“Sin crecimiento y progreso continuos, palabras como mejora, logro y éxito no tienen significado” – Benjamin Franklin
A medida que los mercados se vuelven más digitales y competitivos, las empresas buscan estrategias para optimizar los procesos comerciales, operar con la velocidad que exigen los clientes y hacer que los equipos de trabajo dejen de consumir esfuerzo y tiempo en tareas tediosas y recurrentes..
Una de las estrategias clave en el entorno empresarial es la automatización del flujo de trabajo. Es lo que permitirá agilizar los múltiples procesos que requieren la repetición de tareas, disminuir errores y lograr que los empleados y directivos puedan dedicarse sólo a resolver problemas de alto valor.
En este post explicamos en qué consiste la automatización de workflow. Además, presentamos ejemplos comunes y mencionamos las herramientas que pueden ayudarte a optimizar las actividades.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
El flujo de trabajo se define como la secuencia repetible de tareas individuales (pasos). Básicamente, representa un sistema de tareas simples y repetitivas que se suceden en un estricto y particular orden dentro de un proceso de negocio.
Tomando esto en consideración, la automatización del flujo de trabajo elimina la intervención humana y traslada el desempeño de esa secuencia de tareas a un software. Se basa en el uso de la tecnología para lograr que la serie de tareas se realice de manera autónoma, siguiendo reglas lógicas predefinidas.
¿Cómo funciona? Debes diseñar las reglas del proceso. Después, al poner en marcha el flujo de trabajo, el software se encarga de seguir las reglas establecidas y ejecutar la secuencia de tareas, sin que ningún empleado deba intervenir manualmente.
En la actualidad no se requiere dominar la codificación de los lenguajes informáticos. Hoy en día existen herramientas de automatización que cuentan con una interfaz visual sencilla y amigable en la que cualquier persona, sin la ayuda de TI, puede diseñar y administrar flujos de trabajo automatizados, incluso traen plantillas prediseñadas para ajustarlas al trabajo interno de la organización.
Importancia de la automatización de Workflow
Las empresas de cualquier sector pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Esta automatización busca minimizar el trabajo manual que se realiza en una organización, con el fin de operar de manera más eficiente y eliminar los errores humanos.
- Por ejemplo, gracias a los workflows automatizados es posible reducir el tiempo en el proceso de firma de contratos o en generación de facturas.
Todo esto permite incrementar la capacidad de los empleados, porque los libera de tareas tediosas y rutinarias y crea un espacio para que puedan abordar actividades más interesantes y complejas
¿Qué tareas pueden automatizarse?
Finanzas, ventas, contabilidad, recursos humanos, operaciones… Todos los departamentos pueden utilizar un software de automatización del flujo de trabajo. Por ejemplo, es posible la automatización de notificaciones, la aprobación de permisos o la generación de informes.
Por supuesto, no todas las tareas deben o pueden automatizarse. Para que la automatización sea efectiva y beneficiosa para la empresa, las tareas a automatizar deben ser:
- Tareas repetitivas que no impliquen un alto nivel de toma de decisiones.
- Tareas simples y frecuentes que requieran un gran esfuerzo manual y consuman una cantidad significativa de tiempo de los empleados.
- Tareas recurrentes que requieren precisión.
Por ejemplo, es posible modelar los siguientes flujos de trabajo:
- La conversión de los correos electrónicos en documentos digitales, su clasificación y almacenamiento.
- El pago de facturas mensuales por el mismo monto o de facturas que se vencen en la misma fecha.
Herramientas para el automatización de flujos de trabajo
Entre los softwares de automatización de Workflow líderes en el mercado se encuentran las soluciones de la empresa IBM y los sistemas de Oracle.También están otros softwares, como Pega de PegaSystems o los de la empresa Appian.
Además, diversos proveedores tecnológicos ofrecen softwares para gestiones específicas que cuentan con funcionalidades adicionales para la automación de flujos de trabajo. Por ejemplo, algunos sistemas de gestión de ventas y atención al cliente integran esta funcionalidad.
También están los sistemas de gestión documental que tienen un alcance transversal de la organización y que también cuentan con funcionalidades para modelar flujos de trabajo de manera sencilla.
- Por ejemplo, el gestor de documentos Athento permite a los distintos departamentos diseñar gráficamente los flujos de trabajo asociados a los documentos y a otros contenidos digitales. Permite crear flujos paralelos y definir condiciones sencillas y complejas. Además, no requiere programación, ni la ayuda de TI.
Ejemplos de automatización de los flujos de trabajo en distintas áreas
Con la automatización de workflows es posible agilizar y optimizar las operaciones claves en diversas áreas o departamentos de la organización. Por ejemplo:
El área de ventas
La automatización del flujo de trabajo ayuda a que las operaciones de ventas resulten más eficientes. No sólo disminuye el trabajo manual y repetitivo, también reduce el tiempo de ejecución de tareas esenciales para ofrecer respuestas a los compradores o impulsar las acciones de los clientes potenciales, entre otras operaciones.
Por ejemplo, el área de ventas puede automatizar:
- La aprobación de cotizaciones.
- El envío de correos electrónicos a los clientes que acaban de realizar una compra, para darles la bienvenida a la empresa y explicarles el funcionamiento del producto.
- La generación de recordatorios de pago de los clientes, con base en las cuentas entrantes.
En la administración de los documentos y la información
Las operaciones de una empresa están impulsadas por la transmisión de información entre departamentos y equipos y con los clientes y proveedores. Lo que depende en gran medida de los documentos y datos, como contratos, facturas, catálogos e informes.
Para aprovechar todo este potencial de los documentos es necesario guiar los archivos digitales para que lleguen a su destino y se puedan ejecutar las operaciones eficientemente. Lo que se logra a través de la automatización de los flujos de trabajo documentales en cualquier área de la empresa. Por ejemplo, es posible automatizar:
- El procesamiento de pago.
- La extracción de datos clave de facturas y otros documentos.
- La verificación y validación de datos.
- La conversión de los formularios en datos estructurados y su transferencia a un software CRM.
- La aprobación y firma de documentos.
En RRHH
La automatización de workflows de recursos humanos permite agilizar los procesos de contratación, optimizar la comunicación con los empleados y liberar al equipo de recursos humanos de tareas administrativas rutinarias que consumen su valioso tiempo.
Por ejemplo, es posible modelar flujos de trabajo para:
- La incorporación de empleados.
- La aprobación de bajas y vacaciones.
- El reclutamiento de personal.
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