Digitalización de Archivadores de Documentos en Empresas y Administraciones

Digitalización de Archivadores Definitivos

En las empresas y administraciones públicas, el archivo físico crece año tras año. Archivadores con expedientes administrativos, facturas, contratos o documentación interna que se acumulan en despachos, almacenes o salas de archivo y que, con el tiempo, se vuelven difíciles de gestionar.

Estos procesos de digitalización de Archivadores definitivos suelen plantearse cuando aparecen los primeros problemas por falta de espacio, dificultad para localizar información o necesidad de acceder a la documentación de forma ágil.

Sin embargo, para que el proceso sea realmente útil, no basta solo con escanear el contenido de los archivadores, ya que es necesario definir previamente cómo se va a organizar la documentación, qué criterio de indexación se va a aplicar y cómo se va a recuperar la información una vez lo tengamos en formato digital, de lo contrario, el archivo físico se transforma en un archivo digital pero igualmente desordenado y poco operativo.

No es solo convertir el papel en PDF

En un archivador conviven documentos de distintos tipos, formatos y estados de conservación. Si no se define un criterio antes del escaneado, el resultado suele ser un conjunto de archivos digitales poco ordenados, difíciles de consultar y que no resuelven el problema inicial.

Es por eso, que cuando hablamos de digitalización de documentos administrativos, es importante plantear el proyecto con una visión clara sobre qué documentación se digitaliza, cómo se organiza y cómo se va a recuperar la información una vez esté en formato digital.

¿En GEDSA cómo planteamos esta digitalización?

Trabajamos la digitalización documental como un proceso completo, adaptado a la realidad de cada archivo y a las necesidades del cliente. El primer paso siempre es entender el contenido de los archivadores y el uso que se hace de esa documentación.

No es lo mismo digitalizar un archivo histórico que un archivo administrativo de consulta diaria, y eso condiciona todo el proyecto.

A partir de ahí, se realiza la preparación de la documentación. Esta fase es clave y muchas veces pasa desapercibida. Retirar grapas y clips, revisar el estado del papel y mantener el orden interno del archivador evita incidencias durante la digitalización y garantiza un mejor resultado final.

La digitalización se realiza con equipos profesionales y criterios técnicos homogéneos. El objetivo es generar documentos digitales claros, legibles y consistentes, que puedan utilizarse con normalidad en el día a día de la organización.

Una vez escaneados, los documentos pasan por procesos de control de calidad e indexación. Definir bien los metadatos correctos como expediente, numero de registro, fecha, proveedor, departamento, etc. marca la diferencia entre un archivo digital útil y uno que vuelve a generar problemas de búsqueda.

Qué se incluye en un servicio de digitalización de archivadores

En función del tipo de archivo y de las necesidades del cliente, un proyecto de servicios de digitalización de documentos puede contemplar:

• Digitalización por archivador completo o segmentado por expediente.
• Organización de la documentación digital según criterios acordados.
• Aplicación de OCR para facilitar la búsqueda de información.
• Entrega de los archivos en formatos normalizados (PDF, PDF/A, TIFF).
• Preparación de la documentación para su integración en sistemas de gestión o repositorios documentales.

Una vez digitalizada la documentación, se define qué ocurre con el papel, devolución, custodia en archivo externo o destrucción certificada, siempre según los requerimientos del cliente.

¿Qué aporta la digitalización?

Cuando el proyecto está bien planteado, la digitalización de un archivo documental aporta mejoras muy claras en la gestión diaria. Se reduce el tiempo dedicado a buscar documentación, se mejora el control sobre la información y se facilita el cumplimiento de requisitos normativos y administrativos.

Además, permite a las organizaciones ganar tranquilidad, sabiendo que su documentación está accesible, controlada y protegida.

GEDSA como empresa digitalizadora

En GEDSA llevamos años trabajando con archivos administrativos y documentales de distinta naturaleza. Nuestra experiencia nos permite adaptar cada proyecto a la realidad del archivo, evitando soluciones estándar que luego no funcionan en la práctica.

Si tu organización tiene archivadores acumulados y necesitas convertirlos en un archivo digital realmente operativo, en GEDSA podemos ayudarte a valorar el alcance del proyecto y definir la mejor forma de abordarlo.