El aumento de la cantidad de información y su gestión plantea a las empresas nuevos retos. Hace años el problema era el acceso a la información, conseguir fuentes adecuadas y veraces que aportaran conocimientos. Ahora, en un momento en el que cada segundo se generan miles de datos, el problema se centra en la gestión de esa información.
De nada sirve tener una habitación llena de documentos o una carpeta en el ordenador con miles de archivos digitales. La información por sí misma tiene un valor relativo, es el tratamiento de esta lo que marca la diferencia.
El reto de las empresas del futuro se basa en filtrar, organizar y extraer información adecuada que les permita analizar la situación correctamente y tomar decisiones eficientes y rentables. Y es en este punto en el que la digitalización de documentos cobra una espacial importancia.
La Digitalización de Documentos es el proceso de convertir documentos, tanto en formato papel como en digital, en un formato digital estructurado que permita la extracción de los datos y su integración en un sistema de gestión de información, con el objetivo de mejorar la eficiencia de procesos y tareas, para mejorar la competitividad de la organización.
Entre los beneficios de la digitalización de documentos destacan:
1. Reducción de costes
Supone una reducción de costes asociados al almacenamiento, transporte, conservación e impresión de la documentación en formato físico.
2. Aumento productividad de los trabajadores
El personal que diariamente trabaja con esa información reduce el tiempo empleado en la búsqueda, extracción y posterior archivo de los documentos.
3. Mejora de la accesibilidad a la información
La digitalización de los documentos permite que cualquier persona con autorización acceda desde cualquier parte del mundo. Esta descentralización de la información favorece un acceso más ágil y simultáneo entre varios usuarios a la información.
4. Mejoras en la toma de decisiones
Las buenas decisiones se basan en el análisis de datos relevantes. Organizar la información de forma estructurada para identificar y acceder fácilmente supone una mejora en la planificación, ejecución y flexibilidad de los procesos de una organización.
5. Mayor seguridad de los datos
Almacenar la información en softwares profesionales y especializados en el tratamiento de datos permite, además de un acceso rápido y eficiente, preservar su seguridad en el acceso, consulta y extracción de la información.
Gracias a los protocolos de seguridad el software identifica el usuario que accede a la información y puede restringir la consulta y/o modificación de aquella reservada a un personal determinado.
6. Integridad de los documentos
El almacenamiento de los datos en servidores externos protege los documentos de cualquier catástrofe natural. Además, la realización de copias de seguridad mantiene su integridad antes cualquier modificación de la información.
Almacenar un documento en formato digital lo preserva del paso del tiempo y el desgaste provocado por su uso.
7. Transmisión de la información
La digitalización y extracción de los datos y metadatos de los documentos permiten una mejor transmisión de la información, ya sea completa o parcialmente, para modificarla y/o usada para otros fines.
8. Preservación del Medio Ambiente
Trabajar con datos en formato digital contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente gracias a la reducción del uso del papel y la generación de residuos asociados.
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