El Software de Gestión Documental es una aplicación informática mediante la cual podemos gestionar, conservar, publicar y trabajar sobre documentos electrónicos (tanto previamente escaneados como originalmente digitales). De esta manera, podemos ahorrar una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y espacio a la hora de gestionar los documentos.
Es comprensible que antes de adquirir un Software de Gestión Documental nos surjan dudas sobre su usabilidad o modo de adaptación hacia nuestras necesidades cuyos criterios de valoración se deben establecer según el contexto de cada organización.
Por otro lado, cada Software de Gestión Documental presenta una serie de características generales o comunes que viene bien conocer para tener una toma de contacto inicial.
Esta semana hablaremos de estas funcionalidades básicas (y algunos aspectos a tener en cuenta), presentadas de forma alfabética.
ALMACENAMIENTO ¿Dónde se almacenan los documentos?
Es la estructura que soporta los metadatos y los ficheros (documentos). Es importante conocer ciertos criterios de la aplicación como el espacio requerido en el disco duro o el uso del software libre.
El problema del almacenamiento, en caso de necesitar más, puede resolverse con los servicios gestionados por una empresa externa o un servidor propio instalado a la red. ¿Dónde necesita el usuario acceder a los ellos?
Se puede disponer de acceso Web a los documentos, incluso desde dispositivos móviles. En otros casos, algunas instituciones prefieren limitar el acceso a un entorno más cerrado.
ARCHIVADO ¿Qué formatos tienen los documentos que pretendo archivar?
Es importante que el Software de Gestión Documental soporte los ficheros que se utilizan en la organización. Con esto, lo aconsejable es asegurarse que se trate de formatos estándar y compatibles. ¿Qué formato deberá tener los dispositivos y soportes de este archivado?
Del mismo modo que debe ser compatible, el soporte del Sistema de Gestión Documental debería incluir actualizaciones y así seguir asegurándonos la compatibilidad e interoperabilidad a futuro.
CONSULTA ¿Cómo se encuentran los documentos?
Como en muchas otras aplicaciones en las que tenemos documentos, el Sistema de Gestión Documental debería ofrecer opciones de navegación y búsqueda específica a partir de los metadatos. ¿Qué tipo de información sobre los documentos se guardará para una recuperación rápida de los mismos?
También debemos contar con las opciones de filtro o las búsquedas predefinidas, nuevos criterios de búsqueda, navegar por jerarquía, etc.
