Cómo extraer y procesar la información de los documentos
La información es poder. Llevamos años escuchándolo y, ahora más que nunca, parece que las compañías han empezado a hacer uso de los datos que tienen disponibles para mejorar sus productos, sus servicios y su comunicación con el usuario final. Pero la información no aparece sin más; los datos a menudo se encuentran distribuidos en cientos de documentos que necesitan ser procesados para poder servir de utilidad.
La extracción y el procesamiento de la información tiene una finalidad clara: preparar todos los datos disponibles para que puedan ser interpretados, analizados y almacenados de la mejor manera. Esto ofrece múltiples ventajas para cualquier organización, que luego señalaremos.
Tecnología OCR e Inteligencia Artificial
La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) lleva utilizándose muchos años a nivel científico para, precisamente, ordenar y digitalizar toda la información disponible en papel. Pero esto ha evolucionado, dotando ahora de Inteligencia Artificial (IA) a estas técnicas, para conseguir una optimización más ágil del proceso completo.
Desde la extracción del texto plano hasta la extracción de palabras claves y datos concretos, la IA consigue hacer un análisis morfosintáctico completo de todo el documento, consiguiendo comprender en profundidad el escrito. Así puede discriminarse de la mejor manera aquello que es fundamental de lo que apenas es relevante, pudiendo organizar de forma adecuada toda la información.
A partir de aquí, se consigue extrapolar la información de una forma estructurada que permita su visualización de la mejor manera posible. Además, se aporta información realmente útil para quien la visualiza, generando estadísticas y datos históricos que acompañan al análisis final.
El objetivo no es otro que facilitar la clasificación, segmentación y observación de todos los datos que puedes tener sobre la mesa. Una solución de software que te permita ver el árbol y el bosque, para que tengas en tus manos toda la información necesaria a la hora de manejar el rumbo de tu negocio.
Automatización de tareas
La mejora y automatización de procesos repetitivos ha sido una búsqueda constante desde los inicios de la Revolución Industrial, con el primer gran avance en la fábrica de coches de Henry Ford y su cadena de montaje. Algo parecido es lo que conocemos hoy en día como automatización de tareas: procesos que pueden llevarse a cabo de forma mecánica y ágil para mejorar la eficiencia de un proyecto.
Precisamente la extracción y procesamiento de la información es una de las funciones que pueden ponerse a trabajar de esta manera, ya que deben repetirse constantemente de una manera precisa. Evitar la subjetividad del ser humano y contar con inteligencia como la anteriormente mencionada hace que este proceso sea exacto y permita tomar las mejores decisiones para la empresa.
Una Inteligencia Artificial que pueda ordenar y clasificar los datos, interpretarlos para darle una categoría u otra y los ofrezca de una manera clara, legible y comprensible; genera unos beneficios increíbles gracias a la reducción de tiempos necesarios para llevar a cabo esta actividad.
Beneficios para las organizaciones y sus departamentos
Poco más podemos contarte para que comprendas que las IA y la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres son esenciales para la extracción de datos y su clasificación. Es una solución perfecta para la gestión documental e, incluso, para el procesamiento de facturas.
Por un lado, la mecanización y digitalización de los datos a mano siempre está expuesta a errores. Por muy cualificado que esté el empleado que lleve a cabo esta tarea, la repetición y la rutina pueden llevarle a cometer fallos que, a simple vista, pueden parecer pequeños. Un error tipográfico o un número que no era son simples anécdotas, pero a la larga pueden complicar el manejo de una base de datos amplia.
Por otro, podrás dedicar recursos, esfuerzo y tiempo a otras actividades que requieran de un pensamiento más profundo para su realización. Con esto, estarás evitando los costes que supone un fallo como el anteriormente mencionado; e invirtiéndolo en otro lugar que puede darte mayores beneficios.
Para terminar este apartado, no podemos dejar de destacar la importancia de ir reduciendo el uso del papel. En primer lugar, porque se trata de un material poco resistente a condiciones adversas, que puede estropearse muy fácilmente o incluso acabar con la tinta borrosa e ilegible. Y en segundo lugar, porque todos debemos contribuir en la lucha contra el cambio climático y el despilfarro de residuos.
Como ves, acceder a estas nuevas tecnologías permiten a las compañías trabajar al más alto nivel, desde una mejor selección de datos hasta un correcto procesamiento de la documentación. El análisis y la interpretación inicial de esta información puede llevarse a cabo por una Inteligencia Artificial que presente de la mejor manera todo lo que sea relevante para la toma de decisiones.
¿Cómo aplicarla a tus propios procesos?
Desde Gedsa llevamos años ayudando a otras empresas en la mejora de su gestión documental y digitalización de facturas.
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