A día de hoy, la publicación de la Ley 39/2015 ya no es una novedad pero, más allá de otras implicaciones, sigue siendo pertinente la reflexión acerca de la gestión documental en las administraciones públicas. En su artículo 17 Archivo de documentos se refiere que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Preliminarmente, sin profundizar en el análisis de sus implicaciones técnicas podemos concluir que estos requerimientos se alinean con el sistema archivístico ya existente y con un alto grado de madurez a nivel legislativo, por lo que el principal reto es asegurar la unicidad de criterios en la conformación de los expedientes de forma que resulten interoperables.
Para ello resulta indispensable desarrollar una Política de Gestión Documental que se apoye en la legislación y buenas prácticas que defina criterios, normas, principios y responsabilidades en relación con dicho archivo electrónico único. Como mínimo es requerido definir:
- Actores y responsabilidades de la gestión documental en la organización.
- Procesos de gestión documental (captura, registro, clasificación, descripción, acceso y trazabilidad, calificación, conservación, transferencia y destrucción o eliminación, asignación de metadatos).
- Procedimientos instrumentales para la gestión documental (firma electrónica, digitalización de documentos, copiado auténtico de documentos).
Al abordar el desarrollo de esta Política y los instrumentos que de ella deriven, deberán tenerse en consideración los procesos y procedimientos que generan la información que se vuelca en los documentos electrónicos (records) que deben conservarse en este Archivo Electrónico Único.
Los expedientes tienen su propio ciclo de vida y, para que en su fase de archivo cumplan con todos los requisitos aplicables, se deberá haber analizado previamente su proceso de tramitación para incorporar los elementos requeridos para garantizar su autenticidad, integridad y conservación durante el propio procedimiento.
Establecidos y definidos los instrumentos para la gobernanza de la información, la mejor estrategia para abordar no solo la constitución del Archivo Electrónico Único sino la totalidad de requisitos en materia de administración electrónica en España, será implementar una solución tecnológica basada en estándares que asegure el cumplimiento de todos los requisitos legales y normativos que se hubieran detectado.
Pero ¿cómo asegurarse de que determinado software le ayudará a cumplir con estos requisitos? Sin lugar a dudas es siempre aconsejable incluir en los contratos de servicios Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS o SLA, en inglés) que documenten los compromisos a cumplir. En el caso del Archivo Electrónico Único, si hemos abordado la definición de la Política de Gestión Documental que sustente y documente los requisitos y las estrategias para su cumplimiento, nos resultará muy sencillo establecer los ANS pertinentes o, incluso, fijar un check-list de evaluación de las ofertas recibidas por parte de los proveedores.
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