Muchas empresas reciclan el papel, hacen un esfuerzo por disminuir las impresiones y apagan las luces de la sala de juntas, pero aunque son pasos importantes, no son suficientes para que una organización sea realmente ecológica.
El paso definitivo para impulsar a la empresa a ser verde comienza con la digitalización y la adopción de un sistema de gestión documental. ¿Un software para ser ecológicos? Sí.
Aunque en la mayoría de veces las organizaciones no asocian el cuidado del medioambiente con la adopción de tecnología, la realidad es que los avances tecnológicos nos ofrecen alternativas más eficientes, sencillas, rápidas, intuitivas, automatizadas… que nos permiten proteger el mundo en el que vivimos. Y ahorrar papel es tan solo una parte.
Hoy te mostramos cómo un software de gestión documental hace que tu empresa sea ecológica.
¿Qué significa ser una empresa ecológica?
Una empresa ecológica o verde es aquella que opera de forma sostenible, que planifica su trabajo para disminuir el impacto de sus procesos en el medioambiente y que realiza todo lo necesario para minimizar cualquier efecto negativo que pudieran estar ocasionando sus operaciones.
Por lo tanto, una empresa ecológica tiene entre sus objetivos:
? Conservar los recursos naturales.
? Usar fuentes de energía renovable.
? Reducir los desechos.
¿Cómo un software de gestión documental ayuda a que las empresas sean verdes?
Principalmente, la implantación de un software de gestión documental reduce la dependencia al papel de las empresas.
Todas las facturas, correos y otros documentos en papel que entran se someten a escaneado para obtener las imágenes digitales. Estas imágenes se almacenan en la base de datos centralizada del software permitiendo a los usuarios buscar, procesar y compartir documentos en un entorno completamente digitalizado.
Por lo tanto, una de las acciones ecológicas más importantes que promueve un software de gestión documental es el ahorro de papel. Además, también logra reducir el uso de sobres, cajas de archivo y carpetas.
Pero no solo se trata de papel, este tipo de software ofrece grandes oportunidades a las empresas para iniciar su camino hacia la gestión verde:
Automatización y digitalización del flujo de trabajo
Un sistema de gestión documental automatiza las tareas manuales y permite diseñar parcial o totalmente los flujos de trabajo para utilizar sólo los archivos digitales.
De esta forma, se evita la impresión de formularios y documentos, además se eliminan las operaciones de aprobaciones, revisiones y firmas manuales, disminuyendo el consumo de tiempo, papel, tinta y energía.
Monitorización de impresión La transformación digital de las empresas se encuentra en marcha, por lo que en gran parte de las operaciones de las actuales organizaciones sigue siendo necesario cierto porcentaje de impresión en las oficinas.
El proceso de impresión puede ser monitorizado a través de un software de gestión de documentos, permitiéndole a la organización planificar y alcanzar objetivos en pro del medioambiente, como la reducción de la impresión, el reciclaje y la reutilización.
Por supuesto, las impresoras deben centralizarse en una única red, de modo que cualquier orden de impresión de los archivos digitales (los administrados por el gestor documental) quede registrada. Es una manera de identificar el uso ineficiente del papel en las oficinas.
Control de impresión segura
Un software de gestión documental proporciona seguridad a los archivos y a la información que almacena y administra. Por lo que este gestor también puede garantizar una impresión segura, mediante el reforzamiento de la autenticación de usuarios.
Así se evita que los usuarios no autorizados impriman documentos y se garantiza la seguridad de la información, pero también se reducen las impresiones que se desperdician y no se recogen de la impresora.
Menos espacio de almacenaje, menos consumo de electricidad
A pesar de adoptar el uso de documentos electrónicos, existen papeles que deben seguir almacenados para cumplir con auditorías o por responsabilidad legal.
Pero realmente, el 45% del total de los archivos en papel representa información duplicada, archivos que podrán ser eliminados después de ser digitalizados y almacenados en un sistema de gestión documental.
Cuando la empresa libera este espacio físico, también se reduce, en la misma proporción, el espacio que debe iluminarse y calentarse, disminuyendo así el consumo de energía.
Menor contaminación y gasto energético
Aunque pueda parecer obvio, la digitalización y la adopción de un software de gestión documental permiten a las empresas eliminar el uso de vehículos para los servicios de correo o mensajería. Lo que a su vez disminuye la contaminación arrojada a la atmósfera.
Además, en las grandes empresas o consorcios, gracias a un gestor de archivos digitales los documentos no tendrán que transportarse por todas las instalaciones para ser entregados, lo que disminuye el uso de los elevadores y su consecuente gasto energético.
El trabajo remoto
Un sistema de gestión de documentos ofrece los controles óptimos de seguridad de la información, permite el acceso remoto de los archivos y facilita la colaboración entre equipos. Por lo tanto, es una herramienta tecnológica que facilita el trabajo a distancia.
¿Cómo ayuda esto al medioambiente? Es sabido que el trabajo remoto ayuda a que los empleados viajen menos, porque desde casa pueden cumplir con sus obligaciones laborales, en consecuencia:
? Se genera menor tráfico, lo que significa que se reducen las emisiones de carbono.
? Se libera espacio en las instalaciones de la empresa y permite a las organizaciones operar en áreas más pequeñas. Lo que quiere decir que se reduce el consumo energético destinado a iluminación, calefacción y aire acondicionado.
Una solución cloud
Procesar, almacenar y administrar los archivos mediante una solución cloud de gestión documental ofrece grandes ventajas para las empresas. Es una tecnología que reduce el uso de infraestructura, por lo que también disminuye los residuos electrónicos y las emisiones a la atmósfera.
La gestión documental digital al servicio de la ecología
Hemos detallado solo algunas de las tantas formas en que un software de gestión documental puede hacer que tu empresa sea más ecológica. Pero como se observa, el impacto de la gestión documental digital sobre el medioambiente va más allá de ahorrar papel.
Un gestor de documentos digitales permite minimizar el uso de energía, reducir el desperdicio y disminuir las emisiones de CO2. Es una solución tecnológica que facilita a las empresas adoptar prácticas más ecológicas y a cumplir con sus objetivos de sostenibilidad.
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