Software de Gestión Documental: Aspectos a tener en cuenta (II)

Sobre el Software de Gestión Documental Tal y como hablábamos hace unos días, hay ciertos aspectos o dudas que se deben tener en cuenta a la hora de adquirir un Software de Gestión Documental para así poder ahorrar esfuerzo, tiempo y espacio cuando gestionamos los documentos.

Seguimos con algunos de las funcionalidades básicas de las que vamos a hablar, presentadas de forma alfabética.

DESCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN

• ¿Qué metadatos, códigos de identificación, taxonomía, sistema de clasificación u ordenación tendrá que aplicarse sobre los documentos para su correcta recuperación?

Los documentos, como cualquier otro archivo, deben estar clasificados de algún modo, según sus descripciones. Debería permitirnos utilizar tags para facilitar la búsqueda o sistemas de controles, en los que, dependiendo del nivel en el que se encuentre el archivo, su privacidad y, por tanto accesibilidad, es más alta.

A nivel de descripción, también podría resultar útil ampliar las funcionalidades como la búsqueda a texto completo, a través de una aplicación de OCR. En ciertos casos y en función de la adaptación que necesitemos, conviene el asesoramiento profesional de un externo cuando nos encontramos en esta fase de definición. Un comercial experto puede ayudarnos a visibilizar todas las funcionalidades de los Sistemas de Gestión Documental.

DISTRIBUCIÓN

• ¿Cómo hacer que los documentos estén disponibles para quien los necesite?

La distribución del acceso es un tema bastante común y de fácil solución. Sin ningún problema pueden coexistir usuarios internos y usuarios externos, siempre estos últimos con la necesidad de acceso a los documentos.

Es importante poder contar con la función de requisito de accesibilidad que permita limitar ciertas áreas o archivos categorizados.

FLUJOS / PROCESOS DE TRABAJO

• ¿Es requerido implementar determinada secuencia en cuanto a la creación, revisión, aceptación o publicación de los documentos?

Es interesante analizar el flujo de trabajo que podremos implementar o no a través de un sistema que aporte funcionalidades adicionales. Las más comunes suelen ser la revisión y la aceptación. Según la aplicación que obtengamos necesitaremos o no desarrollos adicionales sobre el software.

NAVEGACIÓN

• ¿Cómo se archivan los documentos?

Conocer la estructura del Software de Gestión Documental que tengamos pensado adquirir es conveniente para saber de qué opciones pantallas de menú disponemos.

• ¿Qué métodos se usarán para organizar o indexarlos?

Los criterios de organización de los archivos deberían ser (o al menos tener la opción) los mismos que podríamos disponer en un archivo físico, con la ventaja de que, al digitalizar todo el sistema, las opciones de búsqueda se multiplican, generando un ahorro de tiempo y espacio.

Por ello, tenemos que valorar las mejoras en la entrada de documentos al sistema (ingesta automática de documentos, uso hot folders, direcciones de email asociadas, etc).