Cualquier empresa o institución que tenga como objetivo la digitalización de los documentos y la automatización de los flujos de trabajo puede beneficiarse del reconocimiento óptico de caracteres OCR.
El OCR es una tecnología que todos utilizamos, incluso con mayor frecuencia de lo que se cree. En la verificación del pasaporte en los aeropuertos, en el control de acceso de edificios o estacionamientos, al utilizar los servicios de banca online para actualizar documentos, etc.
En el ámbito de las empresas y entes públicos, el OCR permite reproducir automáticamente en formato digital todos aquellos documentos en papel que aún se siguen recibiendo o almacenando. ¿Los beneficios para la gestión de documentos? Son múltiples. Hoy te los explicamos.
¿Qué es OCR?
El reconocimiento óptico de caracteres, u optical character recognition OCR, es una solución informática que identifica y extrae el texto de manera automática de las imágenes, los documentos escaneados o las fotografías.
Además, esta tecnología combina el software con el uso de escáner óptico para convertir los documentos impresos en papel en texto fácilmente legible por las máquinas y editables por los usuarios.
Cuando este sistema OCR está basado en la inteligencia artificial IA se le conoce como ICR (Intelligent Character Recognition) y potencia sus capacidades, pudiendo reconocer texto manuscrito e identificar diversos idiomas.
Importancia del reconocimiento óptico de caracteres en la gestión de documentos
Las distintas operaciones comerciales en las empresas implican generar o recibir documentos en papel, como facturas, formularios impresos, contratos…, o documentos en formato de imagen, como algunos documentos legales.
Esta enorme cantidad de papel necesita tiempo y esfuerzo para ser digitalizada, un proceso que requeriría la entrada de datos manual, por lo que no solo sería lento, también tedioso y propenso a errores. Además, esta digitalización de documentos genera archivos en formato de imagen, a los que se suman los documentos escaneados que se reciben a diario.
¿Cómo extraer el texto de estos documentos, hacerlos editables y poder utilizar los datos? Mediante la tecnología OCR. Porque ésta tiene la capacidad de convertir las imágenes que contienen texto en documentos con datos editables y listos para ser utilizados y almacenados en los sistemas de gestión documental y/o empresarial. Así la organización puede:
- Analizar los datos.
- Agilizar operaciones.
- Automatizar algunos procesos.
- Ahorrar recursos.
- Incrementar su productividad.
¿Cómo funciona la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres?
Básicamente, el software OCR realiza los siguientes pasos:
- Obtención de la imagen. El escáner se encarga de leer los documentos en papel para convertirlos en datos binarios, el lenguaje que entienden las máquinas.
- Análisis inicial. Inmediatamente, el software OCR convierte la imagen en una versión con solo dos colores, blanco y negro. De esta forma analiza la imagen e identifica las áreas oscuras como áreas de texto que deben procesarse, mientras que el fondo lo asocia con áreas claras.
- Pre-procesamiento digital del documento. El sistema OCR prepara la imagen para la lectura, limpiando y eliminando errores, por ejemplo:
- Elimina las manchas que puedan existir en el documento digital.
- Suaviza los bordes de la imagen.
- Limpia las líneas contenidas en la imagen.
- Corrige la alineación del documento, inclinando o enderezando la imagen.
- Reconocimiento de texto. El algoritmo de OCR emplea las siguientes técnicas:
- Coincidencia de patrones. El software analiza cada segmento de texto, palabra o carácter y los compara con imagenes de caracteres (glifos) previamente definidos en su repositorio,
- Extracción de características. El OCR descompone la imagen del carácter en ciertas características (líneas, intersecciones de líneas, direcciones de líneas, etc.) para encontrar la mejor coincidencia entre los glifos almacenados.
- Post-procesamiento. El sistema OCR corrige cualquier imprecisión o error (errores ortográficos, ajuste de formato, etc.) y convierte el texto que ha extraído de la imagen en un archivo digital editable, incluso puede crear archivos PDF editables de manera automática.
Beneficios que ofrece el OCR en la gestión de documentos en las empresas
A continuación detallamos 5 grandes beneficios que el OCR puede proporcionar en la administración de los documentos en tu empresa:
1 Mayor precisión de los datos
Los sistemas de OCR proporcionan información útil, legible y verídica. En primer lugar porque ofrecen un reconocimiento completamente fiable de los caracteres, por lo que sus resultados, además de ser rápidos, también son precisos.
En segundo lugar, porque los softwares de OCR permiten una entrada de datos automatizada, lo que disminuye o elimina los errores humanos y evita la pérdida de información.
2 Se crea un archivo de documentos digitales
Los sistemas OCR ayudan a la digitalización de los documentos y a mantener organizado un archivo digital eficiente con datos útiles y accesibles. Esto trae como beneficio que la empresa necesitará menos espacio para almacenar papel y, a la vez, le permite ahorrar recursos energéticos y económicos.
3 Los flujos de trabajo de documentos se agilizan
Los gestores de documentos con tecnología OCR agilizan los flujos de trabajo de documentos al integrarlos automáticamente a los procesos digitales existentes en la empresa. Por ejemplo:
- Las notas escritas a mano, las facturas en papel o los contratos firmados son convertidos en documentos digitales editables.
- Los formularios que son completados o verificados manualmente pueden escanearse y ser procesados por el software OCR, así los datos extraídos serán automáticamente almacenados en el sistema de gestión empresarial.
4 Los documentos se pueden actualizar, buscar y clasificar
Los sistemas OCR permiten almacenar documentos digitales en un formato completamente editable, lo que facilita:
- La actualización de la información o contenido de documentos.
- Comparar documentos.
- Clasificar documentos y buscar documentos empleando palabras clave.
5 La información es más accesible
Gracias a que la tecnología OCR proporciona archivos que pueden ser editados y clasificados, cualquier documento e información resulta más accesible. Esto se debe a que permite a los usuarios realizar una búsqueda rápida en tan sólo segundos.
Esta forma eficiente e instantánea de buscar y tener acceso a la información, ayuda a las empresas e instituciones a incrementar la productividad.
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