Seguimos con los aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de contratar un Software de Gestión Documental. De este modo, ahorraremos en esfuerzo, tiempo y espacio cuando gestionamos los documentos.
Este será el tercer y último post de funcionalidades básicas, presentadas por orden alfabético.
PERIODO DE RETENCIÓN – DISPOSICIÓN¿Durante cuánto tiempo deben ser mantenidos los documentos?
Mediante unos metadatos podemos automatizar la «fecha de caducidad» de los documentos, como bloquearse o eliminar los mismos. De este modo, se rigen las mismas normas que hubiésemos implementado en la organización con respecto a este tema.
RECUPERACIÓN DE DESASTRES¿Cómo podemos recuperar los documentos en caso de pérdida, desastre natural o destrucción de los equipos?
Los backup tienen una gran importancia en estos casos. La política de copias de seguridad siempre debe venir en un sistema almacenamiento en la nube que contratemos (cloud computing).
Si nuestro sistema es on-premise (in-house) el software de gestión documental que tengamos debe permitirnos definir y ejecutar nuestra propia política de copias de seguridad (también períodos de actualización y ubicación de esta).
SEGURIDAD Y AUTENTICACIÓN¿Cómo se evita que personas no autorizadas lean, modifiquen o destruyan documentos? ¿Cómo manejar el copyright y otras restricciones legales?
Esto se evita definiendo permisos de usuarios. El software de gestión documental debe dejarnos crear archivos por «escala» y asignar ciertos niveles a un número de usuarios que nosotros elijamos, de este modo los accesos se limitan.¿Cómo manejar el cumplimiento de la LOPD?
Dependiendo del nivel de seguridad requerido según el nivel de confidencialidad de los datos, deberán poderse implementar el registro de logs, conexión segura (SSL), seguridad de red y sistemas, encriptación de datos, firma y certificados digitales, entre otros.
TRAZABILIDAD¿Qué información hay que guardar sobre las acciones sobre los documentos (por ejemplo, versionado de los documentos, registro de modificaciones, acceso, etc.)?
Este tipo de acciones, como todo lo relacionado con el histórico, debe guardarse de forma automática en el software de gestión documental que adquiramos y siempre con la opción de poder ser consultable para el usuario siempre que este lo desee.
