La digitalización ya no es una opción que puedan elegir las empresas. Con el paso de los años, se ha convertido en un elemento fundamental para su supervivencia. Y en este contexto, la digitalización de facturas juega un papel central.
Pero… ¿Por qué?
Los diferentes tipos de procesado de facturas que ofrecemos en Gedsa son:
- Captura o extracción de datos
- Digitalización certificada de facturas
- Digitalización certificada de facturas + Repositorio certificado
En este post nos centraremos en el segundo proceso.
La manera tradicional de gestionar facturas requiere una enorme inversión de recursos, y sobre todo de tiempo que podría dedicarse a otras tareas. Es decir, resulta muy ineficiente en un entorno que cada vez exige más competitividad.
La digitalización certificada de facturas ofrece una solución a este problema. Más allá de agilizar los procesos, se ha convertido en un factor determinante que cada vez más compañías integran en su estrategia de ahorro de costes.
Pero también de seguridad, ya que la correcta automatización del proceso reduce la posibilidad de sufrir robo o manipulación de información.
Es común, no obstante, dudar acerca de la validez de las facturas digitales. Pues bien: tienen exactamente el mismo valor que las de formato tradicional, siempre y cuando se apliquen sobre facturas originales en papel.
Además, es totalmente necesario y obligatorio disponer de un software de digitalización de facturas. Esto permite obtener la certificación homologada de acuerdo a la legislación y, así, poder aprovechar sus ventajas.
En GEDSA tenemos muy buenas herramientas para darte un pequeño impulso.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de facturas?
Los beneficios dependen de cada empresa, según su funcionamiento, sector, tamaño o el tipo de problemas que le ocasionen los procesos tradicionales. Las principales son:
- Ahorro de costes. La digitalización permite gestionar mayor cantidad de documentos con menos recursos. Los costes de envío de cada factura o el material de papelería son algunos de los gastos que quedan suprimidos (se estima un ahorro de entorno a 15€ por factura).
- Seguridad de información. La digitalización certificada reduce la posibilidad de extravío de los documentos, pudiendo archivarlos de forma segura a lo largo del tiempo (siempre y cuando se utilicen un software seguro y adecuado, con copia de seguridad en la nube).
- Autenticidad. La firma digital disminuye la posibilidad de falsificación o usurpación de identidad.
- Más espacio y orden en la oficina. Los enormes archivadores y montones de papeles que ocupaban las oficinas tradicionales han quedado atrás, algo que mejora el clima laboral de los trabajadores.
- Accesibilidad. Las facturas y documentos relacionados se almacenan en carpetas digitales, de modo que es posible acceder a ellos de forma inmediata cada vez que un cliente, empleado o la administración lo solicite.
- Rapidez y eficacia. La gestión de las facturas digitales es mucho más sencilla y rápida que en el caso de las tradicionales gracias a las distintas herramientas y softwares disponibles para ello.
- Productividad. La agilización de las tareas otorga a los empleados un tiempo muy valioso para realizar otras tareas y, de este modo, aumentar su productividad.
En definitiva, la digitalización de facturas permite optimizar los procesos de la empresa, reforzar la seguridad y aumentar la competitividad de cara al resto de compañías del sector; una serie de factores imprescindibles para alcanzar el éxito con tu proyecto.
En GEDSA contamos con 20 años de experiencia en la automatización de procesos financieros. ¿Te gustaría avanzar hacia la digitalización global de la empresa?
