En un escenario marcado por el dinamismo y la velocidad, las empresas deben avanzar hacia sistemas flexibles capaces de adaptarse al cambio, tanto para dar respuesta a las nuevas necesidades del mercado como para sobrevivir y alcanzar la excelencia en su sector. Pero no siempre es fácil.
Las grandes corporaciones y muchas PYMES deben afrontar a diario grandes cantidades de información y tareas de gestión. Facturas, presupuestos, notas de gastos, vacaciones de los empleados… Todo ello con solicitudes de aprobación que deben pasar por multitud de personas para completar su ruta y cumplir su función.
La automatización de todos estos procesos es uno de los grandes retos de los últimos años y, por ello, desde Gedsa también ayudamos a otras empresas a automatizar sus flujos de aprobación. Una mejora en el sistema que les permite simplificar los procesos internos, agilizar la gestión y optimizar el aprovechamiento del tiempo de los empleados.
En definitiva, los flujos de aprobación automatizados permiten maximizar la productividad para centrarse en lo importante.
¿En qué consiste?
Automatización de los flujos de aprobación
Es un proceso que permite que la información se transmita eficazmente entre los usuarios que intervienen en el mismo. Se refiere, básicamente, a las tareas manuales: impresión, almacenamiento de archivos, gestión y transferencia de documentos, aprobaciones… Todo ello, gracias a un software que se encarga de almacenar y distribuir la información de manera automática.
El objetivo es lograr que las personas intervengan lo mínimo posible para evitar fallos humanos y agilizar el proceso.
Como resultado, la automatización de los flujos de aprobación permite avanzar hacia una gestión de las operaciones más eficiente, flexible y también visible, dado que se puede definir y optimizar cada paso para maximizar la eficiencia.
Ventajas de automatizar los flujos de aprobación
La automatización de los flujos de trabajo brinda importantes ventajas a las empresas porque permite el desarrollo de formas de trabajo más efectivas. Entre otras:
- Optimización del tiempo
Los sistemas manuales retrasan constantemente las operaciones porque la información se lleva de unos departamentos a otros a la espera de recibir las aprobaciones necesarias. Con la automatización inteligente esto no ocurre.
Además, al implementarla, los empleados y el resto de las personas que conforman la empresa tienen más tiempo para centrarse en otras tareas que generan más valor a la empresa. Lo que nos lleva a la siguiente ventaja.
- Mejora la participación de los empleados
Al centrarse en tareas de mayor valor, mejora la participación de los empleados, su productividad y su disposición a desarrollar nuevas habilidades para estar a la altura de las nuevas necesidades de la empresa, en lo que a su cargo se refiere.
- Aumenta la eficiencia
Los flujos de aprobación se desarrollan de forma automática, lo que aumenta la agilidad y, por tanto, la eficiencia de los procesos.
- Aumenta el control de los procesos
La automatización permite detectar errores a tiempo, de modo que se pueden corregir rápidamente e impedir que afecten a las fases posteriores del proceso.
- Se minimiza el riesgo de error
Cometer errores en la gestión documental y otros procesos internos de la empresa es un riesgo que siempre está presente en toda organización. Sin embargo, es posible minimizarlo mediante la automatización de los flujos, al sustituir la intervención humana por una programación precisa y eficaz.
Este tipo de sistema inteligente reduce también las vulnerabilidades de la empresa relativas a la gestión de información, dado que el software de automatización proporciona la seguridad necesaria para minimizar este tipo de riesgo.
- Eliminación del papel
Reducción de costes, sostenibilidad, responsabilidad social… Saltar del papel a la digitalización proporciona interesantes ventajas económicas y sociales a la empresa.
- Garantía de calidad
Las compañías que trabajan con sistemas automatizados transmiten una garantía de calidad a sus clientes, reforzando así su imagen corporativa y su relevancia en el sector.
Pero, además, estos sistemas de automatización aportan beneficios concretos a las solicitudes de aprobación. Por ejemplo, en el caso de las facturas de proveedor, la agilidad del proceso puede permitir acceder en muchos casos a descuentos por pronto pago ,o en el caso de los presupuestos comerciales, a generar una venta.
¿Cómo incorporarlos?
Cómo avanzar hacia la automatización
Para avanzar hacia la digitalización de los flujos de aprobación, es importante identificar los recursos con los que cuenta la compañía y analizar qué espera conseguir con la automatización. Se deben crear también los roles específicos para estructurar el flujo de trabajo y establecer las responsabilidades.
En este punto, solo queda elegir el software adecuado: el sistema que permitirá a las personas de la empresa trabajar de forma fácil y rápida.
En este sentido, es fundamental escoger un software intuitivo, adaptable a las necesidades de la empresa y con fácil acceso para los usuarios. A ser posible, que incluya:
- Aprobación de la ruta: se muestra claramente quién es el responsable de firmar cada solicitud.
- Presentación, por ejemplo, para ver la orden de compra de una factura.
- Permisos. Lo ideal es asignar el nivel de autoridad de cada persona y mostrar claramente quién puede editar o aprobar las presentaciones.
- Registros del proceso de aprobación, para mejorar la transparencia de la empresa y garantizar el cumplimiento de los protocolos.
- Fechas de vencimiento. Se deben fijar los plazos de aprobación para garantizar su cumplimiento en el tiempo estipulado.
- Notificaciones. Es conveniente programar recordatorios y otros tipos de notificaciones para aumentar la eficiencia.
- Test de funcionamiento. Debe involucrar a todas las personas que participan en el proceso para detectar problemas, aspectos a mejorar y, así, optimizar el flujo.
En definitiva, los flujos de aprobación automatizados son sinónimo de velocidad y eficiencia; una apuesta para responder a las nuevas necesidades del contexto actual.
¿Quieres mejorar la flexibilidad y productividad en tu empresa?
Desde Gedsa te ayudamos a implementar flujos de aprobación automatizados.
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