El término ‘gestión de contenidos empresariales’ (ECM, del inglés Enterprise Content Management) puede confundirse con el de ‘gestión documental’. Aunque puedan parecer similares, abarcan conceptos distintos y, en cuanto a las herramientas necesarias para cada uno de ellos, también existe una gran diferencia.
Teniendo en cuenta esto, y antes de entrar a conocer en profundidad el software que se utiliza para llevar a cabo cada uno de ellos, vamos a analizarlos un poco. La gestión documental determina unas técnicas y normas para tratar los documentos creados o recibidos por una organización. Además, permite su recuperación o establece la forma de conservar y eliminar dichos documentos.
Por su parte, la gestión de contenidos empresariales es un concepto más amplio que abarca diferentes estrategias, métodos y herramientas. El fin de esta gestión es el tratamiento, entrega, almacenaje y preservación del contenido (incluyendo documentos) relativo a los procesos organizativos. La expresión ‘empresarial’ no hace referencia únicamente a empresas y sociedades, sino que se abre también a fundaciones, organizaciones o instituciones públicas.
Sistemas de gestión documental frente a Enterprise Content Management
Centrándonos en las aplicaciones necesarias para cada uno de estos procesos, empezaremos por ver cómo funcionan los sistemas de gestión documental. Este tipo de software trabaja alrededor de todo el ciclo de vida de un documento, desde el momento en el que se crea dentro de la propia empresa o que se escanea en su recepción. Esto incluye su almacenamiento final, la publicación del mismo o el uso compartido.
En cuanto a los sistemas de ECM, la gestión conlleva el uso de todo tipo de contenidos, incluyendo lo que se conoce como “información no estructurada”. Además de documentos, aquí podrían entran páginas web, material audiovisual, correos electrónicos, etc.
Esto implica que, dentro de un software que trabaje el Enterprise Content Management, habrá un gestor de documentos. La gestión documental es la base para la gestión de contenidos empresariales, que se amplía debido a la cantidad de recursos que existen hoy en día.
Características de un sistema de gestión documental
Vamos ahora a ver en detalle algunas de las peculiaridades que encontramos en estas herramientas:
- Plan de archivo: Uno de los puntos más importantes debe ser la posibilidad de describir cómo se aglutinarán los documentos, dónde se almacenarán o quiénes serás sus responsables.
- Creación de documentos: Por supuesto, los gestores documentales deben tener la capacidad de generar documentos propios de la organización.
- Captura e integración: De la misma manera, es imprescindible que incluya sistemas de integración como escáneres y componentes de alta definición como OCR y OMR.
- Seguridad y accesos: El software utilizado para la gestión documental debe garantizar la seguridad de estos archivos, permitiendo el acceso únicamente a quien esté autorizado.
- Permisos y colaboraciones: Esta funcionalidad ofrece la posibilidad de trabajar de manera conjunta y coordinada a este personal autorizado.
- Indexación y recuperación de archivos: La marca de los documentos será fundamental para poder categorizar cada uno de ellos y ubicarlos en su lugar correspondiente, facilitando su búsqueda posterior.
- Introducción de metadatos: Uno de los elementos más importantes para el punto anterior es la posibilidad de incluir metadatos. Estas etiquetas permitirán dar información clave sobre cada documento.
- Distribución e inalterabilidad: La distribución de los documentos en un software de gestión debe hacerse a través de un formato que evite cualquier modificación del mismo a largo plazo.
- Preservación y destrucción: Debe poder configurarse la aplicación informática para decidir cómo preservar cada documento y qué condiciones deben cumplirse para su destrucción.
Características de un Enterprise Content Management
Muchas de estas características aparecen también en las herramientas de ECM, con cierta variación en sus funcionalidades.
- Captura y registro de la información: Los datos pueden llegar a través de diferentes calanes, y deben poder registrarse sin suponer un problema para el software.
- Gestión y procesamiento: Con estas aplicaciones, las empresas y organizaciones deben ser capaces de crear, controlar, sincronizar y supervisar todo el contenido relevante.
- Almacenamiento: El archivado de este tipo de soluciones tecnológicas suelen ser a través de un servidor en la nube, permitiendo el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar.
- Preservación a largo plazo: Los contenidos que se almacenan deben estar disponibles a lo largo de mucho tiempo, ya sea por motivos legales o por exigencias y normativas de la propia organización.
- Workflow y BPM: Tanto los flujos de trabajo como el Business Process Management (que no significan lo mismo) deben considerarse parte de estas herramientas, aunque no sea propias de este ámbito de trabajo. Construir estos ‘caminos’ permite una mejor gestión de la información y la documentación.
- Entrega: Lo que se conoce como output management toma la información necesaria del resto de componentes del ECM para hacérsela llega a los usuarios interesados. Estos componentes se dividen en tecnologías de transformación, seguridad y distribución.
ECM, la evolución del gestor documental
Como hemos ido comentando, los sistemas de gestión de documentos o DMS (Document Management System) se integran en el ECM. Se trata de una evolución tecnológica en la que se integran varios procesos más complejos, que tienen como resultado una correcta gestión del contenido.
Con estas nuevas aplicaciones, se eliminan algunos de los riesgos y potenciales problemas que podían surgir al usar las herramientas tradicionales. Uno de los más importantes es el que puede llevar a cometer irregularidades y faltas de carácter legislativo y normativo, concurriendo así en posibles sanciones y multas.
Permite también una mayor productividad y eficiencia en los procesos de la organización, facilitando cada tarea y haciendo más sencillo el acceso a la información. Esto se traduce en una mejora de la rentabilidad de cada acción y en una relación más amistosa con los clientes y proveedores.
Por último, también fomenta la comunicación y colaboración entre los empleados, incluso de departamentos diferentes. Esto permitirá conseguir una visión completa y desde diferentes perspectivas de un mismo proyecto.
Athento es el EMC que necesitas
Athento es un EMC que te permitirá gestionar y tratar de la mejor manera el contenido relacionado con tu empresa u organización. Ya sean archivos tradicionales y estructurados como aquellos no estructurados, podrás utilizar este software para mantener el control de todo la información que te importa.
La digitalización es un paso cada vez más importante para la continuidad de los negocios, y con nosotros conseguirás más seguridad y productividad. Además, puede integrarse con múltiples herramientas, por lo que tendrás la posibilidad de centralizar gran parte de tus tareas y trabajar de manera mucho más cómoda.
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