Siempre que planteemos implantar una solución de gestión documental es oportuno realizar un estudio e las necesidades en 2 niveles:
- Identificar y documentar los requisitos a nivel de gestión documental.
- Seleccionar las herramientas que cubren funcionalmente estos requisitos.
Para cumplir con la primera iteración será analizar las necesidades en relación los siguientes variables en la gestión documental: captura y edición de documentos, indexación y clasificación, almacenamiento electrónico, distribución, búsqueda y recuperación, retención y disposición, seguridad y control, integración y migración.
- Recopilar el material bibliográfico (referencias legislativas, procedimientos de trabajo, manuales, etc.) y de cualquier otra índole que incluya requisitos de aplicación a la gestión documental a implementar en el software.
- Realizar entrevistas personales con los responsables de los departamentos implicados en la gestión documental para recabar los requerimientos secuenciales (transmisión de información y flujos de aprobación y revisión de documentos) y funcionales (clasificación, ordenación, nivel de acceso y modelo de metadatos).
- Observación directa del flujo documental con intervención, en su caso, de aplicaciones informáticas.
La información recopilada durante este estudio o diagnóstico podrá traducirse en requisitos a cubrir por la herramienta de gestión documental en cuanto a la captura, edición, indexación y clasificación búsqueda y recuperación, etc. Constituye una buena práctica elaborar un check-list para la selección de proveedores en base a estos requisitos ya identificados en el que conste, como mínimo:
- Requisito
- Funcionalidad para satisfacer el requisito.
- Cumplimiento: S / N
- Tipo de Cumplimiento
En cuanto al tipo de cumplimiento podemos considerar, a priori, los siguientes tipos:
- “Out-of-the-box”, o lo que es lo mismo, “listo para usar” o totalmente funcional.
- “Requiere parametrización”, en cuyo caso deberemos aclarar si la realizará el propio proveedor del software o será necesario implementar el producto de un tercero (como por ejemplo, para la firma de documentos o para implementación de flujos de trabajo mediante BPMS) y su coste.
- “Requiere desarrollo”, cuyo coste habrá que determinar de antemano.
- “No cumple”, cuando la funcionalidad requerida no esté operativa y el proveedor no tiene capacidad para parametrizar o desarrollar su software para que la cubra.
Finalizado el estudio previo, si este ha sido realizado de forma correcta, deberemos poder cumplimentar nuestro check-list en sus apartados “Requisito” y “Funcionalidad”, dejando los apartados de cumplimiento para la fase de análisis de proveedores que habremos pre-seleccionado.
Conviene completar los requisitos funcionales con requisitos de otro tipo orientados a asegurar un buen servicio como, por ejemplo, formación de usuarios y documentación técnica aportada, nivel de servicio en la atención y solución de incidencias, actualización de versiones, experiencia, periodo de garantía mínimo, etc.
Se propone rellenar una ficha por gestor documental, facilitándola al fabricante o distribuidor del mismo para que la cumplimente bajo nuestras indicaciones:
| Requisito | Funcionalidad | ¿Se cumple? | Tipo de cumplimiento |
| Los documentos cuyo original en papel sea recibido por registro deben poder ser incorporados a la herramienta. | Captura mediante digitalización de documentos | Sí | Integración con software de terceros (homologado por la AEAT) para la digitalización de facturas Requiere parametrizaciónde plugin para la firma sea automática y no ondemand. |
| Capacidades de búsqueda y filtrado de documentos. | Búsqueda rápida, avanzada, vista árbol búsqueda por temas o etiquetas | Sí | Out-of-the-box |
| … | … | … | … |
Llegados a este punto, seguramente podremos descartar algunas de las soluciones de software evaluadas.
Para continuar con la selección, es recomendable solicitar a los proveedores con un mayor grado de cumplimiento de requisitos una demo que permita evaluar la usabilidad de cada funcionalidad. También es conveniente dejar abierta la posibilidad de que nos ofrezcan mejoras a nivel funcional, planteamientos alternativos y soluciones creativas, para cuya evaluación, eminentemente subjetiva, deberemos implicar a los responsables de la gestión documental que pretendemos automatizar.
Se solicitará también un presupuesto que permita realizar una comparativa de costes, relativizarla respecto a la calidad técnica del software (entendida como alineamiento de la solución con mis requisitos) y tomar la mejor decisión en cuanto a la compra.
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