La?automatización de procesos?en una empresa es un claro indicador de su nivel de rendimiento y organización. A medida que una compañía crece y ve aumentar su cartera de clientes, debe orientarse hacia?nuevas formas de gestionar los documentos?para optimizar el tiempo y minimizar la probabilidad de cometer fallos humanos que, con el paso del tiempo, suponen cierto?lastre para la productividad del equipo.
Pero además, los flujos de trabajo con la documentación ya no se limitan necesariamente al personal de la organización: clientes, proveedores, colaboradores, consultores… A medida que la sociedad avanza hacia la digitalización y la globalización,?son muchos los agentes que entran en juego.
En definitiva, en un contexto caracterizado por la saturación de la información y la necesidad de relaciones constantes con el público,?es vital adoptar sistemas de automatización de los flujos de documentos.
¿Qué se necesita para automatizar la recepción de los flujos de documentos?
La respuesta es, un sistema de gestión documental como Athento, una de las herramientas más destacadas para automatizar los procesos en el entorno empresarial, gracias a su servicio integral que?cubre el ciclo completo?del contenido digital: generación, captura, distribución, aprobación, firma, almacenamiento, búsqueda, retención, publicación, revisión…
Esta herramienta permite a los trabajadores?mantener un contacto directo y automatizado entre ellos y?con usuarios externos a la empresa: clientes, potenciales clientes, proveedores, colaboradores… Aunque estos últimos no cuenten con una licencia del programa. Es decir, a través de la misma plataforma se agilizan los flujos de documentación, tanto a nivel interno, como externo.
Mediante sus canales de recepción de documentos, es posible recabar información y?crear flujos de trabajo adaptados a las necesidades?de cada entorno, lo que permite distribuir las tareas entre los miembros del equipo, hacer un seguimiento con análisis de datos en tiempo real, agilizar la resolución de solicitudes…Y, por supuesto, dejar atrás el papel para?dar el salto a la transformación digital: un cambio que no solo supondrá un aumento de la seguridad y la productividad en la empresa, sino que aportará un valor diferencial de cara a su público.
Pasos a seguir para automatizar la recepción de documentación con Athento
- Habilitar canales digitales para la recepción de documentos
El primer paso para automatizar la recepción de documentos es canalizarla. Es decir,?crear una serie de canales de entrada bien definidos y fáciles de utilizar para los usuarios. Por ejemplo:
- A través de la interfaz de usuario, subiendo la documentación manualmente y quedando automatizada su distribución según el tipo de documento y usuarios a tratarlos.
- Por medio del correo electrónico, donde no es necesario que cada empleado reciba en su cuenta la documentación necesaria para continuar con su proceso, sino que se puede?habilitar una única cuenta de correo electrónico?para recibir la documentación que necesitamos, y esta quede subida de forma automatizada a la herramienta, incluso con el mismo cuerpo del correo.
- Otro medio son los formularios públicos, alojados por ejemplo en nuestra extranet, donde usuarios sin licencia para trabajar con el sistema, ya sean internos o externos a la empresa, pero con permiso para ello, pueden directamente subir información y documentos, y quedar estos distribuidos según sus necesidades de tratamiento.
- O también digitalizando la documentación que llega en papel, donde al escanear el documento este es enviado a una carpeta y recogido de forma automatizada por Athento.
A través de estas vías de entrada de documentos,?claramente estructuradas y automatizadas, la documentación que se recibe queda monitorizada en tiempo real, lo que garantiza recibir toda la información de forma ordenada sin que puedan extraviarse documentos y sin que los empleados deban invertir su tiempo en solicitarlos y gestionarlos uno a uno.
- Definir los documentos requeridos
La plataforma permite definir cuáles son los documentos requeridos para que, de forma automática, sea el propio software de Athento el que?verifique si el expediente está completo o incompleto. Dichos documentos se pueden activar desde la interfaz del producto, y es posible realizar un seguimiento en tiempo real del estado de cada flujo de documentación.
Esta solicitud de documentos requeridos, es posible automatizarla mediante notificaciones vía mail al usuario que tiene pendiente subirla, incluso con un enlace para que pueda entregar de forma específica dicho documento. Todo, de una forma completamente monitorizada.
- Ser avisados al recibir toda la documentación
De la misma forma, Athento puede enviar notificaciones al completarse la recepción de la documentación, de modo que ya?no es necesario realizar un seguimiento de esta. Se puede programar para recibir los avisos vía email (con un acceso directo para acceder al caso o trámite), mediante bandejas de trabajo (para poder ver todos los casos de forma centralizada) o entrando al caso o trámite.
- Revisar la documentación y gestionar nuestro caso
Una vez recibamos la notificación de que los documentos han sido subidos, podremos revisarlos. Athento se habrá encargado previamente de?organizarlos y prepararlos?para ser evaluados por las personas encargadas, lo que?agiliza en gran medida el proceso de evaluación.
Según las necesidades de cada empresa y las características de su plantilla, es posible?asignar una única persona a esta revisión o varias, e incluso configurar que el trabajo se reparta de forma equitativa entre los miembros del equipo.
Además, los usuarios con competencias y permisos para ello, sin necesidad de conocimientos técnicos, pueden definir y modificar el ciclo de vida o flujo de trabajo que tiene que seguir cada caso, expediente o trámite, según las necesidades de organización que vayan surgiendo.
¿Necesitas ayuda para dar el salto a la digitalización y la automatización de los procesos en tu empresa?
El equipo de profesionales de Gedsa puede ayudarte.
