Business Process Outsourcing o BPO es la externalización de los procesos de una empresa mediante la subcontratación de determinadas funciones a empresas especializadas.
Con el desarrollo de la tecnologías y el trabajo a distancia cada vez más empresas apuestan por delegar la gestión de alguna área, actividad o proceso a un proveedor especializado.
El objetivo de estas empresas es contar con un equipo especialista en esta área a un coste menor, ya que no lo incorpora a su plantilla, y centrar sus esfuerzos en su negocio.
Son muchas las funciones que las empresas externalizan de forma habitual:
- Limpieza.
- Contabilidad y finanzas.
- Atención al cliente.
- Asesoría legal.
- Gestión de los recursos humanos.
- Marketing.
- Administración y gestión de documentación.
Ventajas del BPO (Business Process Outsourcing)
Entre las ventajas de externalizar procesos podemos destacar:
1. Poner el foco en tu negocio.
¿Cuántas horas invertimos en tareas que no nos generan rentabilidad? Son tareas imprescindibles para el funcionamiento de la organización como la facturación, comunicación o administración de los archivos e información, tareas que hay que hacer, pero que consumen mucho de nuestro tiempo y esfuerzo.
La tendencia es invertir el tiempo de nuestro personal en generar negocio y delegar estas actividades en profesionales especializados.
2. Reducir costes fijos y convertirlos en variables.
La subcontratación de servicios y procesos supone contar con profesionales especializados sin la necesidad de tenlos en nómina, reduciendo costes y aumentando la flexibilidad de tu organización.
3. Adaptabilidad y flexibilidad.
Generar una estructura empresarial dinámica y que de adapte fácilmente a los entornos cambiantes y los ciclos económicos.
4. Recursos y tecnología especializada.
Las empresas que prestan estos servicios cuentan con un alto grado de especialización por lo que trabajan con la última tecnología, están al día de las novedades de su sector y está formada por un equipo experto en sus campos.
¡Y como no! Externalizan ciertas tareas para que sus profesionales se centren en sus servicios.
Procesos que se pueden externalizar (BPO)
? Gestión de Archivos
Ordenar, transferir y destruir los archivos administrativos, gestionar el almacén de forma eficiente, catalogar fondos documentales o búsqueda y préstamo de expedientes.
? Captura, extracción de datos
Extracción y captura de la información de cualquier tipo de documento: facturas, nóminas, TC1, TC2, contratos, etc. Volcado del fichero o digitalización previa si el documento está en formato papel, tratamiento del fichero digital y control de calidad de los datos extraídos.
? Digitalización y volcado al ERP
Digitalizar documentos e indexar, verificar y grabar los datos para evitar su pérdida, gestionar las bases de datos documentales e integrarlas con herramientas corporativas con un formato de salida parametrizable a las necesidades del cliente (.xml, .csv, .xls, .txt,…) que asegura el correcto volcado de los datos en su ERP.
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