Tanto si el objetivo es la digitalización física de documentos como si pretendemos implementar una solución de gestión documental para automatizar procesos y registros, deberemos plantearnos cuáles van a ser los puntos de acceso a la información. Dicho de otro modo, establecer de qué manera vamos a recuperar la información una vez la tengamos en formato electrónico o digital.
Los fondos documentales necesitan de cierta información contextual que ayude a su entendimiento, uso, acceso y gestión a lo largo del tiempo. En su conjunto, esta información se conoce como metadatos.
No queriendo profundizar en los distintos modelos (normalizados) existentes, con arreglo a la lo dispuesto en la UNE: ISO 23081 sobre uso de metadatos para la gestión documental podemos establecer tres grandes categorías de metadatos según el tipo de información que refieren: metadatos descriptivos, metadatos estructurales y metadatos técnicos.
- Metadatos descriptivos: Descripción, representación e identificación de recursos de información en la fase de organización de objetos digitales. Por ejemplo: códigos y otro tipo de identificadores únicos, descripciones físicas (medios, dimensiones), datos bibliográficos (título, autor/ creador, idioma, palabras clave), descripción o resumen, etc.
- Metadatos estructurales: Facilitan la navegación y presentación de recursos electrónicos, es decir, proporcionan información sobre la estructura, la relación entre objetos y unen los archivos y los textos relacionados. Por ejemplo: Páginas, tablas de contenido, capítulos, partes, índice, relación con otros objetos.
- Metadatos técnicos: Facilitar la gestión y administración de los recursos. Incluyen datos técnicos sobre la creación, datos sobre la gestión de derechos, acceso y utilización, así como información sobre la conservación. Por ejemplo: datos técnicos tales como tipo y modelo del equipo de captura, formato y tamaño del archivo, resolución, profundidad, espacio de color, compresión, fuente de luz, copyright, datos sobre actualización, migración, etc.
Los metadatos descriptivos (usando jerga internauta, muchos se sentirán más cómodos con el cuasi-sinónimo “keyword” o palabra clave) se englobarían dentro de los atributos fijados para la entidad “Documento”, unidad mínima de recuperación de la información en los sistemas de gestión documentales (tanto si entendemos por documento el expediente o documento compuesto o el documento simple). Pero es que, además, son los metadatos descriptivos los menos sujetos a estándares, los más impactados por la actividad propia de la organización que genera los documentos.
Os facilitamos algunas recomendaciones que os podrán ayudar a definir vuestro modelo de metadatos descriptivos o keywords más pertinentes para vuestro proyecto de gestión documental
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Definir el Nivel de Asignación Requerido: además de las palabras clave asociadas al documento concreto (sea este el expediente o el documento simple), deberemos considerar si se “hereda” alguno de los atributos de agrupaciones superiores (fondo o colección, serie documental, etc.). Mediante entrevistas con los responsables y usuarios de la documentación y su examen físico, deberíamos ser capaces de:
- Establecer la agrupación o unidad documental mínima
- Revisar sus criterios de clasificación y ordenación
- Definir el modelo de metadatos
Determinar las Fuentes de Información, las fuentes de las que se han de extraer los valores para los metadatos definidos. Es decir, dónde se está y cómo de sencillo me resulta encontrar el dato que voy a extraer como keyword. Pueden (y deben) establecerse ciertos automatismos (sobre todo en proyectos de implementación de software de gestión documental). Por ejemplo, debemos reflejar el número de proyecto asociado a cada expediente, pero este no aparece reflejado en la propia documentación. Lo habrá que definir, entonces, son las bases de datos y registros auxiliares de los que tomar el dato y la forma de enlazarlo a nivel lógico para que el expediente quede correctamente descrito.
Establecimiento de herramientas de Control del Vocabulario. Resulta más que pertinente, cuando tratamos de sistematizar la descripción a nivel documental, limitar el uso de sintaxis en lenguaje natural que pueda dificultar la recuperación (por el uso de tildes, sinónimos, verbos conjugados, etc.). Este tipo de herramientas pueden alternarse o combinarse con el uso de técnicas y algoritmos de inteligencia artificial, que permiten relacionar conceptos sin necesidad de un control previo de vocabulario.
El diseño de un modelo de metadatos ajustado a las necesidades de la organización es la clave del éxito de un proyecto de digitalización o de diseño e implantación de software de gestión documental.
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