Cada día, en nuestro puesto de trabajo, requerimos de consultar determinada información de referencia, crítica para el correcto desempeño de distintos procesos. Un ejemplo bastante evidente de este tipo de documentación contextual que es preciso conservar, también a nivel legal, lo constituye el archivo laboral de nuestra empresa. Solemos conservar en papel, en un expediente por trabajador que puede contener, entre otros, los siguientes documentos:
- Ficha de datos del trabajador
- Fotocopias DNI / NUSS
- Fotocopia de la cuenta bancaria
- Contrato/s de trabajo
- Alta/s y Baja/s del trabajador
- Documento retenciones IRPF (modelo 145 AEAT)
- Nóminas
- Finiquito/s
- Documentación vinculada a situaciones de incapacidad temporal
El volumen del expediente puede variar mucho dependiendo, por ejemplo, de si el trabajador es fijo o eventual, en cuyo caso podría tener distintos contratos, solo uno de ellos vigente. También podría producirse un cambio de las condiciones de un trabajador indefinido, una modificación de contrato.
Por supuesto, la duración de la relación contractual también engrosará el expediente del empleado, así como la documentación justificativa de las situaciones de incapacidad temporal (por ejemplo, partes médicos…), en un volumen variable según las circunstancias de cada trabajador.
Es fácil hacerse cargo de la importancia de una correcta gestión documental (clasificación, ordenación, control de la vigencia de la documentación, etc.) para que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones en el ámbito laboral, impositivo y también a nivel de protección de datos (el Archivo Laboral podría contener datos de nivel medio o incluso alto, según la LOPD). También resulta sencillo deducir que gestionar un Archivo Laboral puede llegar a ser muy costoso, y que puede complicarse si son varios usuarios los que lo manipulan.
¿Qué podemos hacer para que gestionar los expedientes de personal nos cueste lo menos posible?
- Automatizar (por software) la clasificación y referenciación de los documentos.
- Eliminar los costes de distribución de los documentos vinculados a la incorporación, implementando flujos de trabajo y/o alertas en el sistema.
- Eliminar los costes de archivado físico, búsqueda y re-archivado, digitalizando los documentos y facilitando el acceso es concurrente y en tiempo real, a través de un repositorio común.
Retomando los datos que ya expusimos en su momento en la serie de artículos El Ahorro en la Transformación Digital de las Empresas I y II, podemos afimar que implementar una solución de gestión documental electrónica que incluya la conversión digital o digitalización de un fondo de archivo en papel puede reportar a nuestra empresa un ahorro en torno al 70% del tiempo destinado por nuestro personal a la búsqueda, distribución y re-archivo de expedientes.
Esto, sin tener en cuenta otros beneficios asociados al control de vigencia automatizado, posibilidad de implementar copias de seguridad, de efectuar búsquedas transversales y precisas en base a los datos registrados de cada expediente o documento, de limitar el acceso mediante contraseña, y un largo etcétera.
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