene unas restricciones muy concretas, que te obligarán a mantener bajo control cualquier información delicada. Por ejemplo, si alguien pide que se retiren sus datos, será mucho más fácil localizar el archivo gracias a estas herramientas.
Como habrás podido darte cuenta, tanto la gestión documental como la trazabilidad se retroalimentan para conseguir un control absoluto de tus archivos más importantes. Un sistema digital que te permita agilizar los procesos es la clave para obtener el mejor rendimiento en estos aspectos.
Y tú, ¿ya has puesto en marcha la trazabilidad de tus documentos?
En Gedsa llevamos años trabajando para que las empresas con un gran volumen de datos puedan implementar las herramientas adecuadas y controlar mejor la información.
Si quieres dar el siguiente paso en la gestión de archivos,
