Generación tras generación, todo el conocimiento e información se han transmitido a través de textos escritos. Una multitud de acontecimientos históricos de importancia nacional o mundial han quedado registrados en manuscritos. Además, innumerables eventos de importancia histórica para empresas u organizaciones se han inmortalizado en documentos.
Toda esta información valiosa es necesaria para conocer el pasado y entender el presente. Es información que no puede quedar en el olvido, que debe ser preservada y, además, debe permanecer accesible para que pueda ser consultada, investigada o analizada. A todo esto nos ayuda la digitalización de documentos históricos.
Pero, exactamente, ¿qué documentos se pueden digitalizar?, ¿qué importancia tiene la digitalización de documentos históricos e informativos?, ¿qué ventajas ofrece? A continuación despejamos todas las incógnitas.
¿Por qué es importante digitalizar los documentos históricos?
La digitalización resulta un método eficaz para preservar documentos históricos, libros y papeles antiguos o muy frágiles. Gracias a la digitalización, cualquier texto importante puede convertirse en una versión digital accesible que perdurará los años que sean necesarios.
Debemos recordar que no existe una garantía de que los archivos y documentos antiguos sobrevivan a través del tiempo.
El mantenimiento de estos documentos es desafiante. El papel puede ser afectado por mohos y hongos. Incluso, el mismo paso del tiempo incide en la descomposición de los documentos y libros. Por ejemplo, la iluminación puede acelerar la acidificación del papel.
Por esto:
- La digitalización es clave para proteger la información valiosa del pasado y conservar los documentos históricos originales que son insustituibles.
- La digitalización de documentos históricos hace accesible los archivos antiguos a los profesionales, investigadores, estudiantes, etc. Por ejemplo, a la hora de elaborar un proyecto, realizar una tesis, conocer la titularidad de inmuebles, etc.
¿Qué documentos históricos pueden digitalizarse?
Pueden digitalizarse todos los documentos históricos que estén almacenados en las bibliotecas, museos, entes de la Administración Pública, escuelas, oficinas del catastro, etc. Por ejemplo, son documentos históricos que pueden digitalizarse:
- Los manuscritos, copias fotostáticas, dibujos, imágenes, actas, mapas, fotografías, gráficos y planos antiguos.
- Los documentos de registros antiguos que reposan en los archivos del Estado, como actas de nacimiento, actas de matrimonio, certificados de defunción, registros de tierras, etc.
- Los periódicos impresos y revistas.
- Los microfilmes con información histórica relevante y documentos exclusivos.
- Las colecciones de libros históricos.
- Cualquier documento con más de 10 años de antigüedad que se deban conservar y que requieran un cuidado significativo.
Ventajas de digitalizar los documentos históricos
La preservación de la información es la principal ventaja de digitalizar los documentos históricos, pero hay más.
Muchas veces esta información representa la cultura y la identidad de una nación, otras veces representa datos que deben quedar registrados para cumplir con ciertas normativas.
En cualquier caso, la digitalización ayuda a crear archivos históricos digitales que permiten consultar, hacer seguimiento o difundir información y datos relevantes.
Búsqueda rápida de información
Los documentos históricos digitalizados se etiquetan (indexan) mediante una serie de atributos que facilitan su clasificación y recuperación. Así, se obtiene un repositorio que permite a los investigadores, al personal de los entes gubernamentales, a los bibliotecarios o estudiantes trabajar de forma más rápida y eficiente.
Gracias a la digitalización e indexación no resulta necesario hojear página por página para poder buscar la información. Utilizando palabras clave se pueden encontrar en segundos los documentos o información deseada en los archivos históricos digitales.
Mayor precisión de las investigaciones
La búsqueda en documentos digitales hace posible encontrar lugares, personas, fechas o eventos de forma precisa y rápida.
Lograr tal precisión en los registros físicos supone horas interminables de investigación e implica la revisión de múltiples microfilms o la lectura de gran cantidad de páginas para poder encontrar los datos requeridos.
Mejora la transparencia y rendición de cuentas
La digitalización de documentos históricos también ayuda a las instituciones que deben rendir cuenta de sus procedimientos. Por ejemplo, les facilita registrar y archivar actas, planos, libros y documentos legales tanto para garantizar el cumplimiento de las normas como para llevar a cabo auditorías e investigaciones de corrupción.
Mejora de la calidad de los documentos
Generalmente, los documentos históricos no se encuentran en perfecto estado. El papel de libros, manuscritos o creados en imprentas, puede decolorarse, volverse amarillo, presentar manchas, etc. La tinta también puede estar un poco desvanecida.
Sin embargo, mediante el proceso de digitalización mejora la calidad del texto y el documento en general.
Existe la opción de conservar el documento histórico en digital con todas sus imperfecciones. Pero también se tiene la oportunidad de que, a través de la digitalización, el documento se someta a una limpieza y restauración digital, para conservarlo de manera impecable, sin manchas, sin arrugas y que todo el texto sea legible.
Acceso remoto a los archivos históricos
La digitalización permite contar con herramientas de búsqueda y salas de investigación virtuales para el acceso gratuito y remoto de todo público: investigadores, profesores, alumnos y cualquier usuario de bibliotecas o hemerotecas.
Por supuesto, la digitalización no pretende sustituir los archivos físicos históricos. Para los investigadores e historiadores es importante toda la estética del conjunto del documento antiguo, además de la inspección visual, la textura, el olor, las manchas o rasgaduras del papel ofrecen valiosas pistas sobre los orígenes del archivo.
Pero trabajar en un entorno digital les permite ubicar rápidamente información, incluso, desde cualquier lugar del mundo.
Crear contenido web atractivo
Los museos, sedes históricas y bibliotecas nacionales o de universidades pueden utilizar los documentos y fotografías antiguas digitalizadas para generar contenido interesante y atractivo para sus diversas plataformas en internet. Por ejemplo, crear líneas de tiempo interactivas y vídeos para ilustrar con contenido valioso las publicaciones en sus páginas web oficiales.
Esto les permite acercar la información al internauta y hacer que experimenten la historia de una forma tangible.
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