La transformación digital y la gestión de documentos nos han hecho cambiar el enfoque respecto a la forma de organizar nuestros archivos. Una de las muchas herramientas que se han descubierto gracias a este proceso es el Cuadro de Clasificación Documental, un concepto en el que queremos profundizar hoy.
Debemos tener en cuenta que los documentos son un pilar básico de información y control de cualquier compañía, y por ello debes tratar de estructurarlos de forma que sea fácil y sencillo acceder a ellos. Supondrá un ahorro de tiempo y de costes para tu empresa cada vez que necesites encontrar un archivo puntual.
¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental?
Un Cuadro de Clasificación Documental es, como ya hemos anunciado, una herramienta fundamental para el tratado de archivos. Es la base para cualquier otra operación documental: descripción, recuperación, difusión, valoración…
Podríamos definirlo como un índice que permite la codificación de todos los documentos (de forma numérica, alfabética o alfanumérica), basándose en la organización de nuestra empresa, . Esta jerarquización facilita la ubicación y búsqueda de cualquier archivo, además de reflejar las diferentes actividades y funciones de tu empresa.
Por lo expuesto anteriormente, se considera que los Cuadros de Clasificación Documental son uno de los recursos más importantes para una correcta organización. La ordenación en niveles de esta técnica puede aplicarse tanto a métodos tradicionales como a la gestión electrónica de documentación.
Tipos de Cuadro de Clasificación Documental
Existen cuatro tipos diferentes de Cuadros de Clasificación Documental, dependiendo de la forma de presentar las jerarquías:
- Orgánicos: En ellos se muestra la estructura orgánica de la empresa, dividida entre sus departamentos, oficinas o secciones.
- Funcionales: Para este sistema, se analizan las funciones o actividades de la compañía, que no siempre coinciden con la estructura orgánica. Es más flexible y a la vez estable que el anterior, ya que permite amoldarse a los posibles cambios de la organización interna a lo largo del tiempo.
- Orgánico-funcionales: Como su nombre indica, es una mezcla de los dos primeros. Son los más comunes actualmente, y se comienza detallando los órganos para después diferenciar funciones dentro de ellos.
- Por materias: Se organizan los documentos directamente por el asunto del mismo o el contenido del interior.
Para optar entre uno u otro sistema, es importante que elijas el que mejor se adapte a tu empresa.
Debe ser una herramienta de ayuda, por lo que se requiere flexibilidad y precisión al mismo tiempo. Ten en cuenta factores como la estabilidad de las jerarquías o la naturaleza de los documentos para tomar una decisión.
Características del Cuadro de Clasificación Documental
Ya hemos nombrado algunas de las características diferenciadoras de un Cuadro de Clasificación Documental, pero vamos a exponerlas aquí de manera clara:
- Deben aparecer todas las series documentales generadas por la compañía, dejando fuera cualquier otro documento ajeno. El cuadro se completará con los documentos propios, sin importar su cronología o su soporte.
- Se trata de una estructura estable y flexible, que pueda permanecer en el tiempo y se adapte a los cambios que pueda sufrir la organización. Deben poder incorporarse nuevas series documentales sin modificar el resto del cuadro.
- La clasificación de los documentos debe ser precisa pero sencilla, que permita a todos los miembros de la empresa acceder a ellos. Esto dotará de eficacia a la tarea de recuperación de información.
- Esta sencillez se expresa en forma de pocas subdivisiones. La jerarquización llevada al extremo solo aumenta la confusión y los errores a la hora de clasificar un documento.
- El sistema de codificación debe establecerse de una forma clara, en la que se identifiquen las clases o categorías y sus respectivas series documentales. Un simple código alfanumérico debe ser suficiente para conocer la información necesaria de un archivo.
- Se debe evitar incluir un apartado de “Varios” o “Miscelánea”, que solo añaden confusión y dificultan la búsqueda de datos.
Por su parte, cada uno de las secciones y subsecciones deben nombrarse con un título, que debe:
- Cumplir con el sistema de clasificación documental.
- Ser breve.
- Describir el contenido de los documentos en su interior.
- Utilizar palabras de carácter informativo.
- Ser exclusivo, de forma que sea imposible encontrar un título igual en todo el cuadro.
Seguridad y codificación del Cuadro de Clasificación Documental
Teniendo en cuenta la estructura establecida y las pautas creadas para la generación de cada etiqueta, se puede ver que este sistema de archivo resulta muy seguro. Todas las series documentales están organizadas de una forma jerárquica que no ofrece lugar a dudas, siguiendo una codificación estricta.
Como se han mencionado anteriormente, estos códigos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos. Se debe estudiar cada caso para elegir la mejor opción, que facilite tanto el control como la recuperación de los archivos de la forma más sencilla.
Beneficios de usar un Cuadro de Clasificación Documental
El principal beneficio es la oportunidad de tener un manual sistematizado y eficaz que te ayude a agrupar los documentos. Estos se añadirán a una u otra sección o subsección dependiendo de su clase, categoría o contenido, y nos facilitará la localización y el acceso a estos archivos.
Estos cuadros permiten registras todas las series documentales generadas por la empresa, clasificándolas de un modo sencillo y garantizando su futura recuperación. Además, permite adaptarse a los cambios en la empresa sin necesidad de modificar todo el bloque. Por último, también es útil para conocer y controlar el volumen documental con el que se opera.
Cómo elaborar un Cuadro de Clasificación Documental
Ahora que ya conoces mejor la herramienta clave, vamos a ver un sencillo paso a paso que te servirá como guía para estructurar uno. Debes ser consciente de que se trata de un trabajo de muchas horas, pero que será de gran utilidad de ahora en adelante.
Para ponerte manos a la obra, será requisito indispensable conocer muy bien la organización de la empresa, así como sus actividades y funciones principales. Investiga todo cuanto necesites, accediendo a organigramas o procesos de trabajo, incluso entrevistándote con miembros de los diferentes departamentos.
Ten en cuenta que cada Cuadro de Clasificación Documental es único, pues se adapta a la cultura institucional y a la forma de trabajo de cada empresa.
Una vez aclarado esto, te dejamos los pasos a seguir:
- Comienza por identificar cada uno de los departamentos de tu empresa. Recurre a los organigramas, a sus estructuras internas y a los diferentes estratos.
- Conoce las actividades de cada uno de ellos. Analiza las funciones que se desarrolla en todo el flujo de trabajo, para dar lugar a las series documentales. Sírvete de la norma internacional ISDF para describir estas funciones.
- Adjudica las series documentales a cada departamento y describe quién y cómo se gestionan. Incluye datos de interés que puedan definirlas mejor, como el tipo de documento que las forman.
- Escoge la estructura del cuadro que vayas a utilizar, según tus necesidades, de entre las que hemos nombrado anteriormente: orgánicos, funcionales o mixtos.
- De la misma manera, elige el formato de codificación más adecuado entre numérico, alfanumérico o mixto.
- Es el momento de ir completando cada hueco y crear tu Cuadro de Clasificación Documental.
Ya has visto cómo funciona un Cuadro de Clasificación Documental, cómo establecerlo y cómo te ayudará a mantener perfectamente organizados tus archivos.
Desde Gedsa podemos ofrecerte las herramientas más adecuadas para ello.
Ponte en contacto con nosotros si necesitas asesoramiento.
