La eficacia de la gestión documental en términos de precisión

Resulta frecuente establecer que la correlación entre el control documental y los expedientes se establezca en un plano estrictamente analógico, de papel.

Parece asumido que, en tanto que electrónica, la documentación no requiere de la aplicación sistemática de ciertos rudimentos para su clasificación, ordenación y codificación, al permitirnos el contexto digital realizar búsquedas muy exhaustivas por contenido, formato del fichero u otros metadatos técnicos como la fecha de creación, por ejemplo.

Bien, esto es cierto, pero siempre y cuando requiramos de un sistema documental en el que prime la precisión.

La precisión en un contexto de gestión documental es la capacidad de determinada ecuación de búsqueda para recuperar la información exacta que se necesita, sin ruido. La precisión es, en cierto modo, contraria a la exhaustividad.

También en muchas ocasiones hablamos de información como una especie de neologismo llamado a sustituir al término documento cuando nos referimos a un sistema de gestión electrónica.

En este artículo hablaremos de documentos refiriéndonos a la información registrada o plasmada en un soporte (papel o electrónico), dejando reflejo de determinado hecho en un momento concreto de tiempo. Lo que los anglosajones han acertado en denominar record.

¿Realmente somos precisos cuando intentamos recuperar cierta información entre los documentos electrónicos que tenemos almacenados en nuestro sistema?

No nos referimos a la recuperación online de información, sino a aquellas veces en que tenemos que utilizar el explorador de carpetas o las utilidades de búsqueda de nuestro correo electrónico para encontrar ese documento concreto que preparamos o recibimos en su día y que contiene el dato o la prueba exacta que necesitamos en ese momento.

Muchas veces este ejercicio resulta frustrante y perdemos mucho tiempo en revisar y cotejar los resultados de la búsqueda, incluso sin éxito.

La frecuencia e impacto que estas búsquedas infructuosas hayan tenido en nuestro desempleo profesional nos dará la pista para evaluar intuitivamente el valor que para nosotros tendría mejorar la precisión en el resultado de las búsquedas mediante una correcta descripción de los documentos recibidos y generados en nuestra organización, también en un contexto digital.

Incluso estando concienciados con la importancia de un correcto control documental de los expedientes electrónicos, en muchas ocasiones la carga de trabajo no permite llevarla a cabo correctamente, aún cuando estemos trabajando con un Sistema de Gestión Electrónica de Expedientes.

Debemos saber que la captura y extracción de datos puede automatizarse y configurarse de modo que los documentos queden correctamente clasificados conforme a la taxonomía que previamente hubiéramos definido.

Llegados a este punto, consultar otros casos de usos de captura y extracción de datos e información de documentos nos ayudará a identificar casuísticas que podríamos aplicar para mejorar la eficacia (en términos de precisión) en las búsquedas documentales y, en general, en la gestión documental (records management) en nuestra organización.