Digitalizar documentos no es lo mismo que escanear

10 motivos por los que digitalizar documentos no es lo mismo que escanear

¿Digitalizar documentos es lo mismo que escanear? En GEDSA sabemos que no. La complejidad de los procesos asociados a nuestra cadena de producción, la variedad de casuísticas documentales y necesidades distintas que satisfacemos en nuestros proyectos nos plantean retos mayores que la repetición de tareas mecánicas como alimentar un escáner o renombrar los ficheros generados.

¿Por qué GEDSA no escanea sino que desarrolla proyectos de digitalización?

  1. El escáner no determina el formato de salida del documento digitalizado sino que resulta posible, mediante software, caracterizar las variables de calidad (resolución, profundidad de bits,…) a partir de los atributos físicos observados en la documentación original para obtener el mejor de los resultados posibles.
  2. Nuestro proceso busca una optimización de los archivos que va desde la estructuración de los ficheros hasta el formato de archivo o el tipo de compresión empleada para minimizar el espacio en disco requerido sin perder calidad de imagen.
  3. El nivel de agrupación documental se define a partir de la indización y no de forma “física” (estableciendo el principio y fin de cada documento en el momento del escaneo). De esta forma, resulta posible realizar distintos tipos de agrupaciones inter o supra-documentales (documentos relacionados, expedientes, etc.), incluso cuando los documentos no están ordenados en su origen.
  4. Aplicamos las últimas tecnologías en tratamiento de imagen. Además de la mejora de la imagen generada mediante el uso de un software específico (VRS) o la extracción de texto mediante técnicas OCR o lectura de códigos de barras, nuestros escáneres disponen de funcionalidades mucho más avanzadas que los equipos de mesa habituales.
  5. La generación de una base de datos con los atributos de indización permite caracterizar el contenido de los documentos y explotar estos datos en bruto o desde otras aplicaciones. La indización puede ir más allá de las capacidades de la lectura del texto mediante OCR e incluir información añadida como la clasificación por materias o tipos documentales, la asociación entre documentos, la asignación de palabras clave, etc.
  6. La trazabilidad del proceso se controla por software dejando registro automático de todas las acciones realizadas sobre el documento durante su digitalización, incluyendo las relacionadas con su control de calidad. Esto nos permite mejorar la seguridad y confidencialidad de la información y conocer el tiempo real el avance del proyecto.
  7. Al realizarse de forma pautada el trabajo, resulta posible aplicar controles de calidad exhaustivos dentro del proceso que de otra forma sería muy lento de ir verificando imagen a imagen. Aun trabajando sobre miles de imágenes, podemos comprobar la legibilidad del documento escaneado, su correcta alineación y muchos otros controles mediante la combinación del trabajo de nuestros operarios y de procesos automáticos en batch (comprobación del peso del fichero resultante, su nivel de resolución, etc., contra unos parámetros aceptables predefinidos) y controles por software (comprobación de la asignación de determinado dato, su comparación un patrón o base de datos, etc.).
  8. Los datos son información y la información es valor, por lo que hacemos uso de la información existente en otros sistemas del cliente para aumentar la utilidad de la digitalización. Definimos e implementamos las vías de comunicación con los sistemas de información del cliente estableciendo mecanismos para la importación y exportación automática de los datos necesarios para la indización, así como la carga de la documentación digitalizada para que sea factible su consulta desde la aplicación deseada.
  9. El trabajo no finaliza una vez se ha creado la imagen digital. Para visualizar la información y si el cliente no dispone de una herramienta para ello, implantamos soluciones para la consulta y visualización de la documentación digitalizada adaptadas a las necesidades del cliente.
  10. Contamos con un equipo de consultores documentales e informáticos quien se encarga de definir el proyecto a medida del cliente sin que este tenga que preocuparse de nada más que de comunicar sus necesidades.

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