Aunque la documentación en papel ha ido perdiendo protagonismo respecto a los sistemas electrónicos, en pocos sitios se ha podido prescindir completamente de su uso. Por ello es necesario seguir manteniendo unos criterios adecuados de conservación y seguridad. Unos criterios que nos sirven para diferenciar entre un almacén apto para la custodia física y otros que no lo están.
Para poder tratar estos criterios de una forma más adecuada, necesitamos respondernos a a una serie de preguntas en según qué aspectos:
Condiciones adecuadas de conservación
¿Está la documentación protegida?
El soporte que las contiene no debe estar roto y tiene que estar claramente identificado. Por otra parte, para ayudar a reducir el desgaste de la documentación, debe haber un control de temperatura máxima y mínima
¿El espacio es seguro?
No debe haber elementos que puedan ocasionar daños (tuberías, aparato eléctricos).
Controles periódicos (nivel medio y alto)
-¿Se realizan controles periódicos de revisión de las condiciones de custodia y cumplimiento del reglamento de Protección de datos?
El cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos es fundamental a la hora de cualquier tratamiento de documentos, especialmente cuando se trata de la custodia y/o destrucción documental.
El nivel de seguridad bajo es el nivel en donde se encuentran los ficheros o tratamientos de datos de carácter personal y que no requieren un mayor nivel de seguridad.
En el nivel de seguridad medio ya aparecen datos que necesitan una mayor protección como los relacionados con la comisión de infracciones administrativas o penales, que traten sobre solvencia patrimonial y crédito, administraciones tributarias, prestación de servicios financieros. También los datos que estén en manos de la Seguridad Social o los que manejan las mutuas.
Por último, el nivel de seguridad alto corresponde a aquellos datos de información confidencial (religión salud, orientación sexual, creencias, raza, archivos relacionados con violencia de género).
En este último caso, se impiden los accesos no autorizados mediante controles de acceso y, a su vez, se mantiene un registro de accesos a la documentación.
Una buena forma de facilitar la gestión es enviar la documentación menos utilizada a una empresa que se encargue de la custodia y reúna las mejores condiciones de custodia y seguridad. Otra opción es reducir la necesidad de acceso a los originales mediante la digitalización.
IMPORTANTE: Como ya hemos dicho, la empresa contratada deberá contar con los requisitos establecidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos
En GEDSA cumplimos con los más altos criterios para la realización de una custodia segura. Si necesitas más información, puedes contactar con nosotros a través de nuestro formulario.
Diccionario de Gestión Documental
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Qué se necesita para destruir las facturas en papel
Beneficios y Aspectos Clave de la Digitalización de Facturas
Beneficios de almacenar los datos de tu empresa en la nube
Ventajas de la asociación SEDIC para nuestros clientes
