La facturación es uno de los elementos comunes a cualquier tipo de empresa, y gestionar y validar facturas es uno de los procesos que más pueden ralentizar tu trabajo. La correcta administración de estos documentos tiene una influencia directa en los beneficios de tu negocio, debido a que la factura va pasando por muchas manos requiriendo revisiones y aprobaciones de uno u otro departamento hasta que termina en contabilidad, por lo que se debe agilizar y optimizar el proceso.
¿Cómo podemos agilizar este proceso?
Existen cuatro métodos para subir a Athento los documentos que recibas y desde los que podrás realizar la carga masiva.
Contar con un software como Athento es la mejor solución para implementar el flujo de facturas en tu sistema de gestión documental.
Desde GEDSA te lo recomendamos, invitándote a una demo gratuita en este enlace
Por qué recomendamos la plataforma de Athento para la gestión de facturas
Cada vez es más común ver cómo la digitalización va implementándose en las empresas, automatizando diferentes cadenas de trabajo para hacerlas más rentables y eficientes. Esta transformación digital también llega a la gestión documental, aportando numerosas ventajas a la compañía.
Seguro que te ha pasado antes: albaranes que recibimos en papel, facturas electrónicas, envíos por e-mail a proveedores o compañeros… Esto supone que muchas personas intervengan y se convierta en un proceso tosco, con una baja seguridad y sin el correcto control de la documentación.
La idea de tener un flujo de facturas dentro de un sistema de gestión documental es facilitar las tareas administrativas y agilizar la forma de trabajo del departamento de contabilidad. Vamos a repasar algunos puntos importantes de esta herramienta.
Ahorro de tiempo y costes
Si una empresa tiene un gran volumen de facturas con las que trabajar y una estructura organizativa amplia, la gestión de estos documentos puede llegar a ralentizarse más de lo que nos gustaría. Según un estudio de Ardent Partners, son más de 11 días lo que se tarda en gestionar una única factura, algo que podría reducirse casi a la mitad a través de la automatización.
Con esta mejora, los empleados podrán utilizar su tiempo de trabajo en tareas que generen rentabilidad a la empresa. También es una excelente manera de minimizar las posibilidades de impago, algo bastante frecuente en España, ya que un tratamiento más ágil evita que el pago final se alargue en el tiempo.
Automatización de los procesos y trazabilidad
A través de la plataforma Athento podrás definir el ‘viaje’ de una factura para que llegue a la persona indicada una vez que el paso anterior se haya confirmado. Ya sea para aprobar algunos conceptos, para devolverla y modificarla o para abonar el importe final; puedes elegir el ciclo de vida de cada uno de estos documentos.
Estos cambios de estado activarán diferentes avisos y notificaciones para que el personal a cargo tenga claro qué debe hacer. Además, siempre sabrás en qué fase se encuentra la factura, otorgando permisos únicamente a quienes corresponda y pudiendo hacer un seguimiento total de los tiempos y ‘rutas’ más habituales.
Acceso personalizado a personas autorizadas
Cada uno de los empleados que forme parte de este flujo de trabajo automatizado tendrá acceso a la documentación pertinente. Como puedes ver en el punto anterior, solo quien tenga que tomar alguna decisión o revisar cierta información tendrá la posibilidad de visualizar la factura, pudiendo realizar las actividades que le afecten.
Al hacerse de una manera automatizada, no tendrás que esperar a que alguien envíe un correo electrónico avisando, cargue los datos en el sistema o recuerde a su compañero que tiene un documento sin firmar. Esto supone un gran avance a la hora de ahorrar tiempo en las validaciones, en la búsqueda de facturas o en los costes de su administración.
Actualización instantánea de la información
Haciendo uso de la gestión centralizada del software, todo aquel que tenga acceso a una factura verá la misma versión del documento. Esto facilitará la colaboración entre distintos empleados de departamentos diferentes, algo tremendamente útil para las empresas que cuenten con una estructura organizativa dividida en varios niveles de acceso.
Gracias a esto, podemos evitar duplicidades al crear una nueva adaptación de la factura, errores ortotipográficos por el traslado de la información o cualquier otro fallo humano. Además, trabajar sobre una tarea repetitiva como la transcripción de datos puede llegar a ser causa de desmotivación para los empleados.
Organización y seguridad documental
Este software te permitirá mantener un control exhaustivo de tus facturas, pudiendo encontrarlas en cualquier momento gracias a la indexación de contenidos. Tendrás acceso a cualquier documento importante siempre que lo necesites, desde el dispositivo que te conectes. Además, la información estará completamente segura gracias a la encriptación de los archivos.
Por último, tener las facturas en un mismo lugar no solo te evitará andar buscando de un sitio para otro. También será un paso más para ir eliminando el exceso de papel en la oficina. Los gastos asociados a papelería suelen ser muy elevados en algunas empresas, además del impacto negativo que puede llegar a tener el consumo masivo de papel en el medio ambiente.
Una manera sencilla de trabajar con Gedsa
Una vez tengas nuestro software activado, todo será mucho más fácil desde el principio. En una sola pantalla, podrás personalizar lo que prefieras ver para trabajar de la manera más cómoda. Por ejemplo, las facturas en las que tienes alguna tarea pendiente o comprobar el estado de las que ya has trabajado.
Existen cuatro métodos para contabilizar los documentos que recibas:
- Por e-mail, configurando la aplicación para que cada factura que llegue a una dirección electrónica establecida se suba automáticamente, incluyendo el cuerpo del mensaje.
- Si llegan en papel, podremos escanearlas para que la información vaya directamente al software.
- Para proveedores que no tengan licencia de Athento pero queremos registrar su factura, podemos enviarle un enlace propio para que la cargue en nuestro sistema.
- Por último, si la tenemos en cualquiera de los formatos de archivo permitidos por Athento en nuestro ordenador, tan solo tendremos que arrastrarla al panel principal y quedará registrada.
Además, para que todo esté correcto, Athento dispone de un OCR que captará la información que hayamos configurado para registrar los metadatos. Así, podremos clasificar y encontrar cada documento de manera más rápida y sencilla.
La digitalización y gestión de documentos supone un avance muy importante para empresas con gran cantidad de facturas.
En GEDSA apostamos por ofrecer soluciones personalizadas para cada uno de nuestros clientes, buscando la manera de aumentar la eficiencia y rentabilidad de su negocio.
Contar con un software como Athento será la mejor solución para implementar el flujo de facturas en tu sistema de gestión documental.
Desde GEDSA te lo recomendamos, invitándote a una demo gratuita en este enlace.
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