Aunque frecuentemente se refiere a la llamada Digitalización Certificada para denominar los procesos de conversión o escaneado en los que se mantiene el valor probatorio de los documentos, conviene especificar que esta expresión se refiere solo y exclusivamente a la digitalización de facturas y documentos sustitutivos bajo unos parámetros legislativos concretos.
La Orden EHA/962/2007 define la «digitalización certificada» como «la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria») extrapolados al uso de un software homologado por la Agencia Tributaria que garantice el cumplimiento de todos los requerimientos legales.
La «digitalización certificada» se trata, por tanto, de un neologismo comercial, cuyo significado exacto conviene explicar para evitar que induzca a error.
Cuando tratamos de digitalizar expedientes administrativos podemos hablar de «realización de copias electrónicas de documentos en soporte papel, con validez legal, carácter probatorio y de copia auténtica» siempre que se lleve a cabo el proceso de digitalización bajo determinados supuestos. Distintas leyes dan pie a que las distintas Administraciones desarrollen los criterios y procesos que doten a los documentos electrónicos de dicho carácter de copia auténtica.
El verdadero marco legal y normativo para el desarrollo de un proceso de digitalización con valor legal se estableció con la aprobación del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENI) y las Normas Técnicas (NTI) publicadas posteriormente. A tener en cuenta, entre otras NTI:
- Catálogo de estándares
- Documento electrónico / Expediente electrónico
- Digitalización de documentos
- Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
- Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
Por tanto, si hablamos de digitalización certificada en el ámbito de la administración pública, hablamos de digitalización bajo el estándar establecido por el ENI y las NTI en las que se desarrollan aspectos concretos con incidencia en procesos de conversión digital.
En GEDSA somos expertos en proyectos de digitalización a medida, motivo por el cual, podemos ofrecer nuestro asesoramiento en la aplicación de estos requerimientos a las necesidades concretas de nuestros clientes.
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