Qué plantearnos sobre la calidad al momento de contratar un servicio de Digitalización

Los controles de calidad no se basan únicamente en el ámbito industrial. En la gestión documental, por ejemplo, un incorrecto tratamiento de los datos registrados puede significar un alto riesgo de pérdida de la información, lo que conlleva a todo un proceso de gestión inútil.

No valorar adecuadamente el alcance del riesgo que supone no tratar o tratar diligentemente la información que producimos o gestionamos puede tener un impacto altamente negativo en toda la organización.

Por esta razón es frecuente contratar el servicio a un proveedor para que se encargue de convertir a formato electrónico documentos en formato papel. Se trata de un proyecto de digitalización que también puede incluir una grabación de datos.

Lo que no es tan frecuente pero debería plantearse de forma natural son los criterios de aceptación del servicio en términos de calidad de resultado. Es importante plantear las medidas de seguridad para evitar cualquier perjuicio sobre el documento original.

Contratar un servicio de Digitalización

Estas son algunas de las cuestiones que debemos plantearnos sobre calidad antes de contratar un servicio de digitalización:

• Crear una lista de verificación con los aspectos que se deberán evaluar con la calificación de calidad del servicio recibido. Para ello conviene ser realistas y tener en cuenta todas las particularidades de nuestros formatos y modelos documentales, así como su estado de conservación. Esto significaría el requerimiento de un muestreo profundo del fondo a digitalizar.
• Hay que ser honestos con el proveedor. La información facilitada es la que se contemplará en el presupuesto y en la calidad del servicio.
• Evaluar si la propuesta de servicio conlleva procesos no productivos (automáticos o manuales) destinados a asegurar la calidad del producto resultante y evaluar sus umbrales de aceptación (qué se considera conforme y cómo se llega a esta determinación).
• Valorar si es posible incluir la lista de validación anterior dentro del circuito de trabajo o al final de este.
• Solicitar que la lista de validación se incluya dentro del servicio entregas parciales de un porcentaje del total del fondo cuya digitalización se ha previsto para evaluar y validar la calidad de forma previa a la aceptación final.

En GEDSA podemos ayudarte a identificar los aspectos o variables de calidad en tu servicio de digitalización, diseñando ad hoc el proyecto que más se adecúe a tus necesidades en gestión documental.