En el ámbito industrial la aplicación de controles de calidad previos a la liberación de determinado producto es algo que inherente al proceso de fabricación, máxime en algunos sectores en los que un producto no conforme o una mala praxis en la gestión de los residuos o de las materias primas, por ejemplo, puede acarrear incumplimientos legales con sus correspondientes sanciones económicas y, en el peor de los casos, responsabilidades penales.
No es el caso de la gestión documental pero sí es cierto que, dependiendo de los datos registrados en los documentos, un incorrecto tratamiento puede conllevar asumir un alto riesgo de pérdida de información y desencadenar también consecuencias nefastas.
Es vital valorar adecuadamente el alcance del riesgo que asumimos al no tratar o no tratar adecuadamente la información qué producimos y/o gestionamos en la organización y las consecuencias o impacto que tendría si llegase a afectarnos.
Por ejemplo, no es infrecuente contratar a un proveedor para que se encargue de convertir a formato electrónico ciertos documentos en soporte papel en lo que denominaríamos un proyecto de digitalización el cual puede incluir también grabación de datos.
Lo que no es tan habitual es que, previo a la contratación se hayan planteado los criterios de aceptación del servicio en términos de calidad del resultado. Las medidas de seguridad para evitar cualquier perjuicio sobre el documento original son cuestiones que suelen plantearse de modo natural pero lo que refiere a la calidad suele dejarse frecuentemente a la improvisación.
Algunas cuestiones a plantearnos sobre calidad antes de contratar un servicio de digitalización:
- Es muy recomendable elaborar una lista de verificación o check-list objetivada con los aspectos de cuya evaluación va a depender la calificación de la calidad del servicio recibido.
- Conviene ser realistas y tener en cuenta las casuísticas específicas de nuestros formatos y modelos documentales y su estado de conservación, lo que requiere de un muestreo profundo del fondo a digitalizar.
- La mejor opción es totalmente honestos con el proveedor ya que toda la información que no se le haya facilitado no podrá ser contemplada en el presupuesto pudiendo ir en detrimento de la calidad del servicio.
- Chequear si la propuesta de servicio conlleva procesos no productivos (automáticos o manuales) destinados a asegurar la calidad del producto resultante y evaluar sus umbrales de aceptación (qué se considera conforme y cómo se llega a esta determinación).
- Valorar si es posible incluir el check-list que hayamos elaborado dentro del circuito de trabajo o al final de éste, como parte de la validación referida en el epígrafe siguiente.
- Solicitar que se incluya dentro del servicio entregas parciales de un porcentaje del total del fondo cuya digitalización se ha previsto para evaluar y validar la calidad de forma previa a la aceptación final.
En GEDSA podemos ayudarte a identificar los aspectos o variables de calidad en tu servicio de digitalización, diseñando ad hoc el proyecto que más se adecúe a tus necesidades en gestión documental.
