¿Qué tipo de documentos puede digitalizar una empresa y cómo puede hacerlo?

Ante la creciente velocidad con la que se desarrolla la era digital, las empresas no pueden seguir posponiendo las reestructuraciones necesarias para adaptarse a la tecnología y al mundo globalizado.

Entre los ajustes principales se debe buscar garantizar el aumento de las capacidades de acceso e intercambio seguro y rápido de la información. Además, es imprescindible el incremento de la productividad y la mejora de la experiencia del cliente. Lo que puede empezar a lograrse gracias a la digitalización de documentos.

En el post de hoy profundizamos en los tipos de documentos comerciales que toda empresa debe digitalizar para optimizar sus operaciones. También explicamos qué tipo de herramientas tecnológicas puede utilizar una organización para digitalizar la documentación relevante.

Documentos comerciales claves que debe digitalizar una empresa

Digitalizar los documentos físicos implica convertir el papel impreso o manuscrito en archivos electrónicos que pueden editarse, almacenarse y compartirse. Representa el primer paso para comenzar la transformación digital de la empresa.

Básicamente la digitalización consiste en tomar los documentos que son críticos de la organización y convertirlos en un formato que pueda ser entendido por un ordenador. Por supuesto, también se hace necesario contar con un repositorio seguro.

Por esto, para un mayor control y seguridad de los archivos electrónicos, las empresas están avanzando hacia la implementación de un sistema de gestión documental, que les permite el almacenamiento, procesamiento y recuperación de los documentos digitalizados y demás archivos electrónicos que reciben o generan.

De esta forma es posible administrar los archivos digitales de forma ordenada y segura, permitiendo la restricción de acceso a personas no autorizadas y logrando total trazabilidad de los documentos.

Pero ¿qué documentos se deben digitalizar? Principalmente, los siguientes:

Documentos de Recursos Humanos

Contar con archivos digitales en el área de recursos humanos no solo ayuda a liberar espacio de almacenamiento físico. También es el primer escalón para gestionar, con mayor eficiencia, procesos como la contratación, la elaboración de nóminas, el control de asistencia y permisos, etc.

Principalmente, la digitalización posibilita mantener los archivos electrónicos en un formato estructurado, por lo que el equipo de trabajo:

● Ahorra tiempo y esfuerzo valioso en la búsqueda y acceso a la información.

● Mejora la colaboración con los responsables de RR.HH y demás departamentos.

● Aumenta la eficiencia en sus tareas y disminuye los errores humanos.

Esto es especialmente importante porque los departamentos de recursos humanos deben atender las solicitudes que realizan diariamente los empleados de cualquier área de la empresa. Además, también deben compartir información con auditores, abogados y organismos gubernamentales.

Documentos claves de RR.HH que deben gestionarse de manera digital

  • Contratos de trabajo
  • Informes médicos
  • Solicitudes de permiso
  • Nóminas
  • Justificantes médicos
  • Currículums de candidatos
  • Expedientes de los trabajadores
  • Convenios colectivos
  • Certificados de cursos de formación
  • Manual de cargos
  • Reclamaciones
  • Políticas de la empresa

Documentos relacionados con el cliente

En el actual mundo digital, los clientes o usuarios esperan una atención excepcional, que sea rápida, sin errores y que cumpla todas sus expectativas. Pero la gestión manual de los archivos en papel no puede cumplir con este ritmo, además de que es más propensa a errores.

La digitalización de documentos permite reestructurar la organización con un enfoque más orientado al cliente. Lo que permite a la empresa poder obtener los siguientes beneficios:

● Mejorar la imagen de la organización, gracias a que brinda un servicio rápido, profesional y amigable con el medio ambiente.

● Disponer del registro de las transacciones llevadas a cabo con los clientes.

● Incrementar la satisfacción y fidelización de los clientes.

Además, la digitalización permite el uso de sistemas de gestión documental que pueden integrarse con programas que gestionan las relaciones del cliente, como el CRM (Customer Relationship Management). Así se obtiene una visión global de todos los procesos documentales que inciden sobre el servicio y atención que se ofrece.

Documentos relacionados a la atención al cliente que deben gestionarse digitalmente

  • Facturas
  • Contratos de venta o de servicio
  • Encuestas de satisfacción
  • Fichas de cliente
  • Catálogo de productos
  • Certificados de calidad
  • Informes comerciales
  • Presupuestos
  • Fichas de incidencias

Si se desea que los archivos digitales, como facturas o contratos, preserven el valor legal del documento en papel, es necesario que la digitalización sea certificada. Es un proceso que realizan los proveedores de servicios de digitalización que cuentan con el software homologado por la AEAT.

Documentos financieros y contables

Estos documentos son clave porque contienen la información cualitativa y cuantitativa de la gestión económica de la empresa, por lo que son imprescindibles para asegurar la exactitud y transparencia de las transacciones.

Por lo tanto cuando se digitalizan los documentos contables y financieros es posible:

● Disponer de datos actualizados, accesibles y ordenados. Porque pueden implementarse sistemas de gestión documental que mantenga el control de las versiones de los documentos y asegurar el acceso solo a información actualizada.

● Mejorar la calidad de la información. Gestionar documentos digitales permite disponer de sistemas que automaticen diversas tareas, como la extracción de datos. Lo que elimina los errores humanos y evita inconsistencias en la información.

● Facilitar el análisis y la toma de decisiones. Con los documentos digitales se puede aprovechar el uso de programas informáticos para la visualización de datos, la predicción de tendencias y la generación de informes financieros.

Documentos financieros y contables que pueden digitalizarse para facilitar la gestión de la información

  • Facturas
  • Planes generales contables
  • Informes financieros
  • Estados financieros
  • Balances
  • Informes contables
  • Libros contables
  • Estados de flujo de efectivo
  • Recibos

¿Qué herramientas tecnológicas y servicios están disponibles para digitalizar los documentos comerciales?

Existen diversas opciones para digitalizar los documentos de alto valor de la empresa. Pueden utilizarse escáneres básicos para digitalizar la información. Pero si se cuenta con grandes volúmenes de papeles, es imprescindible utilizar procesos automatizados de digitalización que permitan lograr resultados rápidos.

Veamos de qué estamos hablando:

Escáneres

El escáner de escritorio puede producir imágenes digitales nítidas. Sin embargo, es una herramienta ideal solo para flujos de trabajo bajos y medios y cuando no se requiere una alta resolución.

Impresoras multifuncionales de oficina

Algunas de estas impresoras pueden programarse para escanear un conjunto de documentos. Sin embargo, es una opción solo para aquellas empresas que no requieren calidades altas en el escaneo.

App para dispositivos móviles

Son aplicaciones que transforman la tablet o el teléfono inteligente en un escáner portátil. De esta forma, los empleados pueden escanear de forma remota cualquier documento y se almacenará directamente en el repositorio de la empresa.

Las aplicaciones de escáner para dispositivos móviles seguras y eficientes para las empresas son, normalmente, desarrolladas por los mismos proveedores de sistemas de gestión documental.

Sistemas de reconocimiento óptico de caracteres OCR

Los softwares OCR tienen la capacidad de identificar y extraer de forma automática el texto de los documentos escaneados, con el fin de que sean editables y puedan utilizarse como fuente de información valiosa. Normalmente, son softwares que se utilizan en conjunto con escáneres avanzados.

Servicio de digitalización de documentos

Contratar proveedores de servicios de digitalización documental es ideal para cualquier empresa que necesita contar con un sistema de información consistente y sin errores. Estos proveedores cuentan con equipos de profesionales expertos y los medios técnicos y tecnológicos para:

● Gestionar grandes volúmenes de documentos en papel.

● Garantizar la protección de datos sensibles y confidenciales.

● Estructurar la documentación para que sea utilizada en la gestión diaria y como fuente de información confiable.

GEDSA: tu socio en la digitalización de documentos

Te ayudamos a iniciar la transformación digital de la empresa. Contamos con la tecnología y el personal técnico especializado para ofrecer el escaneado de documentos de alta calidad, así como la integración de los archivos electrónicos en los sistemas informáticos del cliente.

● Disponemos del software homologado por la AEAT y empleamos escáneres con resoluciones no inferiores a 200 pp, de esta forma garantizamos el valor legal de las facturas digitalizadas.

● Utilizamos sistemas inteligentes para el reconocimiento óptico de caracteres OCR, por lo que entregamos a nuestros clientes los documentos escaneados en formatos editables.

● Ofrecemos un servicio outsourcing, en el que recogemos la documentación comercial y realizamos todos los procesos de digitalización en nuestras instalaciones, bajo la máxima seguridad y confidencialidad.

● Puedes optar por el servicio insourcing, en el que trasladamos todos nuestros equipos técnicos y el personal especializado para llevar a cabo el proceso de digitalización en tu empresa.

Si deseas mayor información sobre nuestros procesos de digitalización, contáctanos. En GEDSA te proponemos soluciones completamente ajustadas a los requerimientos de tu organización.