La transformación digital introduce nuevos retos en la gestión empresarial. Es un proceso que requiere cambios estratégicos, como la redefinición del modelo de negocio, la adopción de una nueva cultura organizacional y la implementación de formas más eficientes para trabajar.
Sin embargo, la digitalización de las empresas también pone sobre la mesa las herramientas tecnológicas necesarias para afrontar los desafíos. Son herramientas que ayudan a cada organización a diferenciarse de la competencia y permiten la optimización de cada uno de sus procesos.
¿De qué herramientas estamos hablando? De sistemas o tecnologías digitales esenciales que te ayudarán a alcanzar objetivos e impulsar el crecimiento de tu negocio.
Herramientas tecnológicas para la transformación digital empresarial
Sin duda, la digitalización permite a las empresas tener un mayor control sobre la información y responder de manera más rápida ante las demandas de los clientes. Lo que, a su vez, incrementa la capacidad para competir y sobrevivir en el mercado actual, cada vez más globalizado y tecnológico.
Muestra de ello son las diversas historias de éxito de compañías que tomaron la decisión a tiempo y hoy lideran el mercado.
Sin embargo, es preciso seleccionar las herramientas adecuadas. Además de optar por softwares, aplicaciones o plataformas con funcionalidades adecuadas para la dimensión de la empresa y los objetivos actuales de negocio, estas soluciones también deben tener la capacidad de adaptarse a las necesidades futuras y avanzar junto con tu empresa.
Es importante que elijas soluciones tecnológicas que puedan integrarse a los sistemas actuales de la compañía, incrementen la seguridad de la información, centralicen la gestión de los documentos digitales, automaticen procesos y permitan la generación de conocimiento para tomar las mejores decisiones.
A continuación, describimos 5 herramientas principales:
1 Sistema de planificación de recursos empresariales ERP
El software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que centraliza y automatiza el control de los procesos de gestión que son claves en la administración de una empresa, como los procesos del área de contabilidad, finanzas, recursos humanos, almacén, ventas, etc.
Este sistema ERP está compuesto por módulos integrados que se comunican y comparten una misma base de datos para una organización. Por lo tanto, es un software escalable, que te permite seleccionar los módulos con los que deseas comenzar y, después, según las necesidades del negocio, pueden agregarse otras áreas comerciales.
¿Qué ofrece un ERP? Principalmente, monitoriza y capta información, en tiempo real, de los principales departamentos de la empresa, por lo que ofrece una visión global del negocio. Además, garantiza que esa información esté disponible para los equipos de trabajo y permite el análisis oportuno de los datos.
Algunos ejemplos de softwares ERP son:
- SAP.
- Oracle.
- Odoo
- Microsoft Dynamics.
2 Sistema para la gestión de las relaciones con el cliente CRM
CRM (Customer Relationship Management) es una plataforma que centraliza la gestión integral de las relaciones con los clientes, incluyendo los procesos de ventas, postventas, atención al cliente y marketing.
Esta herramienta permite conocer mejor las necesidades y preferencias de los consumidores, por lo que ayuda a personalizar las ofertas, mejorar la atención y la satisfacción del cliente e impulsar las ventas. En pocas palabras, un CRM brinda a la empresa una visión 360 del cliente y del posible comprador.
Normalmente, se integra con diversos canales de comunicación, como el email, el teléfono o las redes sociales. Además, gracias al uso de algoritmos de inteligencia artificial, ayuda en el análisis de las emociones y comportamiento de los clientes.
Por ejemplo, algunos de los softwares CRM son los siguientes:
- Salesforce.
- Zoho.
- HubSpot.
- Bitrix24.
3 Sistema de gestión documental
Un software de gestión documental (Document Management System DMS) es una herramienta informática con la capacidad de captar, registrar, clasificar, almacenar, rastrear y administrar los documentos y demás archivos electrónicos que genera y recibe una empresa.
Un DMS utiliza una plataforma colaborativa que permite la integración de procesos, archivos y datos de diversos departamentos, la creación y edición de documentos, el control de acceso y de versiones, la integración de firmas digitales, etc.
Por ejemplo, el sistema de gestión documental Athento es un software inteligente, integral y versátil que, además de abarcar la administración, almacenamiento, control y distribución de la información, también:
- Cuenta con funcionalidad de OCR (Optical Character Recognition), lo que le permite extraer el texto de aquellos documentos bajo formato de imagen o archivos PDF.
- Permite diseñar flujos de trabajo bajo conceptos cercanos al Business Process Model BPM .
- Ofrece diversos sistemas de seguridad para proteger los datos.
- Facilita el acceso a la información de manera remota.
- Cumple con las normativas de calidad y protección de los datos, como el RGPD y el Marco Nacional de Seguridad Español.
- Integra otras funcionalidades extra, como la firma digital, etc.
4 Inteligencia de negocio BI
BI (Business Intelligence) es un conjunto de buenas prácticas, técnicas y herramientas que facilitan la captación, el registro y el análisis de los datos relevantes que han sido generados en cada una de las operaciones comerciales de la organización.
¿Para qué sirven las herramientas BI? Básicamente, para transformar los datos de la empresa en información útil, que facilite la identificación de tendencias y oportunidades y la detección de problemas. Además, estas herramientas generan informes y ofrecen la visualización de los datos mediante gráficos y cuadros.
Así, es posible obtener una visión estratégica de la organización y tomar decisiones basadas en datos actuales, para optimizar los procesos, incrementar las ganancias, conocer más al cliente, etc.
Algunas de las principales plataformas de BI son:
- Tableau.
- Power BI.
- Qlik
5 Soluciones para la Automatización Robótica de Procesos RPA
RPA es otra forma de automatizar los procesos de negocio. Consiste en la implementación de softwares robots, o bots, en máquinas para que realicen tareas administrativas sencillas y repetitivas, como extraer datos, completar formularios, procesar transacciones, comunicarse con otros sistemas de información, gestionar permisos y vacaciones, etc.
Básicamente, estos softwares simulan las acciones de los humanos en las tareas frente a otros sistemas informáticos. Lo que ayuda a liberar a los trabajadores de tareas tediosas y les permite enfocar su atención y energía en operaciones complejas.
Por ejemplo, son soluciones de RPA:
- SAP Intelligent RPA
- Softwares de Automation Anywhere.
- IBM Robotic Process Automation.
GEDSA te acompaña en la transformación digital
La transformación digital es un proceso que implica el uso de las tecnologías que ahorran recursos, mejoran la productividad, agilizan la toma de decisiones y elevan la capacidad competitiva de las empresas. ¿Qué herramientas son las mejores? Aquellas que se adapten a los requerimientos y característica de tu organización.
Entre estas herramientas se encuentran los softwares de gestión documental que mejoran la seguridad de la información, disminuyen los errores humanos, facilitan el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales, permiten el acceso remoto a los archivos, etc.
Si deseas conocer todo lo que el gestor de documentos inteligente Athento puede hacer por tu negocio, contáctanos. En GEDSA te acompañamos a impulsar la transformación digital.
