Cómo abordar los retos del Archivo Híbrido en el contexto de la Administración Electrónica

ARCHIVE es una solución desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Función Pública para el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, disponible para cualquier administración pública e a través del Centro de Transferencia de Tecnología.

Como no podía ser de otro modo, siendo la documentación la concreción del acto administrativo, los requisitos de implementación de ARCHIVE emanan del marco legal que ha impulsado la transformación digital de todas las administraciones, iniciada con la publicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad y, más recientemente, con la implantación de la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.

Analizando el alcance funcional de la propia aplicación ARCHIVE, puede concluirse que en su diseño se ha tomado en consideración además los preceptos de la Archivística “tradicional”, habiéndose mantenido conceptos como la clasificación por series documentales (cuadro de clasificación), el principio de procedencia (Centro de Archivo), etc.

No obstante, existe un riesgo real de segmentación del fondo documental inherente a la implantación de ARCHIVE al no ser ésta una solución pensada para el Archivo de expedientes o documentos en papel. Siendo así, el éxito en la implantación de ARCHIVE radicará en la habilidad para encontrar las sinergias que permitan:

  • Alinear los procedimientos, normas, instrumentos y soluciones desarrolladas por los archiveros para la gestión documental en su sentido más tradicional (clasificación orgánico funcional, esquemas de metadatos, cuadros de acceso, calendario de vigencia, etc.) con las nuevas posibilidades que ofrece la tecnología (inmediatez y recurrencia en la consulta, implementación de directivas de seguridad, explotación de datos, extracción automática de metadatos, etc.) y
  • Adoptar las estrategias más oportunas para la transferencia de documentos, datos y metadatos tanto con los sistemas de información a extinguir con la implantación de ARCHIVE (mapeo y migración de datos, digitalización de documentos en formato original papel, etc.) como con aquellas otras herramientas con los que deba convivir e interaccionar (sistemas de tramitación electrónica, INSIDE, entre otros).

Sería un error, por ejemplo, desarrollar un nuevo cuadro de clasificación o describir de forma distinta las unidades documentales atendiendo a algo tan “baladí” en el fondo como es su formato. Para evaluar la información de partida y proponer soluciones prácticas, es una buena práctica tomar en consideración la asistencia de profesionales.

¿Quieres conocer los servicios de GEDSA?

Contacta con nosotros y analizaremos tu caso sin compromiso.

¿Te llamamos?

GRUPO ENTORNO DOCUMENTAL SA se compromete a cumplir con los requerimientos de la base legal para el tratamiento de tus datos constituida por tu consentimiento al leer aceptar la política de privacidad. Nuestra finalidad es ofrecerte la información que nos solicites sobre los servicios que ofrecemos así como cualquier otro aspecto de nuestra actividad profesional. No se ceden los datos a terceros. Tienes derecho a obtener confirmación sobre si en GEDSA ENTORNO DOCUMENTAL SA estamos tratando tus datos personales por tanto tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Para poder proporcionarle el contenido solicitado, debemos almacenar y procesar tus datos personales. Si aceptas que almacenemos tus datos personales para este fin, marca la casilla de arriba. Puedes completar esta información en nuestra web www.gedsa.es.

  • Diccionario de Gestión Documental

  • ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

  • Qué se necesita para destruir las facturas en papel

  • Beneficios y Aspectos Clave de la Digitalización de Facturas

  • Beneficios de almacenar los datos de tu empresa en la nube

  • Ventajas de la asociación SEDIC para nuestros clientes