El INCIBE define como activo cualquier recurso necesario para desempeñar las actividades diarias y cuya no disponibilidad o deterioro supone un agravio o coste. En términos de seguridad de la información los documentos constituyen activos en sí mismos.
Por tanto, en el diseño de un plan de continuidad, es indispensable tener en cuenta los documentos (en tanto que activos de información) categorizándolos en relación con el perjuicio que supondría su pérdida total o parcial. En este sentido, el valor de los documentos de archivo prevalecerá respecto a otra documentación de tipo informativo debiéndose conservar necesariamente mientras:
- mantengan su vigencia administrativa.
- subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas y entidades.
Analizados estos valores primarios (así como aquellos de tipo secundario que pudieran ser interesante observar) resulta posible determinar el impacto que la destrucción o degradación de determinados expedientes tendría sobre la organización. Tras identificar los activos críticos para la continuidad de mi actividad el siguiente paso será plantearnos cuáles son las medidas de seguridad más adecuadas para recuperarlos en caso de contingencia grave o siniestro.
En la mayoría de organizaciones ya se contempla la necesidad de realizar copias de seguridad de la información en soporte digital. Esta salvaguarda, desplegada con toda su efectividad cuando los datos se replican en una segunda ubicación, puede gestionarse mediante un proceso automatizado e implica un bajo coste relativo. Pero aún cuando existe una política de copias de seguridad implementada parte de la información queda desprotegida: no siempre los documentos más vitales están en formato electrónico.
Siendo así, ¿cómo preservamos la información de los documentos papel en caso de desastre (incendio, inundación,…)? La respuesta es sencilla: digitalizándolos.
La digitalización puede enfocarse como un proceso de copiado auténtico de los documentos en formato papel, convirtiéndolos a un formato digital gestionable de forma electrónica. Para que la copia digital de un documento en papel tenga consideración de copia auténtica, a todos los efectos, hay que implementar los procedimientos necesarios para cumplir con las Normas Técnicas de Interoperabilidad que desarrollan los aspectos concretos del Esquema Nacional de Interoperabilidad.
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