Estamos inmersos en un mundo cada vez más digital. Las comunicaciones, la información y hasta las forma de relacionarnos dependen, casi en su totalidad, de todo tipo de tecnología digital que nos ofrezca una interconexión rápida y gran capacidad de almacenamiento.
Así, internet, el servicio cloud y los servidores locales representan eficientes sistemas de almacenamiento digital, que liberan espacio en las oficinas, reducen costes operativos y ofrecen alta seguridad a los documentos. Pero… ¿Esto significa que se deben transformar todos los papeles en archivos digitales? ¿O es posible que coexistan los dos sistemas?
A continuación te explicamos los pros y los contras tanto del almacenamiento físico de documentos como del digital, ¿qué tan necesarios son los papeles? y ¿qué sistema de almacenamiento resulta mejor para tu empresa?.
Almacenamiento físico y archivos digitales. ¿Pueden coexistir?
Con la tendencia de la digitalización empresarial, es común pensar que el almacenamiento físico de documentos se está volviendo obsoleto.
Pero la realidad es que, aunque son muchas las organizaciones que tienen como objetivo operar en un ecosistema completamente digital (libre de papel), no todas las empresas pueden o deben deshacerse del papeleo, de las copias impresas y del consecuente almacenamiento físico de documentos.
En la mayoría de negocios o instituciones es necesario que coexistan los documentos físicos con los electrónicos. Es la forma de poder llevar a cabo algunas de las tareas comerciales o administrativas.
¿Por qué se siguen necesitando documentos físicos en algunas empresas? Por diversos motivos.
- Porque no resulta factible ni rentable digitalizar absolutamente todos los documentos.
- Porque no todas las operaciones o tareas pueden llevarse a cabo con documentos digitales.
- Porque aún existen registros físicos con ciclos de vida muy largos, debido a que deben pasar por una serie de auditorías.
Cómo se observa, la gestión documental no implica decantarse por sólo un tipo de almacenamiento. Requiere conocer cuál es el sistema de almacenamiento más adecuado para la empresa. Para esto, el primer paso es determinar las ventajas y desventajas que nos ofrece cada opción.
Pros y contras del almacenamiento de documentos en papel
El almacenamiento de documentos físicos en las propias instalaciones de la empresa presenta las siguientes ventajas e inconvenientes:
- Pros:
- Requiere menos tiempo. Aunque también conlleva un proceso para evaluación e indexación de los documentos, siempre requiere menor tiempo que la digitalización de documentos y su posterior almacenamiento.
- Se preserva la autenticidad de la información. Algo que las copias no pueden proporcionar. Por ejemplo, se conserva la capacidad probatoria de las facturas.
- Contras::
- Problemas de espacio. Grandes volúmenes de papel ocupan grandes espacios dentro de la empresa, más los costes que esto conlleva.
- Problemas para proteger la integridad de los documentos. Los papeles pueden deteriorarse o afectarse completamente por accidentes, incendios, inundaciones y por el paso del tiempo.
- Poca capacidad de expansión. A medida que una empresa crece, el volumen de información que genera es mayor. Pero un sistema de almacenamiento interno de documentos en papel es difícil que crezca a la par de la empresa y brindar el espacio físico necesario.
Pros y contras del almacenamiento documentos digitales
A continuación presentamos las ventajas y desventajas del almacenamiento de documentos electrónicos:
- Pros:
- Un espacio ilimitado para el almacenamiento. Sea en un servidor local o en la nube, es posible almacenar digitalmente tantos documentos digitales como genere la empresa.
- Es menos costoso que el almacenamiento de documentos físicos. Los servicios de internet y de almacenamiento cloud resultan cada vez más asequibles, mientras que adquirir propiedades o mantener espacios operativos resulta cada vez más caro.
- El acceso es instantáneo. Los sistemas de almacenamiento de documentos digitales permiten la clasificación de los archivos y ofrecen a los usuarios la posibilidad de acceder a los datos de manera remota y desde cualquier lugar del mundo
- Contras:
- La adaptación de los usuarios. Muchos empleados aún se resisten a entrar a la era digital, incluso se sienten más cómodos o confían más en el papel, por lo que pueden presentar resistencia al uso de la tecnología.
- La necesidad de la gestión de TI. El almacenamiento de documentos digitales requiere ser gestionado por profesionales expertos del área de TI, teniendo entre sus tareas la de solucionar cualquier problema que presenten los usuarios.
- El requerimiento de protección contra la ciberdelincuencia. Por ejemplo, mediante funcionalidades de cifrado de archivos para los envíos de documentos.
¿Cuál es el mejor sistema para almacenar documentos?
La respuesta es «ambos sistemas de almacenamiento». Debe existir una combinación entre el almacenamiento físico y el digital, porque cada documento tiene su lugar dentro de la empresa.
Mucha información importante debe resguardarse en el formato original de papel, lo que requiere una solución efectiva para el almacenamiento de documentos físicos. Por otro lado, dejar de usar papel en la mayoría de los procesos y digitalizar los documentos para su posterior almacenamiento resulta también una forma de optimizar las operaciones.
¿Cómo seleccionar alguna opción de almacenamiento? Se debe determinar qué documentos se requieren almacenar, el volumen de documentos a almacenar, la rapidez del acceso a la información requerida o la importancia de los documentos. Además, es preciso considerar los objetivos y las necesidades de la empresa. Por ejemplo:
- Si la empresa tiene problemas de espacio o no presenta las medidas de seguridad que garanticen la preservación de la información, una buena opción es optar por almacenamiento de documentos digitales.
Sin embargo, cuando la organización tiene problemas de espacio, pero de igual modo es necesario y obligatorio almacenar los documentos en papel, una alternativa es contar con un servicio de custodia documental.
Gedsa: gestión de custodia documental eficaz y segura
Sí, digitalizar cada documento en papel no es viable, pero mantener los documentos en formato físico en archivos de la empresa tampoco resulta una buena opción. En GEDSA te brindamos una alternativa de almacenamiento a los documentos físicos, mediante nuestro servicio de custodia documental.
Contamos con centros de custodia diseñados exclusivamente para garantizar la seguridad y preservación de la documentación. Nuestro servicio incluye desde la recogida de los documentos, su evaluación y la indexación dentro de nuestras instalaciones.
Por el acceso no te preocupes. Gracias a nuestro sistema de gestión de custodia podrás consultar, actualizar y destruir, cuando lo necesites, cualquier tipo de documento almacenado. Incluso puedes añadir otros archivos.
Si deseas contar con múltiples opciones para acceder a tus documentos, contáctanos. En GEDSA te ayudamos a descubrir el sistema de almacenamiento más adecuado para tu organización.
