A grosso modo, podríamos decir que los metadatos son a la digitalización lo que las tradicionales tablas de excel a la gestión de archivo manual.
Estas tablas o documentos que estamos acostumbrados a usar nos ayudan a describir distintos aspectos de los documentos archivados (fechas, títulos, estados, comentarios, etc.) y así gestionarlos de un modo más práctico.
Sin embargo, esta práctica, a pesar de ser de útil en cuanto a uso, no aporta el valor añadido de los metadatos en la digitalización como podría ser el ahorro de tiempo en búsqueda del documento o seguridad del mismo.
Herramientas de Gestión Documental GEDSA
Sea cual sea el formato original (electrónico o digitalizando a partir de papel) implantamos a nuestros clientes herramientas cuyas utilidades están relacionadas con la captura y la extracción de metadatos de los documentos.
De este modo, se crean modelos de captura a partir de la clasificación automática de archivos y los metadatos asociados a cada uno de ellos.
Tipología documental
Está determinada por las características físicas del documento y por la presencia de determinadas expresiones características, que es posible localizar mediante la combinación de algoritmos de OCR (si corresponde) y expresiones regulares (secuencias de caracteres que conforman un patrón de búsqueda).
Esto nos permite distinguir y automatizar la clasificación de una serie de archivos con una característica común como podría ser a partir de la tipología «factura» de otra serie de archivos como «contrato».
Extracción de metadatos
También es posible automatizarla mediante las técnicas de procesamiento de texto OCR.
Si tratamos con documentos homogéneos, es decir, una serie de documentos comunes como las «facturas», podemos trazar las coordenadas del documento sobre las que hay que extraer datos (en las facturas siempre tenemos el número de referencia de la misma en el mismo sitio) y así conseguir esos datos exactos.
De este modo, logramos aumentar también la productividad en otras tareas gracias al tiempo que ahorramos.
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