La custodia de archivos es algo imprescindible para cualquier empresa.
Se solucionan los problemas de espacio en una oficina, se resguarda toda la documentación bajo las medidas de seguridad adecuadas y se emplea personal específico para su gestión. En Gedsa ofrecemos un servicio de custodia y acceso seguro con el que tendrás total control sobre tus documentos.
Muchas veces puede que hayas pensado en que podrás encargarte de todo lo relativo a esta tarea, o encargarla a alguno de tus empleados.
Sin embargo, normalmente esto deriva en una mala experiencia, ya sea por descuidar otras áreas de trabajo o por una labor incompleta de custodia y gestión de documentación.
Hoy queremos hablar un poco de por qué es importante contar con una empresa externa y especializada para este proceso.
Beneficios de externalizar la custodia de archivos
Trabajar con documentos que no estén digitalizados o que requieran guardarlos a lo largo del tiempo por alguna normativa concreta, implica que no podamos destruirlos.
Por eso te invitamos a que trates de externalizar este servicio y disfrutar de las ventajas que brinda:
- Ahorro en los costes: Aunque puedas pensar que contratar a una empresa que lleve este trabajo supone un gasto extra, la realidad es que te aliviará de algunos cargos importantes. Hacer obras para guardar todos los archivos, alquilar un espacio dedicado u ocupar un despacho solo para esto supone más de lo que puedes imaginar.
- Menor deterioro de archivos: Si no cuentas con los recursos y las instalaciones recomendadas para la custodia de estos documentos, lo más probable es que acaben en malas condiciones. Si la digitalización no es posible, se deben proteger estos elementos de la mejor manera.
- Mayor seguridad documental: No solo a nivel físico como ya hemos comentado, sino que te encontrarás con las medidas de seguridad adecuadas para garantizar una protección total de los documentos.
- Clasificación de los documentos: Un análisis exhaustivo de toda la documentación te permitirá diferenciar entre la información que necesites tener a mano y aquella que puedas externalizar su custodia por su necesidad puntual.
- Control de la información: Tener un índice de los archivos, con la gestión de todo el proceso de la custodia y una base de datos verificada permite mantener la información al detalle. Así podrás localizar los archivos importantes de forma más rápida y encontrar justo lo que necesitas.
- Priorizar los documentos: Cuando tengas que preparar la información para externalizar la custodia de archivo, tendrás que hacer un análisis exhaustivo de todo. Así podrás diferenciar lo que debes tener a mano y lo que solo necesitarás puntualmente y puedes mantenerlo fuera de la empresa.
- Mejora en los procesos de trabajo: Al externalizar la custodia de archivos, liberarás de esta carga de otros empleados y podrán dedicarse a su labor profesional. Verás como el flujo de trabajo es más simple y más eficaz que anteriormente.
- Cumplimiento de normativas: Con las actuales regulaciones sobre la protección y eliminación de archivos, es importante tener esta gestión documental bien detallada. También así podrás responder de la mejor manera a las auditorías legales y solicitudes por parte de cualquier organismo.
Elige al mejor proveedor de este servicio
Si ya tienes claro que vas a elegir externalizar el proceso de gestión de archivos, debes tener en cuenta qué es lo mejor para ti y lo que necesitas. Analiza diferentes aspectos que son importantes y dedica suficientes recursos y tiempo para decidir los archivos que serán trasladados al centro de custodia.
Ten en cuenta que debe tratarse de una compañía que te ofrezca garantías, confianza y experiencia. Va a manejar documentos muy importantes para tu negocio y necesitas delegar la responsabilidad de esta gestión sin sentirte presionado o con dudas. Solo así podrás estar tranquilo con la empresa que contrates.
También debe ofrecerte la máxima seguridad en su custodia, ya que habrá archivos confidenciales a los que solo podrán acceder aquellos empleados autorizados. Por supuesto, esto incluye la seguridad física: medidas antiincendios, protección ante el deterioro, conexión con alarmas…
Por último, ten claras tus necesidades a la hora de elegir un proveedor. Según la frecuencia con la que debas acceder a tus archivos, la recuperación de una base de datos con todo lo necesario o la localización inmediata de cualquier documento son elementos muy importantes a la hora de tomar una decisión. Debes poder modificar, eliminar o añadir información en cualquier momento.
¿Sabes que Gedsa te ofrece todo esto y, además, otros servicios complementarios?
Por qué buscar una empresa que además digitalice documentos.
Si además de tener que conservar la documentación en papel trabajas prácticamente a diario con ella, necesitarás que esos documentos estén correctamente digitalizados para su óptima gestión. Para ello tu proveedor deberá contar con los medios tecnológicos adecuados y personal especializado en la digitalización de documentos.
De esta forma, manteniendo una digitalización continua de todo el proceso tendrás un control absoluto de tu documentación, facilidad de acceso a la información y una mayor eficacia en su gestión.
Si crees que es el momento de externalizar la custodia de archivos, en Gedsa tenemos todas las herramientas para ofrecerte el mejor servicio.
Nos ponemos a tu completa disposición para que puedas contactar con nosotros y recibir el asesoramiento que necesites.
