En el pasado post, hablamos del ahorro de hasta un 85% que generan las empresas que implementan la gestión documental, así como la búsqueda de beneficio y las ventajas de archivar o digitalizar. En esta segunda parte, mostramos más datos en cuanto al ahorro que supone la transformación digital en la empresa.
¿Qué beneficios, a nivel de reducción de costes, supone implantar un Sistema de Gestión Electrónica de los Documentos o Sistema de Gestión Documental?
- Podemos automatizar, por software, la clasificación y referenciación de los documentos.
- Eliminamos los costes de distribución de los documentos vinculados a la incorporación. Pueden implementarse flujos de trabajo y/o alertas en el sistema.
- Eliminamos los costes de archivado físico.
- Eliminamos los costes de búsqueda asociados a un perfil concreto (cada usuario podrá encargarse de sus propias búsquedas) y con ello la propia distribución de las consultas. El acceso es concurrente y en tiempo real.
- Eliminamos el re-archivado de documentos.
¿Que coste en tiempo tienen las operaciones de Gestión Documental tras la transformación digital?
Incorporación
- Validación de la clasificación y referenciación automática: 1 minuto
- Digitalización de los documentos recibidos en papel: 1 minuto
- Distribución a sus destinatarios: 0 minutos
- Archivo: 0 minutos
Consulta:
- Búsqueda: 0,5 minutos
- Distribución: 0 minutos
- Re-archivo: 0 minutos
Comparemos entonces los costes de ambas etapas:
| Papel | Digital | |||||
| Diario | Mensual | Anual | Diario | Mensual | Anual | |
| Incorporación 10 documentos | 1,50 | 30,00 | 330,00 | 0,33 | 6,60 | 72,60 |
| Consulta 10 documentos | 1,33 | 26,60 | 292,60 | 0,50 | 10,00 | 110,00 |
| Total (h) | 2,83 | 56,60 | 622,60 | 0,83 | 16,60 | 182,60 |
| Total (€) | 10,53 | 210,67 | 2.317,35 | 3,09 | 61,79 | 679,65 |
Estaríamos hablando de un ahorro en torno al 70% en horas destinadas por nuestro personal, lo cual se encuentra muy en la línea de lo recogido por importantes consultoras internacionales:
- Gartner Group estima que los costes suelen reducirse en un 66%
- PriceWaterHouseCoopers, los cifra entre un 60 y un 80%
Por otro lado, hay otro factor a tener en cuenta: los costes de almacenamiento de la documentación de Archivo.
Por ejemplo, supongamos que la empresa tiene 15 armarios archivadores con la documentación en papel. Cada uno de estos armarios mide aproximadamente 0,50 ancho por 0,55 de profundo con lo que cada uno ocupa 0’275 metros2 y el global de los 15 armarios, 4,125 m2. El coste medio del alquiler de oficinas por metro cuadrado en Madrid es de 11,08 €.
Así pues, estaríamos incurriendo en un coste de 46 € al mes para almacenar estos archivadores, sin tener en cuenta otras implicaciones como las condiciones de ergonomía necesarias ni la distribución del espacio.
Contraponiendo la inversión requerida en el Sistema de Gestión Documental, los costes actuales y los ahorros esperados podremos estimar Retorno de la Inversión en transformación digital:
| Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 | Total | |
| LICENCIA CLOUD SOLUCIÓN EMC | 1.428,00 € | 1.428,00 € | 1.428,00 € | 1.428,00 € | 948,00 € | 6.660,00 € |
| ESCÁNER | 1.000,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 1.000,00 € |
| REDUCCIÓN DE COSTES INCORPORACIÓN DOCUMENTOS | 1.116,61 € | 1.228,28 € | 1.228,28 € | 1.228,28 € | 1.228,28 € | 6.029,71 € |
| REDUCCIÓN DE COSTES CONSULTA | 990,06 € | 1.089,07 € | 1.089,07 € | 1.089,07 € | 1.089,07 € | 5.346,35 € |
| ALQUILER OFICINA – ALMACENAMIENTO | 552,00 € | 552,00 € | 552,00 € | 552,00 € | 552,00 € | 2.760,00 € |
| Total Costes | 2.428,00 € | 1.428,00 € | 1.428,00 € | 1.428,00 € | 948,00 € | 7.660,00 € |
| Total Ahorros | 2.658,68 € | 2.869,35 € | 2.869,35 € | 2.869,35 € | 2.869,35 € | 14.136,06 € |
En este ejemplo, estaríamos recuperando la inversión ya en el primer año.
Otra forma de definir el ROI sería aplicando esta fórmula: (Ahorro Total – Inversión Total) / Inversión Total, con lo que obtenemos, para este ejemplo, un ROI total a 5 años de 85%.
Si bien los datos indicados están basados en casos reales, cada empresa en diferente y habría que ajustar parámetros como el volumen de documentos a tratar, los costes de gestión específicos de la idiosincrasia de su archivo, ubicación y ocupación de sus oficinas.
En GEDSA podemos ayudarte a calcular tu ROI así como a valorar otros beneficios no tangibles como la fiabilidad (menor ratio de extravíos de documentación), la posibilidad de implementar un sistema de copias de seguridad cumpliendo con la LOPD, de establecer un punto de partida para la implementación de una solución de gestión de procesos (BPM) o de digitalizar masivamente tu archivo… ¿Hablamos?
En GEDSA podemos ayudarte a valorar qué estrategias aplicar para transformar digitalmente tu empresa.
