Gestión de contratos de suministro de aguas

Con Athento ECM

Como empresa pública encargada del abastecimiento de agua potable a domicilios y empresas de su área de influencia geográfica, nuestro cliente gestiona grandes contratos con corporaciones municipales, mancomunidades y otras agrupaciones de usuarios.

CLIENTE

Empresa pública encargada del abastecimiento de agua potable

AÑO

2016 - 2017

¿QUÉ HICIMOS?

Dado el alto volumen y dispersión geográfica de los expedientes de contratación entre las distintas sedes del cliente, en 2016 decidió encomendar a GEDSA la digitalización de más de 9.000 contratos, con lo cual consiguió asegurar el acceso concurrente a la documentación.

Gestión de contratos de suministro de aguas con Athento
Gestión de contratos de suministro de aguas con Athento

Herramientas y acciones aplicadas

La toma de datos se centró en torno a cuatro líneas de análisis fundamentales:


ANÁLISIS CUANTITATIVO Y ORGANIZATIVO

Caracterización de las unidades de instalación, localización y forma de ordenación (tanto a nivel externo como interno) orientado a las tareas de recogida e inventariado y, posteriormente, a la preparación de los expedientes para su digitalización.

ANÁLISIS FÍSICO

Descripción de las características físicas de la documentación en cuanto a formatos, estado físico de conservación y tipo documental con vistas a determinar su influencia en el diseño del proceso de digitalización.

ANÁLISIS ESTRUCTURAL

Identificación del tipo de documentación que integra el expediente en cada serie documental de cara a la extracción de índices para la caracterización y definición de su contenido en un entorno de acceso mediante software.

Descárgate el Caso de Éxito completo

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Algunas de las mejoras experimentadas

"Hemos mejorado la confidencialidad y conservación de los documentos, a los cuales ya no se accede directamente sino a través de la solución i-Doc."

"La documentación está accesible para todos los usuarios, independientemente de su ubicación física."

"i-Doc facilita enormemente la gestión documental, permitiendo migraciones y procesos administrativos estandarizados, mejorando la operativa diaria"

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