La digitalización como medio para el control de calidad

De forma muy simplificada, podríamos definir un expediente como un conjunto de documentos que corresponden a una determinada cuestión. El expediente da soporte a nuestra actividad profesional en muchos y muy diversos ámbitos, es testimonio de la gestión y, como tal, el conservarlo adecuadamente y disponer de la información que contiene en el momento requerido es vital para el correcto desempeño. Son de sobra conocidas las virtudes de la gestión electrónica de documentos, más aún cuando esta se completa con un acceso directo al expediente electrónico (o digitalizado).

Solo por citar las más relevantes: acceso concurrente, recurrente e inmediato a la información, posibilidad de implantar una política de copias de seguridad, de implementar medidas que preserven su confidencialidad,… Pero en GEDSA creemos que, además de estas ventajas, hay un aspecto quizás menos evidente pero no por ello menos importante: la transición hacia un sistema de gestión electrónica de los expedientes (sobre todo si implica un proceso de digitalización) es una gran oportunidad de gestionar la calidad de su contenido.

Profundicemos en este argumento. Si la gestión de los expedientes, aún cuando existe algún tipo de sistema o registro informático, es puramente física persiste el riesgo de que los expedientes se conviertan en una especie de «acumulación» de documentos en papel más o menos ordenados en función del desempeño del gestor que lo creó o tramitó. La implementación de un sistema de gestión electrónica de los expedientes «obliga» a los responsables de cada área funcional a plantearse cuestiones como ¿todos los documentos que se han insertado dentro de la carpeta del expediente son realmente relevantes?, ¿los expedientes correspondientes a un determinado procedimiento contienen los documentos clave sobre el tema en cuestión?, ¿existe una categorización entre los tipos de documento del expediente?, ¿los datos contenidos en estos documentos (y reflejados en los registros que de ellos existiesen) son suficientes y correctos?… Y muchas otras cuestiones relativas a la calidad de su contenido que se traducirán en decisiones sobre la implementación del sistema o proyecto de digitalización y, como sinergia de este proceso, en políticas de gestión documental implantadas y en funcionamiento en nuestra organización.

¿Le parece una buena oportunidad para reforzar sus políticas de gestión documental?