La correcta gestión de los documentos comerciales también incluye saber seleccionar los métodos de almacenamiento más adecuados y seguros para las empresas. Esto, además de servir de escudo contra accesos no autorizados y otras acciones maliciosas, ayuda a las organizaciones a evitar pérdidas económicas y daños en su reputación.
Sin embargo, las opciones de almacenamiento son múltiples y elegir la correcta puede resultar un gran desafío.
Por esto, hoy te explicamos los principales métodos de almacenamiento para los documentos, sus pro, sus contras y a qué riesgos se enfrenta tu organización en caso de seleccionar el método inadecuado.
Principales métodos de almacenamiento de documentos empresariales
Para elegir el método de almacenamiento más adecuado es importante tener en cuenta el tipo de documento que genera o recepciona la empresa y el nivel de seguridad que debe ser garantizada. Además, es fundamental conocer el grado de protección y accesibilidad al documento que ofrece el sistema de almacenamiento, su facilidad de uso y los costes asociados.
A continuación, te entregamos los principales métodos de almacenamiento para los documentos comerciales:
Almacenamiento en la nube
En este caso se utiliza un software de gestión documental alojado en la nube, lo que permite a la empresa almacenar sus archivos digitalizados en una plataforma centralizada y con gran seguridad. Este método permite a los usuarios compartir y acceder a los documentos a través de internet. Existen algunas variantes, como:
- Almacenamiento en la nube – Servicios SaaS (nube pública). La empresa usa el gestor de documentos que está alojado en los servidores del proveedor tecnológico. Entre sus grandes ventajas se encuentran las siguientes:
- La escalabilidad del sistema.
- La accesibilidad de los archivos desde cualquier lugar y a través de dispositivos móviles. Así que también facilitan el trabajo colaborativo.
- La seguridad y el mantenimiento del sistema está a cargo del proveedor.
- Almacenamiento en la infraestructura cloud de la empresa (nube privada). Su principal ventaja es que permite a la empresa tener mayor control sobre sus datos. Pero, si la comparamos con la red cloud pública, requiere mayor inversión. Por ejemplo:
- Es la propia organización la encargada de su óptimo funcionamiento, de realizar el mantenimiento, ejecutar las actualizaciones, garantizar la seguridad de los datos, etc.
- La empresa debe contar con profesionales de TI capacitados para la supervisión del sistema.
Almacenamiento en sistemas de gestión de documentos en un entorno local (on premise)
En este método, el software de gestión de documentos se implanta en los servidores de la empresa y en los ordenadores de los usuarios. Permite organizar y almacenar de manera centralizada todos los documentos digitales de la organización. Es similar al almacenamiento cloud privado, pero se accede a través de una red.
Es uno de los almacenamientos con mayor seguridad y facilidad para compartir archivos. Además, permite a los usuarios acceder desde dispositivos móviles. Por supuesto, siempre que se mantengan conectados a internet.
Sin embargo, dependiendo de las características del hardware y software, puede llegar a tomar tiempo la transferencia de archivo. Por otro lado, la empresa debe invertir en hardware, conformar un departamento de TI y garantizar el mantenimiento y la seguridad del sistema.
Almacenamiento local
Este método, también conocido como almacenamiento de datos privados, es una práctica en la que se almacenan todos los archivos de la organización en dispositivos localizados en las propias instalaciones de la empresa, como unidades flash, discos duros, redes, etc. Por ejemplo;
- Es usual que pequeñas organizaciones utilicen el almacenamiento DAS (almacenamiento adjunto directo), que consiste en utilizar un disco duro externo o una unidad USB. Pero este tipo de almacenamiento no permite compartir los documentos ni acceder a estos desde cualquier ubicación.
- Algunas empresas medianas y pequeñas emplean el almacenamiento conectado a la red (NAS). De manera sencilla, este método se basa en conectar un dispositivo de almacenamiento a una red. Así, los usuarios pueden almacenar y acceder a los archivos de manera remota, siempre que se mantenga la conexión con la red. Sin embargo, si la organización mantiene un flujo de documentos alto, este método de almacenamiento puede ralentizarse y bajar la productividad de las operaciones.
Almacenamiento físico
El almacenamiento físico consiste en el resguardo de los documentos en papel. Sobre todo de aquellos que presentan un ciclo de vida largo, como facturas o contratos. Puede realizarse:
Dentro de la empresa
Este método requiere un amplio espacio en las instalaciones de la empresa. Área en la que se debe controlar eficazmente la humedad, la temperatura y la luz para poder conservar en buen estado los documentos tangibles.
Una de sus principales características es que permite a los usuarios acceder a los documentos sin necesidad de internet. Sin embargo, esto impide el acceso de forma remota y dificulta el incremento de la productividad.
Mediante el servicio custodia documental
El almacenamiento físico también puede llevarse a cabo fuera de la empresa, a través de los servicios de custodia documental. Estos proveedores cuentan con centros exclusivamente diseñados para mantener la seguridad de los documentos. Además, se encargan del transporte, inventario y control de los archivos. Incluso, facilitan la trazabilidad y acceso de los documentos.
Riesgos de seleccionar el almacenamiento inadecuado para los documentos
Una empresa que cuente con una pésima gestión de documentos o que carezca de un sistema de almacenamiento seguro y adecuado para la organización puede enfrentarse a los siguientes riesgos:
- Daños permanentes. Los documentos en papel o aquellos archivos digitales que se almacenen de manera local, sin ningún tipo de respaldo fuera de las instalaciones, pueden sufrir daños irreversibles por incendios, terremotos, inundaciones y cualquier otro desastre natural.
- Pérdida de eficiencia. El almacenamiento y administración de archivos de forma ineficiente representan para los empleados un mayor esfuerzo. Pierden tiempo al rastrear la información que requieren para llevar a cabo sus tareas, lo que conlleva a una baja productividad.
- Responsabilidades legales. Usar un método de almacenamiento incorrecto puede dejar brechas en la seguridad y permitir la exposición o el robo de datos personales de clientes, socios y trabajadores. En consecuencia, la organización debe afrontar responsabilidades legales, demandas judiciales y sanciones.
- Fraude y pérdidas económicas. Si la información sensible de la organización es filtrada o robada, la entidad corporativa de la empresa puede ser utilizada por ciberdelincuentes para cometer fraude, obtener préstamos, vaciar cuentas bancarias, etc.
- Daño a la reputación. Los clientes no se sienten seguros al hacer negocios con organizaciones que hayan sido víctimas del robo de datos. Esta pérdida de confianza por parte de los clientes es devastadora para el futuro de la empresa, y puede incrementar las pérdidas financieras.
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