La norma ISO 5963:1985 (UNE 50121:1991) Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de los términos de indización define, desde una perspectiva bibliográfica, la indización como la “acción de describir o identificar un documento en relación con su contenido”.
En un contexto de diseño e implementación de un Sistema de Gestión Documental (ISO 23081 Metadatos para la gestión de documentos) hablaríamos de metadatos para la descripción y localización de recursos de información y, dentro de un ámbito archivístico (Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el Sistema de Descripción Archivística e los Archivos Estatales ), seguramente nos referiríamos al mismo proceso como puntos acceso de materia.
Índices, metadatos, puntos de acceso o incluso descriptores, pueden entenderse como sinónimos en tanto que su finalidad sea la de describir los documentos para preservar su significado a lo largo del tiempo para facilitar su uso y gestión.
La indización consiste en extraer una serie de conceptos representativos de los temas tratados en determinado documento para utilizarlos después como puntos de acceso en su recuperación.
Requiere, por tanto, de un análisis intelectual de lectura, abstracción y síntesis, previo a la selección, dentro de un vocabulario controlado, de los términos de indización que mejor representen los conceptos contenidos en el documento.
Entre los factores con incidencia sobre la calidad en la indización (LANCASTER, F.W. Indexing and abstracting in theory and practice), como el conocimiento del tema, experiencia, capacidad de concentración, capacidad de lectura comprensiva, capacidad de análisis y síntesis del indizador destaca un aspecto que no guarda relación directa con sus competencias y aptitudes profesionales: el conocimiento de los usuarios y sus necesidades de información.
Y es que la indización implica tomar decisiones constantemente sobre el nivel de especificidad y exhaustividad de los términos seleccionados, decisiones que deben guardar coherencia con el contexto de consulta (usuarios potenciales) y la pertinencia y acierto a representar el concepto que el autor del documento pretendía trasmitir. De lo anterior se colige que una indización de calidad es aquella que permite recuperar documentos útiles para nuestros usuarios, minimizando los resultados no pertinentes.
Estos parámetros son prácticamente intuitivos ante un grupo de usuarios limitado o con características similares, pero plantear esta medida de la calidad en la indización de recursos publicados en bibliotecas o archivos digitales con acceso online y abierto a la población en general, resulta bastante más complicado.
En estos casos es muy recomendable definir el objetivo o misión del proyecto (que seguramente ya se habrá definido como parte de la justificación de la inversión) y, a partir de ahí, caracterizar a los usuarios potenciales a los que nos dirigimos y definir unas necesidades concretas de información. Establecido este contexto, dispondremos de los elementos necesarios para definir nuestra política de indización y medir la calidad en el desempeño de este proceso.
