Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es una estructura que permite administrar, conservar y recuperar de forma eficiente y organizada los documentos que se crean y reciben en una empresa.
Los sistemas de gestión documental están tomando cada vez más relevancia en la organización de las empresas. Esto es debido principalmente a que el volumen de información que generan no para de crecer, por lo que gestionar esos datos de forma segura, estructurada y rentable es una tarea cada vez más compleja.
Objetivos de un sistema de gestión documental
Los objetivos de un Sistema de Gestión Documental son los siguientes:
- Acceso y localización. Facilitar la recepción, acceso, etiquetado y ubicación de la información por los miembros de la organización.
- Custodia y recuperación. Gestionar, preservar y, si es necesario, recuperar los documentos y archivos de un modo eficaz.
- Cumplimiento de la legislación. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y cumplir con los requisitos legales vigentes.
Ventajas de los sistemas de gestión documental
Algunas de las ventajas clave en la gestión documental son:
- Capacidad de edición simultánea de los documentos sin pérdida de información.
- Control de las versiones de los documentos para identificar su evolución en el tiempo.
- Auditoría de los documentos para saber quién y cuándo se manipularon.
- Más en: 8 Ventajas de los sistemas de gestión documental
¿Qué empresas necesitan la Gestión Documental?
Todas las empresas, sea cual sea su tamaño o organización, trabajan con documentos en formato papel y digital que contiene información imprescindible para el desarrollo de la actividad comercial, los proveedores o los clientes.
En aquellas empresas con un gran volumen de documentos como facturas, albaranes, permisos, etc. la gestión eficiente de este contenido es una clave para su crecimiento.
Implementación eficiente de un sistema de gestión documental
1. Analizar las necesidades y objetivos de la empresa. No todas las organizaciones tienen las mismas características ni los mismos fines, por lo que el primer paso es obtener toda la información necesaria para desarrollar la mejor solución.
2. Implantación personalizada de la solución. Existen muchas opciones en el mercado pero no tantas como empresas. Por lo que implantar una solución a medida es la opción más efectiva y rentable.
3. Formación del equipo. Instruir a los miembros de la organización para aumentar su productividad y extraer el mayor potencial a la solución.
En GEDSA somos especialistas en implementar Sistemas de Gestión Documental.
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