Llámanos al 96 342 18 90
  • 5 RAZONES
  • MEDIOS
  • CALIDAD
Gedsa
  • Inicio
  • Servicios
    • Digitalización documental
    • Software de gestión documental
    • Digitalización de facturas
    • Custodia documental
    • Externalización de procesos – BPO
  • Empresa
  • Casos de éxito
  • Noticias
  • Contacto
lunes, 06 noviembre 2017 / Publicado en Gestión documental, Software de gestión documental

Buenas prácticas en la constitución del Archivo Electrónico Único

A día de hoy, la publicación de la Ley 39/2015 ya no es una novedad pero, más allá de otras implicaciones, sigue siendo pertinente la reflexión acerca de la gestión documental en las administraciones públicas. En su artículo 17 Archivo de documentos se refiere que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Preliminarmente, sin profundizar en el análisis de sus implicaciones técnicas podemos concluir que estos requerimientos se alinean con el sistema archivístico ya existente y con un alto grado de madurez a nivel legislativo, por lo que el principal reto es asegurar la unicidad de criterios en la conformación de los expedientes de forma que resulten interoperables.

Para ello resulta indispensable desarrollar una Política de Gestión Documental que se apoye en la legislación y buenas prácticas que defina criterios, normas, principios y responsabilidades en relación con dicho archivo electrónico único. Como mínimo es requerido definir:

  • Actores y responsabilidades de la gestión documental en la organización.
  • Procesos de gestión documental (captura, registro, clasificación, descripción, acceso y trazabilidad, calificación, conservación, transferencia y destrucción o eliminación, asignación de metadatos).
  • Procedimientos instrumentales para la gestión documental (firma electrónica, digitalización de documentos, copiado auténtico de documentos).

Al abordar el desarrollo de esta Política y los instrumentos que de ella deriven, deberán tenerse en consideración los procesos y procedimientos que generan la información que se vuelca en los documentos electrónicos (records) que deben conservarse en este Archivo Electrónico Único.

Los expedientes tienen su propio ciclo de vida y, para que en su fase de archivo cumplan con todos los requisitos aplicables, se deberá haber analizado previamente su proceso de tramitación para incorporar los elementos requeridos para garantizar su autenticidad, integridad y conservación durante el propio procedimiento.

Establecidos y definidos los instrumentos para la gobernanza de la información, la mejor estrategia para abordar no solo la constitución del Archivo Electrónico Único sino la totalidad de requisitos en materia de administración electrónica en España, será implementar una solución tecnológica basada en estándares que asegure el cumplimiento de todos los requisitos legales y normativos que se hubieran detectado.

Pero ¿cómo asegurarse de que determinado software le ayudará a cumplir con estos requisitos? Sin lugar a dudas es siempre aconsejable incluir en los contratos de servicios Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS o SLA, en inglés) que documenten los compromisos a cumplir. En el caso del Archivo Electrónico Único, si hemos abordado la definición de la Política de Gestión Documental que sustente y documente los requisitos y las estrategias para su cumplimiento, nos resultará muy sencillo establecer los ANS pertinentes o, incluso, fijar un check-list de evaluación de las ofertas recibidas por parte de los proveedores.

¿Quieres conocer los servicios de GEDSA?

  • SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • BPO
  • DIGITALIZACION
  • CUSTODIA DOCUMENTAL

Contacta con nosotros y analizaremos tu caso sin compromiso. Haz click aquí 

Deja una respuesta Cancelar la respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

SERVICIOS

Software de Gestión Documental

Outsourcing de Recursos Humanos

Digitalización

Digitalización de facturas

Custodia

SÍGUENOS

Facebook

Twitter

Linkedin

CONTACTA CON NOSOTROS

Polígono Industrial Picassent, Calle Seis, Parcela 35, 46220 - Picassent (Valencia)

gedsa@gedsa.es

Teléfono: 96 342 18 90

NEWSLETTER

Apúntate a nuestro newsletter y conoce las novedades del mundo de la Gestión Documental, nuestros casos de éxito... Y mucho más!

    política de privacidad

    [anr_nocaptcha g-recaptcha-response]

    GRUPO ENTORNO DOCUMENTAL, S.A. ha recibido por parte del Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial IVACE en apoyo al proyecto IMDIGA/2021/390 del plan empresarial “Programa PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN DE PYME (DIGITALIZA-CV) con cargo al presupuesto del ejercicio 2021.

    © 2021 Grupo Entorno Documental S.A. | Powered by saKudarte
    Aviso legal y condiciones de uso | Política de privacidad | Política de Cookies | Política de Seguridad de la Información

    SUBIR

    Utilizamos cookies para ofrecerte la mejor experiencia en nuestra web.

    Puedes aprender más sobre qué cookies utilizamos o desactivarlas en los ajustes.

    Call Now Button
    Gedsa
    Powered by  GDPR Cookie Compliance
    Resumen de privacidad

    Esta web utiliza cookies para que podamos ofrecerte la mejor experiencia de usuario posible. La información de las cookies se almacena en tu navegador y realiza funciones tales como reconocerte cuando vuelves a nuestra web o ayudar a nuestro equipo a comprender qué secciones de la web encuentras más interesantes y útiles.

    Cookies estrictamente necesarias

    Las cookies estrictamente necesarias tiene que activarse siempre para que podamos guardar tus preferencias de ajustes de cookies.

    Si desactivas esta cookie no podremos guardar tus preferencias. Esto significa que cada vez que visites esta web tendrás que activar o desactivar las cookies de nuevo.

    Cookies de terceros

    Esta web utiliza Google Analytics para recopilar información anónima tal como el número de visitantes del sitio, o las páginas más populares.

    Dejar esta cookie activa nos permite mejorar nuestra web.

    ¡Por favor, activa primero las cookies estrictamente necesarias para que podamos guardar tus preferencias!

    Política de cookies

    Más información sobre nuestra política de cookies