La gestión documental es el conjunto de procesos y métodos que permiten organizar, clasificar, custodiar, digitalizar y recuperar la información que encontramos tanto en documentación en papel como en sistemas informáticos, de manera estructurada. De la misma manera, bien en el Sector Privado como en la Administración Pública, contar con un sistema bien definido es esencial para mejorar la eficiencia, proteger datos sensibles y garantizar el cumplimiento normativo.
En Gedsa trabajamos desde hace más de dos décadas ayudando a organizaciones a organizar sus archivos y a implantar soluciones eficaces que facilitan la consulta, la trazabilidad y la seguridad documental.
Una gestión documental bien planteada no solo reduce costes, sino que también refuerza la calidad de los procesos internos y la seguridad de las organizaciones.
Qué es la gestión documental y por qué es tan relevante
La gestión documental consiste en administrar el ciclo completo de vida de los documentos, desde su creación o recepción hasta su conservación o eliminación final. Este ciclo está regulado por normativas como la ISO, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y las leyes de archivos y protección de datos.
Su importancia radica en que una organización que controla adecuadamente sus documentos trabaja de manera más productiva y eficientemente y mantiene bajo control los riesgos legales asociados a la información que maneja.
Beneficios de una gestión documental bien implantada
Un sistema de gestión documental bien diseñado permite encontrar información en rápidamente, evita duplicidades innecesarias, reduce costes operativos y agiliza procesos como las auditorías o inspecciones.
Cuando Gedsa interviene en un archivo por primera vez, suele detectarse que gran parte de los problemas con los que se encuentra un cliente derivan de errores en los procesos y se originan simplemente por la ausencia de orden y criterios homogéneos, que sean compartidos y sean conocidos por toda la estructura que utiliza el archivo.
Además del ahorro de tiempo, una gestión documental efectiva refuerza la privacidad de los datos, garantiza la conservación adecuada de la información relevante o sensible y proporciona una base sólida para proyectos de transformación digital.
Fases del ciclo de vida documental
Cada documento pasa por varias etapas que deben gestionarse de forma coherente. La primera de ellas es la creación o recepción del documento, momento en el que se registra su origen y propósito. A continuación, se clasifica e identifica mediante metadatos o códigos, que permiten su correcta ubicación dentro del cuadro de clasificación, una vez descrito el documento se conserva en un archivo de gestión, en un archivo intermedio o en un archivo histórico, en función de su uso y valor.
La digitalización de documentación física facilita su consulta, especialmente cuando se incorpora OCR (reconocimiento de caracteres) y una indexación adecuada.
Finalmente, cada documento debe tener definidos sus plazos de conservación, sus criterios de transferencia y, llegado el momento, su eliminación y destrucción segura o su conservación permanente.
Digitalización y acceso a la información
La digitalización se ha convertido en un proceso de gestión clave, especialmente en la Administración Pública y también en empresas privadas que mueven grandes volúmenes de documentación. Gedsa aplica procesos de digitalización con OCR y metadatos estructurados al objeto de garantizar búsquedas rápidas y trazabilidad. Como resultado, obtenemos un archivo más accesible y mejor preparado para integrarse con plataformas electrónicas que habitualmente se usan en estos entornos.
Gestión documental digital y soluciones tecnológicas
Los sistemas de gestión documental (SGD) permiten unificar criterios, homologar procesos, centralizar y controlar versiones de documentos, aplicar reglas de acceso y establecer flujos de trabajo. Gracias a las herramientas de gestión documental, las organizaciones pueden automatizar tareas, reducir riesgos y asegurar que cada documento se trata conforme a la normativa vigente.
Hoy en día lo habitual es trabajar en entornos híbridos donde conviven documentos en papel con documentos electrónicos. Por ello, la labor de empresas especializadas como Gedsa cobra especial relevancia a la hora de unificar criterios y evitar que la información quede dispersa en múltiples sistemas.
Riesgos de no gestionar correctamente la documentación
La ausencia de una gestión documental adecuada provoca retrasos, pérdida de información, dificultades para responder a auditorías y riesgo de sanciones por incumplimiento del RGPD o de normativas sectoriales. También genera inseguridad interna, ya que los documentos críticos pueden quedar fuera de control o al alcance de accesos inadecuados.
A nivel operativo, los equipos pierden tiempo buscando documentación, se duplican tareas y se encarecen procesos que podrían resolverse de manera automática. Cuando Gedsa realiza diagnósticos iniciales, una de las incidencias más frecuentes es la falta de trazabilidad con los documentos esenciales como contratos, facturas, expedientes o documentación histórica.
Cómo implementar un sistema de gestión documental en tu organización
La implantación debe comenzar con un diagnóstico del archivo actual: qué documentos existen, cómo están organizados, qué normativa les afecta y qué riesgos presenta la situación actual. A partir de ahí se diseñan las series documentales, los criterios de organización, los plazos de conservación y los criterios de acceso.
Un segundo paso consiste en ordenar físicamente la documentación, trasladarla si es necesario a unas dependencias o depósitos adecuados para la conservación de documentación y definir procedimientos claros de consulta y devolución de la documentación consultada. También es muy útil el uso de un software de gestión documental que actuará como repositorio único de la información, de la misma manera que se pueden activar procesos de trabajo para la digitalización de documentación en formato papel y, por último, es fundamental formar al equipo, revisando periódicamente la normativa interna y asegurando una perseverancia y mantenimiento continuado de los procedimientos aplicados.
Servicios profesionales de gestión documental ofrecidos por Gedsa
Grupo Entorno Documental, SA acompaña a organizaciones públicas y privadas en todas las fases del proceso: diagnóstico, organización, digitalización, custodia física y digital, diseño normativo y puesta en marcha de soluciones tecnológicas. Su experiencia con Archivos Municipales, grandes corporaciones públicas, volúmenes documentales en el sector privado y fondos históricos en organismos oficiales, permite asegurar un proyecto ordenado, seguro y sostenible.
Las entidades que externalizan parte o todo su sistema documental con Gedsa obtienen una reducción notable de tiempos, una mayor transparencia en sus procesos y la tranquilidad de contar con un archivo controlado y listo para afrontar auditorías, inspecciones o proyectos de digitalización masiva.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental
Qué tipos de documentos deben gestionarse
Todos aquellos que formen parte de la actividad de la organización: expedientes administrativos, documentación contable, contratos, facturación, recursos humanos, documentación técnica y fondos históricos.
Es necesario digitalizar toda la documentación
No siempre, pero sí es imprescindible asegurar el acceso rápido, la trazabilidad y la conservación adecuada. La digitalización suele priorizarse en las series más utilizadas o críticas.
Quién debe gestionar los accesos y permisos
El responsable documental o el departamento designado por la organización. Gedsa suele apoyar en la definición de roles y permisos para asegurar un control robusto y coherente.
Cuánto tiempo deben conservarse los documentos
Cada tipo documental tiene un plazo legal o funcional específico. Por ello, es necesario elaborar una tabla de conservación documental que determine los plazos mínimos y los criterios de eliminación o conservación permanente.
Pero entrando en el detalle, el plazo de conservación de la documentación de una empresa en España depende del tipo de documento y las normativas aplicables.
Estas son las más comunes:
Documentos fiscales y contables
- Facturas, libros contables, registros fiscales: 4 años.
- Este plazo corresponde al período de prescripción de la Agencia Tributaria para inspecciones (contado desde la fecha de presentación de la declaración).
- Documentos relacionados con el IVA: 4 años.
Documentación laboral
- Nóminas, contratos laborales, cotizaciones a la Seguridad Social: 5 años.
- Según el Estatuto de los Trabajadores y la Ley General de la Seguridad Social.
- Prevención de riesgos laborales: Al menos 5 años desde el cese de la actividad o finalización del contrato.
Documentación mercantil
- Libros societarios y actas (actas de juntas, libros de socios, etc.): 6 años.
- Según el Código de Comercio.
Protección de datos personales
Datos de clientes y empleados: Solo se deben conservar mientras sean necesarios para la finalidad con la que se recopilaron, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Si ya no son útiles, deben ser eliminados.
Si tu organización necesita mejorar la forma en la que gestiona, conserva y accede a su documentación, en Gedsa podemos ayudarte a implantar un sistema eficiente, seguro y adaptado a la normativa vigente. Nuestro equipo analiza cada caso de manera personalizada y diseña soluciones que garantizan resultados sostenibles.
👉 Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo optimizar tu archivo y fortalecer tus procesos internos.
La IA en Gestión Documental: ¿Revolución o Evolución?
Digitalización de Expedientes Académicos Universitarios
Esquema Nacional de Interoperabilidad y la utilidad en la Gestión Documental
Criterios y condiciones para una custodia documental adecuada y eficaz
¿Qué es el BPO o Business process outsourcing?
Diccionario de Gestión Documental
