En la actualidad los profesionales en gestión documental están más que familiarizados con los estándares ISO aplicados propiamente al ámbito de la gestión documental como la ISO 30301 Sistemas de Gestión para los Documentos, ISO 15489 Gestión de Documentos o ISO 23081 Metadatos para la Gestión de Documentos, entre otras. Estas normas otorgan un marco de requisitos para la conformidad de la gestión documental, así como un conjunto de buenas prácticas para la mejora continua en sistemas, procesos y controles documentales, tecnologías y requisitos funcionales para el software.
Pero en el contexto de certificación la ISO 30301 es mucho menos aplicada que otras familias ISO más “genéricas” como la ISO 9001 en Sistemas de Gestión de Calidad, la ISO 14001 en Sistemas de Gestión Ambiental o, incluso, la ISO 27001 en Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. Esto nos puede llevar a deducir que la gestión documental se pondera especialmente cuando hablamos de certificación ISO, pero no es cierto.
La gestión documental es un aspecto fundamental para la conformidad con estos sistemas. Desde la última actualización de versión de las normas más “esenciales” como pueden ser la 9001 y 14001, se escucha hablar del llamado Anexo SL o estructura de alto nivel (HLS, por sus siglas en inglés). Este anexo permite a las organizaciones integrar diferentes normas con mayor facilidad al normalizar el lenguaje utilizado y eliminar la necesidad de mantener registros o documentos duplicados. ¿Verdad que estas mejoras suenan mucho a gestión documental?
Es más, las normas cuya estructura se basa en el citado Anexo SL dedican el punto 7.5. a lo que denominan Información Documentada (expresión utilizada para evitar la ambigüedad que podría comportar el término documentos, cuando pretenden referirse a lo en inglés se denomina records). En este punto plantea cuestiones como que la organización debe determinar si se recoge toda la información documentada necesaria, si son apropiados los procedimientos de identificación, descripción, revisión y aprobación o cómo se van a abordar las actividades de distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento y preservación, control de cambios, conservación y disposición.
En definitiva, existen ciertas ISO en Sistemas de Gestión Documental con entidad para ser certificadas por entidades de acreditación externas, pero debemos saber que la disposición de un certificado en una norma ISO a nivel menos específico ya nos asegura que la organización contempla explícitamente la gestión documental dentro del alcance del esquema de certificación (calidad, medio ambiente o seguridad de la información, entre otros).
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